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Compartilhe planilhas de forma segura no Google Docs

Aplicativo online do Google não tem muitos recursos de formatação, mas esbanja colaboração.

Redação da PC World

13/10/2008 às 16h59

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Foto:

planilhas_docs_150.jpgAo ser comparado ao Microsoft Office, fica claro que faltam recursos mais sofisticados ao Google Docs. Mas, para compensar as poucas opções de fórmulas, o aplicativo oferece excelentes recursos de colaboração.

Com ele você pode permitir que seus colaboradores editem a mesma planilha apenas clicando no botão Compartilhar, localizado no canto superior direito da tela. Convide as pessoas que terão acesso ao documento; é a partir desse local que você gerencia as pessoas que têm acesso à sua planilha – concedendo (ou retirando) acesso a ele.

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Dê acesso: informa que usuários terão acesso à planilha

E se um colega bagunçar a planilha ou fizer uma alteração indevida? Sem problemas; para recuperar seu arquivo, basta clicar na aba Arquivo, Histórico de revisões. As últimas alterações feitas aparecem destacadas em sua planilha.

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Controle: destaques coloridos indicam alterações realizadas

Caso queira retornar a uma determinada versão, na caixa Revisão, clique no menu drop down e escolha a versão desejada.

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Volte no tempo: caso queira, escolha uma versão anterior do documento editado

Para evitar que outras pessoas desarrumem sua planilha, tire vantagem da nova característica que permite ao usuário coletar dados usando um formulário de e-mail.

Uma vez que o documento esteja compartilhado, clique em Formulário, Criar um formulário. Utilize a tela para criar um formulário que será enviado aos colaboradores, requisitando somente os dados que precisar.

Por padrão, planilhas usam apenas os rótulos da coluna da linha 1 de sua planilha para desenvolver o formulário. Se você quer que a primeira coluna de seu arquivo seja a lista de uma categoria, tenha certeza de que está devidamente rotulada na linha 1 e então edite em seu formulário para que esta seja uma questão em estilo check-box.

Em seguida, insira a categoria que você quer ver naquela coluna. Uma vez que as pessoas sugerem os dados, estes aparecem na planilha do jeito que o usuário desejar. É possível, por exemplo, configurar o documento para enviar a você as atualizações por e-mail.

É só clicar em Arquivo, Configurar regras de notificação e selecionar suas preferências clicando na caixa desejada.

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