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26 truques para ajudá-lo a lidar melhor com o Google Calendar

Ele torna mais fácil lidar com sua agenda esteja onde você estiver, mas muitas das suas melhores funções estão ocultas.

Scott Dunn, editor da PC WORLD / EUA

21/05/2008 às 17h13

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Foto:

google_calendar_150Ferramentas de calendário para PC são perfeitas desde que você esteja sempre em sua mesa de trabalho ou suficientemente cuidadoso para assegurar a sincronização com seu PDA ou smartphone.

Mas para quem não gosta de carregar peso, o ideal é que você mude para um gerenciador que possa ser acessado a partir de qualquer dispositivo com conexão web. Dentre as várias ferramentas online disponíveis, talvez o Google Calendar seja a melhor delas. E conhecer o que há de melhor nele vai ajudá-lo a tirar o máximo desse serviço.

Começar a usar o Google Calendar é fácil. Quem já possui uma conta no Google (no Gmail, por exemplo), nem precisa fazer nada. Basta clicar na opção Calendar (Agenda, se você estiver usando a versão em português), localizada no topo da página do Gmail. Para ir direto ao serviço, basta clicar em www.google.com/calendar. Caso ainda não possua uma conta no Google, crie uma na página inicial do buscador e depois utiliza o Calendar.

Visualização
Uma vez logado no Google Calendar, você pode facilmente alternar entre os modos de visualização de seus compromissos – diário, semanal, mensal e próximos quatro dias. Basta clicar na aba respectiva (Day, Week, Month, Next 4 days, Agenda), localizada no topo do calendário. A aba Agenda irá mostrar seus compromissos em ordem cronológica, iniciando na data atual.

Customize a visualização
A aba marcada como “Next 4 days” pode parecer algo arbitrário, mas não é. Você pode customizá-la para mostrar o período de tempo de sua preferência, de dois a quatro semanas.

Clique em Settings (opção localizada no topo da tela, à direita; ou simplesmente pressione “s”) e selecione o período desejado na opção Custom View. Não se esqueça de clicar depois no botão Save.

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Seleção rápida
Uma forma interessante de mostrar períodos diferenciados da sua agenda é clicar sobre o minicalendário, localizado à esquerda e ao lado do calendário principal, e selecionar os dias que deseja exibir na vista principal.

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Teclas de navegação rápida
É fácil utilizar o teclado para navegar em sua agenda. Pressione "d", "w", "m", "x" ou "a" para mudar a visualização para Dia, Semana, Mês, Customizada ou Agenda, respectivamente. Pressione ainda "n" (para próximo) ou "p" (para prévio). A tecla "t" irá levá-lo para o dia atual.

Apontamentos instantâneos
O Google Calendar proporciona algumas formas bem simples de adicionar entradas à sua agenda de compromissos. Uma delas é clicar na opção Quick Add (localizada acima do minicalendário, ou pressionar a tecla "q") e digitar o conteúdo do seu compromisso.

O serviço do Google interpreta palavras digitadas (você terá de escrever em inglês, contudo) como “Friday” como a sexta-feira da semana atual.

Assim, se você digitar “Friday jantar 8pm” no campo que será exibido, o Google Calendar irá criar uma nova entrada em sua agenda para a próxima sexta-feira, às 20h00, com o conteúdo Jantar.

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google_calendar_150Clique e digite
Uma segunda forma de fazer isso é clicar em um determinado dia ou horário na janela principal da sua agenda e começar a digitar no box que se abrir.

O Google Calendar reconhece a maior parte das expressões de tempo (embora você tenha de utilizar as notações em inglês, como 7:00 PM) e faz as associações necessárias em sua agenda.

Arraste e solte
Mudou um compromisso? Basta selecionar o apontamento e arrastá-lo para o novo dia e horário. Se o mês é a opção que está visível, arrastar irá apenas trocar o dia. Mas se a opção de visualização é Dia ou Semana, você pode soltar o compromisso no novo horário desejado que ele também seja considerado.

Edite compromissos
De um clique duplo em um determinado evento para verificar todos os detalhes associados a ele. Você poderá modificar alguns deles, mas para a maior parte das alterações, será necessário clicar no evento e escolher a opção Edit event details.

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Apague compromissos
Precisa cancelar um evento? Clique sobre ele e depois na opção Delete para eliminá-lo. Depois, clique em Delete ou pressione a barra de espaço para confirmar a deleção.

Compartilhe se quiser
Por padrão, apenas você ter permissão de ver seus compromissos e agenda. Mas, caso queira, pode tornar toda sua agenda – ou compromissos específicos – visível para qualquer um.

Para mudar essa configuração inicial, clique em Settings (ou pressione a tecla "s") e vá até a aba Calendars. Clique no link Shared: Edit settings e escolha o tipo de compartilhamento desejado. Não se esqueça de salvar suas alterações no final.

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google_calendar_150Calendários múltiplos
É possível que você precise utilizar calendários diferenciados para diferentes propósitos – trabalho, vida social, escola.

Para acomodar tais divisões, clique na opção Add (localizada no pequeno quadro logo abaixo do minicalendário). Ter calendários múltiplos dará mais flexibilidade de privacidade, compartilhamento e outras configurações que desejar.

Use cores
É possível atribuir cores de texto diferentes para cada um dos calendários que você tiver. No menu dos calendários disponíveis que está logo abaixo do minicalendário, selecione a cor desejada – todos os apontamentos desse calendário na sua agenda irão ser registrados respeitando a cor selecionada.

Escolha o calendário
Se você possui calendários múltiplos, ao adicionar um novo evento, o Google Calendar irá pedir que você selecione, a partir de uma lista com seus calendários, a qual calendário o evento deverá ser adicionado.

A função Quick Add, contudo, é menos flexível; ao utilizá-la, o Google Calendar irá adicionar o evento ao calendário que ocupa o primeiro lugar de sua lista (calendário principal).

Alterne entre calendários
Para mover um evento de um calendário para outro, selecione o item e depois clique em Edit event details. Escolha o calendário desejado e depois clique em Save.

Calendários públicos
É possível fazer com que seu calendário apresente, automaticamente, feriados, eventos esportivos, determinados programas de TV e outros itens de interesse especial que você tenha.

Clique no link Add (na caixa de calendários) e escolha Add a public calendar. Basta selecionar entre as dezenas de opções disponíveis aquelas que mais lhe agradar.

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google_calendar_150Integração com Apple e Microsoft
Caso queira integrar o setup de seu calendário web para o formato que o iCal (Apple) ou calendário do Windows utilizam, clique na opção Add by URL, a partir do link Add, e digitar o endereço web desejado.

Elimine calendários
Caso queira esconder ou apagar um calendário de sua lista, clique em Settings (ou tecle "s") e depois escolha a aba Calendars. Clique em Hide ou no ícone da lixeira para esconder ou deletar o calendário desejado, respectivamente.

Eventos e convites
Para convidar pessoas para um evento qualquer em seu calendário, basta digitar o e-mail desta pessoa na caixa Guest Box, dentro do respectivo evento. Clique em Save e o Google Calendar irá enviar por e-mail.

Caso o destinatário tenha uma conta no Gmail, o evento será adicionado ao calendário dele (ele também irá receber o convite por e-mail), junto com um sinal de interrogação.

Ao clicar no evento, ele deverá escolher se aceita (Yes), Recusa (No), Dúvida (Maybe) ou apaga (Delete) o convite, diretamente no calendário. Ele também tem a opção de adicionar comentários ou discutir o tema, acrescentando notas que um grupo todo poderá compartilhar.

Notificações RSVP
Para que você seja avisado do que ocorreu com seus convites, clique na pequena seta que fica à direita do nome do calendário e escolha a opção Notifications (ou então selecione em Manage Calendars, dentro da lista de calendários, e depois clique no link Notifications localizado do lado direito do calendário desejado).

Alertas sonoros
O Google adicionou uma funcionalidade que permite aos usuários do Google Talk receber notificações sonoras lembrando-os dos eventos do registrados no Google Calendar.

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google_calendar_150Leve o calendário com você
Caso você precise que as informações do seu calendário apareçam em outros locais que não apenas no Google Calendar, saiba que você pode imprimir os registros, salvá-los no formato PDF e até mesmo adicioná-los a outras páginas na web.

Caso o calendário esteja definido como público, você poderá apresentar as informações contidas nele em outros serviços web. Para isso, basta clicar na seta ao lado do nome do calendário e escolher a opção Calendar settings e, na aba Calendar details, copiar o código (XML, iCal ou HTML) que está na área identificada como Embed this calendar e utilizá-lo na página web desejada.

Caso deseje ter acesso aos seus compromissos sem precisar estar logado no Google Calendar, utilize os botões existentes na área Private Address (selecione a calendário desejado, clique na aba Calendar Details e vá até o final da página).

Ao clicar num dos botões, você irá obter a URL para ver seu calendário a partir de qualquer browser sem, contudo, poder fazer qualquer atualização nele.

Ganhe mobilidade (só funciona nos EUA)
Caso o seu calendário atual não possa ser sincronizado com o seu celular ou outro dispositivo móvel que tiver, o Google Calendar é uma opção. Você pode usar o serviço de SMS do seu celular para ser avisado de eventos agendados ou acrescentar novos compromissos à sua agenda.

Embora o Google Calendar seja um serviço gratuito, enviar SMS do celular, contudo, está sujeito a cobranças, dependendo do plano de serviços que você tiver contratado.

Para ter acesso a tais funcionalidades, você precisa registrar o seu celular no Google Calendar. Clique em Settings (ou tecle "s") e depois escolha a aba Mobile settings.

Forneça as informações solicitadas (país, número do telefone celular e operadora – verifique se ela está cadastrada no serviço). Depois, clique em Send Verification Code.

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google_calendar_150Uma mensagem será enviada ao seu celular; você deverá anotar o código recebido e fornecer esta informação ao Google Calendar, no campo correspondente. Clique em Finish Setup e depois em Save.

Uma vez registrado, para obter informações sobre seu calendário, envie mensagens de texto para o número 48368 (dígitos que correspondem às letras GVENT).

Envie o texto "next" para obter o próximo compromisso; "day" para obter a agenda completa do dia corrente; "nday" para a agenda do dia seguinte.

Se você enviar um texto mais complexo, algo como “Cortar o cabelo Tuesday 11 am”, o Google Calendar irá adicionar um novo compromisso à sua agenda, de forma semelhante ao que é feito com a função Quick Add - por isso, procure utilizar palavras em inglês.

Alertas automáticos
Para receber notificações de seus compromissos, clique em Settings, depois escolha a aba Calendars e, para o calendário desejado, clique em Notifications. Escolha o tipo de notificação desejada para cada tipo de evento e depois clique em Save.

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Sincronize tudo
O Google Calendar pode importar dados de outros calendários, nos formatos iCal ou CSV. Isso é muito útil quando se está migrando para o serviço do Google, mas pode se tornar uma ferramenta útil para quem deseja manter mais de um serviço de calendário ativo (Google Calendar e o Outlook, por exemplo) e deseja que ambos estejam sincronizados.

Para importar informações de um calendário, você deve primeiro exportar seu conteúdo para um arquivo. No iCal, por exemplo, selecione o calendário que se deseja exportar, clique em File, Export. Escolha um nome e salve o arquivo.

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google_calendar_150No Yahoo Calendar, clique em Options, depois em Import/Export sob a aba de Management (gerenciamento). Clique no botão Export dentro da função Export to Outlook e salve o arquivo.

Usuários do Outlook têm mais de uma forma de fazer isso. Se você possui apenas um calendário no software, é mais simples importar os dados utilizando a ferramenta de sincronia do Google (veja abaixo); mas se você possui mais de um calendário, a recomendação é que salve cada um deles em um arquivo distinto.

Para isso, selecione File, Import and Export e selecione Export to a file. Clique Next e selecione Comma Separated Values (Windows). Clique em Next, selecione o calendário desejado e clique em Next novamente.

Siga os passos do assistente. Quando solicitado, a recomendação do Google é que se utilize um período de tempo superior a um ano para os dados a serem exportados. Será necessário repetir este processo para cada um dos calendários que tiver no Outlook e depois importá-los, um de cada vez, no Google Calendar.

Uma vez que as informações estejam salvas em um arquivo, no Google Calendar, clique em Add e depois em Import Calendar. Localize o arquivos a ser importado e clique em Import.

Ferramenta de sincronização
Usuários do Outlook vão gostar da ferramenta de sincronia do Google Calendar (clique aqui para baixar). Uma vez baixado e instalado, ao executar o software, o programa irá solicitar seu usuário do Google, senha e pedir que você determine o tipo de sincronização que deseja realizar, bem como a freqüência que deverá ser utilizada para a realização do processo.

O processo roda de forma transparente, sem que você precise se preocupar com ele. O único inconveniente é que a ferramenta só é capaz de lidar com o calendário principal do Outlook e com seu calendário principal do Google Calendar. Para a maior parte dos usuários, contudo, isso é mais do que suficiente.

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