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Atalhos e truques para turbinar o Mail do Mac

Aumente sua eficiência no software de gerenciamento de correio eletrônico usando recursos muitas vezes esquecidos

Macworld / EUA

09/08/2010 às 18h14

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Escondidas no Mail, da Apple, está um grande número de ferramentas úteis e pouco utilizadas pelos usuários. Ao aproveitar esses recursos, que não são muito lembrados, o usuário pode economizar tempo e esforço, e melhorar as chances de se comunicar com os contatos de uma maneira muito mais ágil.

Use grupos de e-mail de forma inteligente
Se geralmente o usuário costuma mandar e-mails para o mesmo grupo de pessoas – todos os estudantes de uma sala ou todos colegas do ambiente de trabalho, por exemplo – não há necessidade de reescrever ou colar os endereços toda vez. O Mail oferece atalhos para endereçamento de mensagens para grupos, mas eles passíveis de erro,  porque não é possível configurar os grupos no próprio Mail. Em vez disso, o Mail usa os grupos que o usuário definir na aplicação Address Book separadamente.

Para criar um grupo, abra o Address Book (em Applications) e certifique-se que as colunas Group e Name estejam visíveis  (caso não, selecione View, Card and Columns). Caso ainda não, crie um cartão (File, New Card) para cada pessoa para quem o usuário envia mensagens regularmente; isso pode ser feito rapidamente no Mail ao selecionar a mensagem e acessando Message, Add Sender To Address Book ou pressionando Command+Shift+Y.

Uma vez que os cartões estejam prontos, vá em File, New Group in Address Book, digite um nome para o grupo e pressione Return. Agora selecione All Contacts no topo da lista do grupo. Para cada contato que deve fazer parte desse grupo, selecione o nome da pessoa e arraste para o nome do grupo. Há dois atalhos que podem ser úteis: Shift+clique do mouse seleciona uma lista de contatos e Command+clique seleciona múltiplos contatos sendo um por vez.

De volta ao Mail, para encaminhar uma mensagem ao grupo, digite o nome dele em qualquer campo de endereço (To, Cc ou Bcc). Assim que começar a digitar, o aplicativo vai oferecer o autocompletar com o nome do grupo; pressione Tab para aceitar a sugestão. Caso o usuário prefera visualizar todos os endereços individuais em vez do nome do grupo, escolha Mail, Preferences, clique em Composing, selecione Wnhen Sending To a Group e finalmente Show All Member Addresses.

Caso queira que qualquer recipiente da mensagem possa responder a todos os outros, coloque o endereço do grupo no campo To ou Cc e deixe a opção Show All Member Addresses habilitada. Caso prefira esconder os destinatários, coloque o endereço do grupo no campo Bcc (caso não esteja visível, escolha View, Bcc Address Field.).

Mande a mensagem para o endereço certo
Suponha que o usuário tenha criado um grupo assim como foi descrito, mas alguns membros do grupo têm mais de um endereço de e-mail – provavelmente um endereço profissional e um pessoal.

Como ter certeza de que a mensagem vai para endereço correto para cada pessoa ao usar o endereço do grupo? A resposta é uma lista de distribuição, que especifica qual endereço de cada indivíduo deve ser usado para cada grupo do qual a pessoa é membro. 

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Se os membros de um grupo possuem endereços diferentes, o usuário pode criar listas de distribuição para determinar a quais endereços as mensagens devem ser enviadas

 

Para mudar uma lista de distribuição, abra o Address Book e vá em Edit, Edit Distribution List. Selecione um grupo na lista na esquerda, e no lado direto da janela são exibidos todos os membros dos grupos e seus respectivos endereços. Observe que o endereço que o mail está usando para cada pessoa nesse grupo em particular está em negrito.

Para usar um endereço diferente para cada membro, selecione o endereço desejado. Ou, para mudar todos os membros do grupo para usarem uma determinada categoria de endereço (por exemplo, todos endereços pessoais ou todos endereços profissionais) escolha a categoria no menu pop up Change All Labels, no canto esquerdo superior. 

Dê prioridade às mensagens
Se o usuário quiser enviar uma mensagem especialmente importante (como requisitando um arquivo urgente) para que fique em destaque na caixa de entrada do destinatário, é possível marcá-la com prioridade alta. Em contrapartida, mensagens menos importantes (avisos, por exemplo) podem ser categorizadas como baixa prioridade.

Os serviços de e-mail exibem a prioridade de várias maneiras diferentes; no caso do Mail, se a coluna Flags estiver visível (caso não, basta ir em View,Columns Flags), as mensagens de alta prioridade são marcadas com dois pontos de exclamação (!!) e as de baixa prioridade têm como símbolo um hífen (-).

Antes de poder mudar o nível de prioridade das mensagens enviadas, será necessário exibir o menu de prioridades. Para fazer esse menu aparecer em todas as mensagens, abra uma nova janela de correio eletrônico, clique no menu pop-up pequeno no canto esquerdo inferior do cabeçalho da mensagem e escolha Customize.

A janela muda para mostrar todas as opções de aparência da janela de novo e-mail. Selecione a caixa próxima ao menu pop-up Priority (etiquetado com um ponto de exclamação) e clique OK. De agora em diante, é possível escolher entre Low Priority, Normal Priority ou High Priority a partir de um novo menu.

Veja múltiplas caixas de e-mail de uma única vez
É possível selecionar qualquer caixa de correio eletrônico na barra lateral do Mail para ver o conteúdo, mas muitas pessoas não sabem que há a opção para selecionar múltiplas caixas de correio de uma vez só para exibir as mensagens das mesmas. Como na maior parte das visualizações de listas do OS X, Shift+clique seleciona caixas de mensagem contíguas e Command+clique seleciona não-contíguas. 

Isso é muito útil, juntamente com a organização de mensagens por tópicos (View, Organize by Thread). Por exemplo, o usuário pode selecionar a Caixa de Entrada e a Caixa de Enviados juntas e usar a ferramenta de threading para ver o fluxo completo de uma conversação entre o usuário e outra pessoa. Essa técnica também funciona ao pesquisar: selecione mais de uma caixa de e-mail, digite um termo no campo de pesqisa e clique em Selected Mailboxes para pesquisar somente nas caixas de e-mail escolhidas.

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