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5 coisas que você não sabia ser possível no Google Docs

Quase todo mundo já conhece o básico do Docs, como Gmail ou carga de textos. Mas alguns truques criados pela empresa podem ajudar ainda mais.

Kristin Burnham, da CIO/EUA

04/05/2010 às 18h40

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Você provavelmente já conhece o básico do Google Apps. Já deve ter usado o Gmail ou carregado alguns arquivos no Google Docs, ou mesmo criado uma página web como o Google Sites. Mas seja você um novato ou usuário ocasional, vale a pena aprofundar-se no ambiente.

O Google incluiu diversos atalhos e truques capazes de tornar sua experiência no uso do Google Apps mais personalizada, direta e simples. Cinco delas podem ser exploradas já.

1::Ligue os atalhos no Gmail e ganhe agilidade
Os atalhos do Gmail – são quase 50, no total – ajudam a economizar tempo na leitura, redação, descarte e arquivamento de e-mails em sua caixa postal.

Por padrão, esses atalhos estão desligados. Para ligá-los, entre na sua conta do Gmail e escolha “Configurações” na barra de navegação, no topo direito da tela. A terceira opção é “Atalhos do teclado” – escolha “Atalhos do teclado ativados” e clique em "Salvar alterações".

Uma lista completa dos atalhos disponíveis, em português, pode ser conferida na página de ajuda do Gmail.

2::Receba lembretes do Google Agenda via SMS
Se você quer ser lembrado de seus compromissos pelo Google Agenda (Calendar, na versão em inglês) mesmo quando estiver longe de um PC, não se preocupe. É possível ativar o serviço de forma simples, com alguns passos rápidos.

Primeiro, entre na conta do Google Agenda e escolha “Configurações”. Depois, clique em “Configuração de Celular”, e forneça as informações solicitadas (não esqueça de verificar se sua operadora aceita o serviço). Um código de verificação será enviado ao seu celular. Digite o código no campo apropriado e clique em “Concluir configuração”.

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Quando a configuração estiver completa, você poderá ser lembrado dos eventos por meio do envio automático de mensagens SMS. Para isso, você deverá abrir a janela Editar Detalhes do Evento e, no campo Lembrete, escolher SMS.

Usuários dos Estados Unidos têm uma comodidade adicional. Eles podem enviar eventos para sua agenda via celular. Mande, por texto, os detalhes de seu evento (por exemplo: jantar com João 6:30pm May 16) para GEVENT (48368). Você receberá uma mensagem de confirmação em seguida, e o compromisso aparecerá em sua agenda.

Pode ser que sua operadora cobre pelos envios, via SMS, de lembretes dos eventos. Na dúvida, a Google recomenda consultar a operadora.

3::Rabisque colaborativamente com o Google Drawings
O Google Drawings é o mais novo app da suíte de ferramentas na nuvem da Google. Este editor do Google Docs o ajuda a criar gráficos, diagramas, desenhos e outros esquemas – perfeito quando você trabalha na visualização do cronograma de um projeto ou mesmo constrói mapas mentais de uma ideia.

Para acessar o Google Drawings, entre em sua conta e clique em “Documentos”. Depois, clique em “Criar novo” e escolha “Desenho” no menu, para começar a trabalhar.

Alguns outros destaques: você pode editar seus desenhos em tempo real com qualquer pessoa, bastando selecionar “Compartilhar” e "Convidar pessoas". Você também pode bater papo com as pessoas você edita ou desenha, a partir do editor de desenhos.

Embora já estejam disponíveis na versão em português, a previsão é que esses dois recursos seriam liberados totalmente em junho; se não conseguir visualizá-los, você pode optar pela versão “preview”, indo até a página de configuração do Docs, escolhendo a aba “Edição” e clicando em “Crie novos documentos de texto usando a versão mais atual do editor de documentos”.

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O editor de desenho também suporte guias de alinhamento, ajuste à grade e a publicação de desenhos como imagens.

4::Transforme seus PDFs em texto editável
Se você baixou um PDF que gostaria de editar, ou se você digitalizou um documento que gostaria de converter para um documento Google, use o Google Documents List API – uma ferramenta que usa reconhecimento óptico de caracter para converter o texto de imagens de alta resolução em texto que você pode editar.

Para fazer isso, entre em sua conta Google e visite este site. Selecione o arquivo que você gostaria de converter e clique “Start OCR import”. Leve em conta que seu arquivo deve ter um bom nível de resolução – o recomendável são caracteres com 10 pixels de altura. O tamanho máximo do arquivo é de 10 MB.

Quando a carga estiver completa, o documento será carregado no Google Docs. Lá você poderá fazer as mudanças que quiser. Dependendo da qualidade do documento, algumas palavras poderão não ser convertidas. Elas serão marcadas em amarelo, com os dizeres “texto não reconhecido”.

5::Veja os eventos de sua agenda em vários fusos horários
Se você viaja com frequência ou mantém escritórios em diversos fusos horários, poderá configurar sua agenda no Google para visualizar seus compromissos de acordo com mais de um fuso horário, eliminando cálculos confusos na hora de agendar compromissos.

Para ligá-lo, visite a aba “Configurações” de seu Google Agenda. Sob “Seu fuso horário atual”, escolha "Mostrar um fuso horário adicional", e dê ao novo fuso um nome apropriado. Quando você estiver sob outro fuso, visite a página novamente e clique o botão “Alternar” à direita. Ela vai configurar sua agenda para que todos os compromissos e reuniões aparecerão em seu fuso horário atual.

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