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Deixe as mensagens do Mail do jeito que você quiser

Veja como controlar a formatação, inserção de anexos e posição de sua assinatura nas mensagens

Sharon Zardetto, Macworld EUA

07/05/2014 às 15h16

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Quando o assunto é a formatação de e-mails, há dois extremos: os que preferem texto puro e os que gostam de fontes elaboradas, imagens e fundo e outras perfumarias. Mas não importa de que lado você está: saber como definir seus ajustes favoritos como padrão, e como modificá-los se necessário em uma mensagem específica, significa uma economia de tempo e esforço, permitindo que você se concentre no que realmente importa: o conteúdo de suas mensagens.

Defina suas opções de formatação, e cruze os dedos

Ao formatar o texto em uma mensagem você tem duas opções: texto simples (plain text) ou texto com formatação ou “com estilo” (rich text). Texto simples remete aos primórdios da comunicação, quando se usavam **asteriscos** para indicar negrito e __sublinhados__ para itálico. O texto formatado, ou Rich Text, é uma alternativa que por debaixo dos panos usa HTML para permitir que você formate a mensagem como faria em um documento do Word ou página web, com estilos, fontes e imagens.

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A janela de trás contém "Texto Normal". A da frente "Texto com Formatação"

Seja qual for sua preferência, você pode definir o padrão indo à aba Redação em Mail / Preferências e escolhendo Texto com Formatação ou Texto Normal no menu Formato da Mensagem. Você pode reverter esta escolha em uma mensagem específica escolhendo Formatar / Fazer Texto Normal (ou Fazer Texto com Estilo) ou teclando Command+Shift+T. Se uma mensagem está em texto simples, você também pode mudar as coisas simplesmente aplicando formatação (colocando uma palavra em negrito, ou criando uma lista com marcadores) a um elemento da mensagem. Uma janela irá perguntar se você quer mudar para texto com estilo.

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Se você tentar formatar o texto em uma mensagem com "Texto Normal", esta janela oferecerá a conversão

Se o padrão é texto com formatação, você pode colocar uma palavra ou frase em itálico com Command+I, ou usar o painel Fontes (Formatar > Mostrar Fontes ou Command+T) para deixar o corpo da mensagem em Comic Sans e incluir uma assinatura rebuscada em Zapfino. E você pode definir uma fonte padrão para todas as mensagens em Mail / Preferências. Clique na aba Fontes e Cores, clique em Selecionar perto do campo Fonte da mensagem e escolha a fonte, que também será usada pelas mensagens recebidas, mesmo aquelas já lidas.

Outra dica ao configurar a formatação de mensagens enviadas: se você quiser honrar as opções de formatação de seu correspondente, pode fazer isso automaticamente indo a Preferências / Redação e marcando a opção Usar o mesmo formato da mensagem original.

Uma palavra final sobre formatação de texto em e-mails: não importa se é um simples negrito ou uma lista numerada em múltiplos níveis, não há garantia de que o destinatário irá ver a mensagem exatamente do jeito como você a deixou. Isso irá depender inteiramente dos recursos do programa de e-mail que ele usa, bem como das fontes instaladas no computador dele.

Imponha ordem aos anexos

Imagine que você está escrevendo um e-mail para ensinar um amigo a navegar pelas pastas do Finder. Para ilustrar suas lições, você decide incluir alguns screenshots. Você inseriu estas imagens no local correto entre as instruções enquanto escrevia, aparentemente sem nenhum problema. Mas quando você tentou adicionar algumas imagens extras mais tarde, todas elas foram jogadas no rodapé da janela da mensagem, não importa onde você tentasse inserí-las.

Você pode sobrescrever o posicionamento padrão de gráficos em uma mensagem desmarcando a opção Inserir Anexos no Final da mensagem no menu Editar / Anexos. Este ajuste afeta também a forma como as mensagens aparecem para seu destinatário.

Nem perca tempo vasculhando as preferências do Mail para tornar este comportamento o padrão para anexos futuros. Em vez disso, certifique-se de que nenhuma janela de mensagem esteja ativa e volte ao menu Editar / Anexos, e desmarque Sempre Inserir Anexos no Final da Mensagem.

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A janela de trás tem um anexo no corpo da mensagem, ou "no Local".
Na da frente, os anexos são indicados como ícones.

Não importa se você coloca os anexos no fim ou no corpo de uma mensagem, às vezes (como quando você está escrevendo um passo-a-passo) você quer ver o anexo em si em vez de seu ícone. Mas em outras vezes você pode querer mostrar apenas os ícones. Você pode controlar isso dando um Ctrl+Clique no anexo na janela de mensagem. No menu que surge, selecione a opção Visualizar como Ícone para mostrar o anexo como um ícone, ou Visualizar no Local para o oposto. Infelizmente, não há uma forma de garantir que o destinatário irá ver os anexos exatamente da forma como você selecionou.

Cuidando da assinatura

A sua assinatura automática, com as informações de contato na empresa, conta no Twitter, URL de seu blog e tudo mais, é uma obra de arte. Mas quando você responde a uma mensagem de um cliente e a resposta inclui o conteúdo da mensagem original, sua assinatura é inserida após esse conteúdo, e fica fora de vista.

Mas você pode fazer a assinatura aparecer após o texto da sua resposta, antes do material original citado, indo ao painel Assinaturas em Mail / Preferências. Para fazer com que todas as assinaturas apareçam antes de um trecho citado, clique em Todas as assinaturas na primeira coluna e no rodapé da janela marque a opção Colocar assinatura acima do texto citado

Você também pode alternar o comportamento da assinatura específica clicando na conta na primeira coluna e selecionando a assinatura na segunda antes de marcar a opção Colocar assinatura acima do texto citado. Ao contrário das outras opções que mencionamos, sua preferência no posicionamento da assinatura sempre será respeitada pelo destinatário.

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