Home > Dicas

Cinco dicas para economizar tempo com o Address Book

Alterne entre mensagens profissionais e pessoais com facilidade e organize seus contatos com esse aplicativo tão esquecido do Mac.

Macworld / EUA

27/10/2010 às 17h29

Foto:

Ao pensar nas aplicações mais intrigantes da Apple, provavelmente o Adress Book não aparece entre os candidatos. Ele oferece tudo, menos um design atrativo como visto em um app do iLife ou iWork, por exemplo. Entretanto, por causa de seus laços estreitos com o Mail ou iCal, assim como nos dispositivos iOS, é na verdade um dos apps que mais são usados. E sua produtividade pode ser ainda maior com esses truques e dicas. 

 

Filtre quais contatos vão para o iPhone ou iPad

É sabido que os contatos pode ser sincronizados para o iPhone, iPod touch e iPad, mas talvez nem todos eles sejam necessários. Afinal, é realmente necessário ter o endereço de todo mundo no iPhone? Há um jeito de sincronizar somente os contatos necessários para os dispositivos iOS. 

 

É mais útil sincronizar somente aqueles contatos que possuam tanto um e-mail e um número de telefone no iPhone. Para fazer isso, abra o Address Book, escolha File > New Smart Group e na folha que surgir, crie duas condições: Email Is Set e Phone is Set. No menu pop-up seguinte, no top janela, escolha All na caixa “Contains Cards Which Match All Of The Following Conditions”. Clique em OK para criar o grupo.

 

addressbook03.jpg 

Depois de adicionar as regras, certifique-se de selecionar "all" na caixa na parte superior da tela

 

Agora esse grupo contém somente os contatos que possuam tanto endereço de e-mail quanto o número de telefone. Mas não para por aí, pois não é possível sincronizar Smart Groups para dispositivos iOS; selecione todos os contatos desse grupo e, novamente em File, escolha New Group From Selection. Isso cria um grupo padrão para esses contatos; no iTunes, selecione esse novo conjunto que foi feito para sincronizar para o dispositivo móvel. 

 

Acabe com as duplicatas

Caso o usuário abra o Address Book e encontre vários registros do mesmo contato, é hora de colocar tudo em ordem. Para fazer isso, escolha Card > Look For Duplicates. O aplicativo irá procurar os clones e, após isso, irá produzir uma janela que diz quantos cartões iguais foram encontrados. Ao clicar no botão Merge, é possível mesclar esses dados. Há também uma opção para fazer isso com cartões que tenham mesmo nome, contudo com informações diferentes.

 

Envie as mensagens para o endereço correto

Suponha que o usuário trabalhe em uma empresa na qual tenha estabelecido contatos com um número de colegas de trabalho. Por causa desse relacionamento, o e-mail corporativo é utilizado para tratar de negócios e o endereço privado para tratar assuntos pessoais. O Address Book deixa essa distinção muito fácil ao enviar mensagens para o endereço certo, dependendo da ocasião.

 

Para isso, crie um grupo que inclua os colegas de emprego e nomeie o grupo (Colegas, por exemplo). Selecione o conjunto e vá em Edit > Edit Distribution List; na janela subsequente, o grupo estará selecionado juntamente com o nome de cada um dos membros. A coluna ao lado desses dados deve ser a Email. Localize o endereço pessoal de cada membro e vá clicando, deixando essas informações em negrito. Isso torna esses endereços como destino padrão ao enviar mensagens para esse grupo. Finalize com OK. 

 

addressbook01.jpg

Os endereços ficam em negrito ao serem clicados, indicando que se tornaram padrão

 

Agora escolha o grupo que normalmente utiliza para assuntos profissionais (pode ser o All Contacts). Localize os colegas de trabalho e clique no e-mail profissional, para que também fiquem em negrito. Esse é agora o endereço padrão para relacionamento corporativo. 

 

Caso queira tratar um assunto informal ou fazer um convite para um happy hour, envie a mensagem pelo grupo “Colegas”. O conteúdo será mandado para o e-mail pessoal desses contatos; caso contrario, selecione esses contatos no grupo profissional. Essa técnica pode ser usada para configurar os endereços e números de telefone padrão. Basta escolher as colunas Phone ou Address na janela de lista de distribuição. 

 

Backup e compartilhamento de contatos

O Address Book proporciona várias maneiras de fazer isso. Por exemplo, se o usuário quiser fazer um backup rápido de todos seus contatos, basta acessar File > Export > Address Book Arquive. Isso cria uma coleção completa de todos os contatos, os quais podem ser importados para outra cópia do Address Book (aquela em um laptop, por exemplo) a partir do comando File > Import command.

 

Também é possível copiar contatos independentes, múltiplos registros ou um ou mais grupos de contatos. Para fazer isso, selecione-os no Address Book e arraste esse conteúdo para o Desktop. Os itens irão se tornar arquivos vCard, que geralmente são compatíveis com quase todas aplicações de gerenciamento de contatos. 

 

 

Envie recados de aniversário automaticamente

Por mais que gostemos de nossa família, amigos e colegas de trabalho, é fácil esquecer a data de aniversário de alguém. Com a ajuda do Address Book, Mail e do Automator, você nunca mais será pego de surpresa na hora de dar os parabéns. 

 

Execute o Address Book e clique em Address Book > Preferences. Vá na aba Template no topo da janela, clique no menu Add Field e escolha Birthday. Agora preencha esse campo dos contatos com a data de aniversário de cada um. 

 

Agora abra o Automator (pode ser encontrado em Aplicativos/Utilitários) e na janela da aplicação selecione o iCal Alarm e clique no botão Choose. Crie um fluxo de trabalho que contenha essas ações: Find People With Birthdays (na listagem Contacts) e Send Birthday Greetings (na listagem do Mail). Na ação Find People With Birthdays escolha um período de tempo apropriado. Já em Send Birthday Greetings insira a mensagem (“Hoje é seu dia!Parabéns!”, por exemplo); há uma opção para ativar uma imagem aleatória para cada destinatário (isso pode ser ativado a partir da caixa Random Imagem For Each Recipient). 

 

Salve e nomeie o fluxo de trabalho. Ao fazer isso, o iCal abre, cria um calendário do Automator (caso não exista um) e insere o evento – o aniversário, nesse caso. É possível mover esse evento para uma data e hora apropriada - segunda-feira às 9 da manhã, por exemplo – assim como fazer esse evento repetir. Se o fluxo de trabalho procura por aniversários na semana que se inicia, faça com que o evento se repita uma vez por semana. 

 

addressbook02.jpg

Caso haja mais de um aniversário no mesmo dia, o programa pode sortear as ilustrações para as mensagens não ficarem idênticas 

 

Note que esse não é o mesmo calendário de aniversários do iCal (um calendário opcional que pode ser ativado nas preferências do aplicativo). Quaisquer eventos gerados pelo fluxo de trabalho serão encontrados no calendário do Automator, e não no de aniversários. 

 

Quando o evento está ativado, uma nova mensagem é criada pelo Mail para cada destinatário. Complete com  o campo assunto preenchido como Greetings from "Nome do usuário", e o corpo da mensagem contém o texto inserido anteriormente, juntamente com a imagem selecionada na mesma ação. As mensagens são criadas como rascunhos, e tudo o que o usuário precisa fazer é enviá-las. 

 

Tags

Junte-se a nós e receba nossas melhores histórias de tecnologia. Newsletter por e-mail Newsletter por e-mail