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Cinco coisas surpreendentemente legais no Outlook 2013

Estes pequenos recursos podem não parecer muita coisa, mas fazem a diferença na produtividade no dia-a-dia e tornam o Outlook mais agradável de usar

Rick Broida, PCWorld EUA

06/03/2013 às 17h44

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Não faço segredo sobre o meu desgosto pelo Microsoft Outlook. No ano passado cheguei a anunciar meus planos de me “divorciar” dele em prol de um outro cliente de e-mail menor e mais rápido.  Mas como boa parte do que escrevo gira em torno do Microsoft Office, continuei usando o Outlook, ao menos em um de meus PCs. E recentemente fiz a migração para o Outlook 2013, parte da recém-lançada versão do Microsoft Office.

Eu esperava um programa mais “inchado” e recheado de recursos dos quais não preciso. Mas fiquei surpreso ao encontrar um programa mais “magro” e agradável de usar, com alguns recursos dos quais eu realmente preciso, ou pelo menos de que gosto. Abaixo, cito cinco coisas surpreendentemente legais que encontrei no Outlook 2013.

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1. Filtre mensagens não lidas com um clique

A não ser que você seja um ávido praticante da técnica de Inbox Zero, ou seja, deixá-la vazia respondendo e categorizando imediatamente todas as mensagens que chegam, são grandes as chances de que sua caixa de entrada esteja cheia de uma mistura de mensagens lidas e não lidas. Nas versões mais antigas do Outlook (como a 2010) a única forma de ver apenas os e-mails não lidos era clicar no botão Filtrar e escolher a opção Não Lidos.

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Links no topo da Inbox (em destaque) ajudam a filtrar as mensagens não lidas

No Outlook 2013 existe um grande atalho que diz Não Lidos bem no topo da caixa de entrada. Basta um clique nele e pronto! Você verá só as mensagens marcadas como não lidas. Quer voltar a ver todas as mensagens? Clique no atalho Todas. Esse é exatamente o tipo de melhoria de produtividade simples, porém eficaz, no qual a Microsoft deveria se concentrar.

2. Preview de mensagens

Tradicionalmente a caixa de entrada do Outloook mostra o nome do remetente e o assunto de cada mensagem. Para ver seu conteúdo é necessário dar um duplo-clique (ou clicar uma vez para vê-la no painel de visualização). 

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É possível escolher quantas linhas do conteúdo da mensagem você quer ver na Inbox.

O Outlook 2013 oferece um recurso (clique na aba Exibição na Ribbon e na aba Visualização da Mensagem) que permite ler uma, duas ou três linhas do corpo da mensagem de dentro da Inbox. É uma ótima forma de “passar os olhos” e separar as mensagens sem ter que abrir cada uma individualmente. E falando do painel de visualização, agora é possível responder (ou encaminhar) uma mensagem a partir de lá, sem ter de ir até a barra de ferramentas no topo da tela.

3. Controle de zoom

Dependendo de como um e-mail é formatado e o tamanho ou resolução de sua tela, o texto pode estar pequeno demais para que você possa lê-lo confortavelmente. Ou grande demais para caber no painel de visualização.

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O controle de zoom (no destaque) é algo aparentemente simples, mas muito prático

Felizmente o Outlook 2013 adotou um ótimo recurso do Word: o controle de zoom. Encontrado no canto inferior direito do painel de visualização, ele permite um ajuste rápido do tamanho do texto na mensagem que você está lendo. Mas este ajuste é individual: se você ampliar ou diminuir o texto em uma mensagem, voltar para a Inbox e abrir outra, ele será perdido. Não sei se isso é um bug ou um recurso, mas é incômodo.

4. Lembretes para anexos

O Outlook aprendeu esse truque com o GMail, e agora avisa quando acha que você se esqueceu de incluir um anexo mencionado no corpo da mensagem. Parece um pequeno detalhe, mas se você constantemente recebe respostas dos colegas dizendo “você esqueceu o anexo!” , sabe o quão útil isso pode ser.

5. Temas

Quem disse que o Outlook não pode ser bonito, ou pelo menos um pouco mais colorido? É possível enfeitá-lo com uma dúzia de fundos temáticos (caligrafia, nuvens, estrelas, etc) para suas mensagens, ou mudar a interface com três esquemas de cor (branco, cinza claro e cinza escuro).

Ainda não é perfeito

Embora a Microsoft tenha feito bastante progresso na melhoria da interface do Outlook, muitos dos menus e opções menos usados (especialmente em itens como opções de visualização avançadas) ainda são incompreensíveis para os meros mortais. Ainda assim, estou feliz em ver o programa avançando em termos de produtuvidade e simplicidade. Finalmente ele se parece menos com um adversário e mais com um aliado.

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