Conheça cinco dicas de formatação pouco divulgadas do Excel

Por Fábio Vianna, especial para a PC World*
12/03/2008 - 12h00 - Atualizada em 13/03/2008 - 10h56
Elas são fáceis de usar e ainda assim praticamente desconhecidas mesmo por quem usa o software da Microsoft freqüentemente.

Excel 150

Algumas formatações em células são bem fáceis de serem feitas, embora pouco conhecidas pelos usuários. Apresentaremos a seguir cinco exemplos que melhoram significativamente a aparência de suas planilhas no Excel.


Dica 1: Recuo de Células
Quando se criam listas em planilhas, é comum digitar vários espaços para deixar o texto um pouco deslocado para o lado. Veja:

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O problema de se digitar os espaços é que, na hora em que se for usar alguma fórmula como PROCV e SOMASE, você terá que se lembrar de digitar esses espaços na fórmula de pesquisa. Além disso, muitas vezes os textos não ficam alinhados.

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A alternativa, então, é trabalhar com o chamado recuo similar a uma tabulação de Word. Para usá-lo, marque as células que deseja recuar e, em seguida, clique no botão Aumentar Recuo ou vá em Formatar, Células, depois, na aba Alinhamento, em Horizontal, escolha Esquerdo, e no campo ao lado digite a quantidade de recuos que deseja colocar.

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Recuo: deixe o software padronizar os espaços para você


Dica 2: Formatação de Datas
Quando trabalhamos com datas dentro do Excel, devemos usar sempre o que costumo chamar de "data real", isto é, dia, mês e ano.

Digitar apenas o mês em uma célula não a transforma em data e, portanto, você perde algumas possibilidades (cálculo de diferença de datas, por exemplo). Mas às vezes você precisa apenas visualizar o mês ou uma combinação qualquer ou, ainda, apenas o dia da semana.

Existe uma forma extremamente simples de fazê-lo: através da formatação de células.

O primeiro passo é digitar numa célula uma data completa; por exemplo, 25/2/2008.

img2
Data: use a data completa, mesmo que exiba apenas parte dela

Se quisermos enxergar apenas o mês, vá em Formatar, Células. Na aba Número, clique na opção Personalizado. Do lado direito, em Geral, digite o seguinte:

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Exibição: selecione apenas a parte da informação que se quer mostrar

É possível combinar isso tudo. Por exemplo: dddd dd/mm/aaaa apareceria assim: segunda-feira, 25/02/2008.


Dica 3: Esconder um valor
Você pode precisar esconder um valor em uma célula. O procedimento normal é formatar a fonte para branco, mas se alguém puser um fundo na célula, o valor aparece.

Pare resolver isso, vá em Formatar, Células. Na aba Número, vá em Personalizado e em Geral, digite ";;;" (sem as aspas). Isso fará com que o número fique "invisível", mesmo que o fundo da célula seja alterado.

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Invisibilidade: é fácil esconder o valor de uma célula


Dica 4: Alinhar dentro da célula
Você já deve ter visto algumas formatações onde o sinal de moeda fica para a esquerda e o valor para a direita. Isso pode ser feito com qualquer coisa. Imagine que você queira fazer uma formatação onde o dia da semana fique para a esquerda e a data para a direita. Para fazer isso, vá na formatação de células personalizada e selecione:

ddd * dd/mm/aaaa

O "*" faz com que o que estiver à esquerda dele fique para a esquerda e o que estiver à direita dele fique para a direita, independentemente da largura da célula.

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Alinhamento seletivo: use o "*" para separar o conteúdo a alinhar


Dica 5: Esconder apenas o zero num gráfico
Isso acontece muitas vezes em gráficos nos quais você não quer que apareça o zero no eixo, como no exemplo abaixo.

Para resolver isso, também podemos mexer na formatação. No caso de um gráfico, dê um duplo clique no eixo com os valores e vá até a aba Número. Em Personalizado, escolha: R$#.##0;R$#.##0;;

Isso fará com que apenas o zero fique invisível.

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Usando essa regra, você poderia fazer com que a cor dos valores no eixo mude de acordo com o valor. Imagine que valores abaixo de 100 sejam ruins, e que você deseje que isso apareça no gráfico. Vá na formatação e coloque:

[Vermelho][<1000]R$ #.##0;\R$#.##0

Ele ficará assim:


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Excel 150




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*Fábio Vianna é bacharel em Administração de Empresas pela EAESP/FGV, sócio-diretor do Centro de Excelência em Planilhas (www.c-excel.com.br) e tem mais de 10 anos de experiência em modelagem de planilhas

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