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Altere os padrões do Word 2007 e ganhe eficiência na edição de textos

Não gosta das opções padrão que adotadas pela Microsoft? Veja como mudá-las e facilite sua vida com o editor de textos do Office.

Alfred Poor, PC World

24/11/2008 às 20h01

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office_eficiencia_150.jpgA Microsoft realizou grandes mudanças no Word ao longo dos últimos anos. Dependendo de quem você inquirir, as respostas podem variar; alguns vão dizer que as modificações foram positivas, mas há quem não concorde com isso. Independentemente de análises desse tipo, uma coisa é certa: a Microsoft nem sempre consegue fazer as melhores escolhas no que diz respeito aos parâmetros-padrão do aplicativo.

Sugerimos seis alterações de configurações que podem ajudar quem usa a versão mais recente do editor de textos do Office a obter mais do software sem ter de brigar constantemente com o aplicativo.

Elas são básicas, mas ajudarão a compreender como configurações padrão do Word podem ser modificadas. Mãos à obra.

Marca de parágrafo
Alguns acham que ela polui o texto, mas uma parte considerável dos usuários acha útil a marca de parágrafo que indica o final de um parágrafo com o símbolo "¶". Este símbolo não aparece quando o documento é impresso, mas sua presença ajuda a realizar algumas ações.

Por exemplo, essa marca ‘contém’ a formatação para um parágrafo; assim, se você apenas copiar o símbolo, estará copiando os atributos do parágrafo de origem para o outro lugar também. De forma similar, se você apagá-lo, o parágrafo irá se juntar ao com o próximo e assumir os atributos de formatação que o parágrafo possuir.

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Como pode ser que você não deseje que isso aconteça, ser capaz de ver a marcação de parágrafo pode evitar que ele seja apagado acidentalmente. Por fim, muitos usuários têm o mau hábito de utilizar parágrafos para forçar quebrar de linhas; tal atitude pode acarretar trabalho adicional caso, mais tarde, você decida reformatar o documento ou utilizar um tamanho de fonte ou espaçamento de linha diferente.

Para habilitar a exibição da marca de parágrafos, clique no símbolo do Office, localizado no canto superior esquerdo da janela do Word, selecione o botão Opções do Word. É na janela que abrir que as customizações do aplicativo são feitas (para evitar repetições, todas as dicas abaixo fazem referência a essa janela).

Selecione Exibir no menu da coluna à esquerda para mostras as opções disponíveis. Marque a opção Marca de parágrafo na seção Sempre mostrar estas marcas de formatação da tela” e clique no botão Ok.

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Coloque seus arquivos onde deseja que fiquem
Outra coisa inoportuna: por padrão, o Word armazena os arquivos manipulados por ele na pasta Meus Documentos. Mas há quem prefira salvá-los em outras pastas, dependendo da forma como queira organizar seu disco rígido. É claro que você pode alterar o local todas as vezes que for salvar um documento novo – mas isso toma tempo e, na pressa, muitas vezes, o arquivo acaba indo parar na pasta padrão.

Na janela de opções do Word, selecione a opção Salvar no menu à esquerda. Na seção Salvar documentos, Localização Padrão forneça o novo local onde deseja salvar os arquivos e depois clique em Ok.

Caso faça isso toda vez, o melhor é fazer o Word usar tal formato como padrão. Na janela de opções, na seção Opções de salvar, modifique a entrada Salvar arquivos neste formato para Documentos do Word97-2003 (*.doc). Clique em Ok.

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Prevenir é melhor que remediar
Versões anteriores do Word traziam uma funcionalidade denominada Fast Save que, infelizmente, foi eliminada do Word 2007. Tal funcionalidade resultava em arquivos maiores, com mais chances de ficarem corrompidos. Contudo, uma funcionalidade foi mantida que é a capacidade de o Word criar backups automaticamente de um arquivo sempre que você o salva.

Tal função pode ajudá-lo a evitar erros tolos, como deletar a metade de um capítulo de um documento extenso. Por algum motivo desconhecidos, a Microsoft não habilita esse recurso por padrão. Com tal funcionalidade na ativa, você sempre terá uma cópia  da versão prévia bem como a mais recentemente salva. Mas lembre-se: não se trata da função de auto-recuperação, que é ativada quando há um crash qualquer com o sistema.

Para habilitar a função, escolha a aba Avançada da janela de opções do Word. Navegue até a seção denominada Salvar e selecione a opção Criar sempre backup. A única desvantagem dessa função é que as cópias ocupam algum espaço em disco. Felizmente, essas cópias são identificadas pela extensão .wbk. Quando quiser, basta localizá-las e apagar tais arquivos.

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Altere a fonte padrão
A versão 2007 do Word traz uma boa coleção de novas e atraentes fontes que são usadas por alguns estilos padrão. Por exemplo, o estilo Normal, por padrão, utiliza a Calibri 11, considerada por muitos como uma fonte serifada muito clara. Mas é possível que você prefira uma fonte mais clássica, como a New Times Roman 12 ou outra qualquer, de seu gosto. Reformatar o texto digitado e escolher a fonte desejada é fácil, mas fazer isso toda hora pode cansar.

Para acabar com isso de vez, digite uma porção de texto qualquer em um documento novo, selecione-o por completo (Crtl+A). Use a aba Iniciar na Ribbon e escolha a fonte que deseja utilizar. Depois, clique com o direito no botão Normal na seção Estilo da Ribbon e escolha Atualizar Normal para corresponder à seleção. Isto irá renovar o estilo Normal deste documento para os novos parâmetros.

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Mas isso não basta. Escolha a aba Exibição na Ribbon e clique na metade superior do botão Macros, localizado na extrema direita da Ribbon abrir a janela de Macros. Clique no botão Biblioteca. Selecione agora a aba Estilos. Você verá duas listas de estilos, uma para o documento atual (à esquerda), e outra para o Normal.dotm à direita. Selecione o estilo Normal em seu documento atual e depois selecione o botão Copiar.

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Uma mensagem irá perguntar se você deseja sobrescrever a entrada de estilo Normal existente. Responda Sim e depois clique em Fechar para que a fonte padrão dos seus documentos seja alterada. A próxima vez que abrir um documento em branco, a fonte selecionada é que você modificou agora.

Acabe com o desperdício de espaço
Outra escolha da Microsoft que você provavelmente vai querer mudar é a que deixa um espaço em branco extra de dez pontos depois de cada novo parágrafo antes que a próxima linha comece. Caso deseje espacejamento simples, como as demais linhas de texto, veja como mudar isso.

Crie um novo documento e digite uma porção de texto nele. Na Ribbon, alterne para a aba Layout de página. Na seção marcada como Parágrafo, Espaçamento, Depois, substitua o conteúdo de 10 para 0 (zero). Selecione todo o texto (Crtl+A), escolha a aba Início na Ribbon. Clique com o botão direito no botão Estilo Normal escolha Atualizar Normal para combinar com seleção para mudar o espaçamento de parágrafo para todos os parágrafos no documento atual.

Repita os mesmos passos descritos para mudar a fonte no template Normal. Escolha a aba Exibição na Ribbon e clique na metade superior do botão Macros, localizado na extrema direita da Ribbon abrir a janela de Macros. Clique no botão Biblioteca. Selecione agora a aba Estilos. Você verá duas listas de estilos, uma para o documento atual (à esquerda), e outra para o Normal.dotm à direita. Selecione o estilo Normal em seu documento atual e depois selecione o botão Copiar.

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