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Com 25% menos e-mails, pode-se economizar até 20 dias de trabalho

Este seria o tempo gasto pelos funcionários de uma empresa com a manipulação de e-mails desnecessários durante um ano.

Redação do ComputerWorld/EUA

10/08/2009 às 16h04

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gmail_spam_150Levantamento anual realizada com os funcionários da Cubist Pharmaceuticals – indústria norte-americana que atua com pesquisa, desenvolvimento e comercialização de medicamentos –, com o objetivo de identificar a experiência e as expectativas deles em relação aos sistemas de TI, desta vez mostrou um resultado surpreendente. Em vez das respostas corriqueiras, focadas em problemas técnicos, a empresa identificou um bom número de comentários a respeito do e-mail.

Boa parte das reclamações estava relacionada ao excesso de mensagens que chegam diariamente para os profissionais e ao exagero de e-mails encaminhados a mais de uma pessoa. “Existe um consenso que as coisas estão fora de controle”, diz o chief information officer (CIO) da Cubist, Tony Murabito.

Assim, mesmo sabendo que os CIOs precisam entregar tecnologia para apoiar o negócio e não cortar as soluções já em uso, depois de ler os diversos depoimentos dos profissionais da Cubist, o líder de TI da empresa traçou um plano para reduzir em 25% o número de e-mails transacionados pela companhia, a partir do treinamento dos funcionários. Entre os tópicos, essa capacitação teve como intuito ensinar como as pessoas podem fazer um melhor uso das ferramentas básicas de comunicação.

“Este problema de e-mail não é algo restrito à Cubist", afirma a chief executive officer (CEO) da consultoria em TI Booher Consultants e autora do livro A Voz da Autoridade, Dianna Booher. “Eu tenho ouvido muitas reclamações sobre isso, mas não vejo quase ninguém fazer algo a respeito”, afirma a especialista, que prevê, no entanto, que essa situação tende a atrapalhar a produtividade das organizações. Um relatório da consultoria aponta que 58% dos profissionais gastam, em média, três horas do dia com e-mail. E boa parte desse tempo, segundo Dianna, deve-se a mensagens escritas com pouca informação ou que não têm nada a ver com os negócios.

No caso específico da Cubist, o CIO da companhia aponta que os profissionais lidam com um excesso de e-mails relacionados ao trabalho. E o executivo informa que os profissionais atribuem os problemas a mensagens confusas ou pouco produtivas, como o caso daquelas em que responde-se um e-mail a todos apenas para dizer algo como “obrigado”.

“Isso representa um tipo de spam interno”, considera Mike Song, autor do livro A Revolução do Hamster e CEO da Cohesive Knowledge Solutions – empresa que atua com oferta de soluções para melhorar a produtividade das ferramentas de correio eletrônico. Ainda de acordo com o executivo, os problemas enfrentados por boa parte das companhias têm relação direta com a falta de treinamento dos profissionais quanto ao uso do e-mail.

Retorno sobre investimento
No caso da Cubist, Murabito informa que a pesquisa realizada com os funcionários da companhia mostrou que ao cortar a comunicação por e-mail, o grupo conseguiria recuperar de 15 a 20 dias de trabalho perdidos ao ano, de cada profissional, por problemas de produtividade. "Eu nunca tive um projeto antes que poderia ter esse tipo de ROI (retorno sobre investimento)”, destaca o CIO, ao afirmar que a única contrapartida para a empresa era investir no treinamento dos profissionais.

Além da produtividade, Murabito considera que a solução para o excesso de e-mails resolve outros problemas da área de TI. Entre eles, ele cita que o volume de mensagens eletrônicas estava afetando o desempenho dos sistemas da companhia e elevando o tempo de manutenção.

Na prática, a iniciativa que já começou a ser implementada mescla ferramentas e dicas para ajudar os profissionais a serem mais produtivos na gestão e-mails e um treinamento, no qual os funcionários aprendem noções de comunicação e as melhores práticas no uso do correio eletrônico.

O CIO conta que o projeto para melhorar o uso do e-mail ainda está em andamento. No entanto, ele mostra-se confiante de que a empresa vai atingir seu objetivo de reduzir em 25% o número de mensagens, até o final deste ano.

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