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É possível substituir o Microsoft Exchange pelo Google Apps Premier?

As promessas são várias e o custo inferior. Mas há muito o que pensar, a começar pela integração parcial com o ambiente Google.

InfoWorld/EUA

17/06/2010 às 13h18

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A oferta é tentadora. Substituir a plataforma de alto custo e em constante manutenção do Microsoft Exchange - junto com alguns aplicativos da Microsoft - pela versão Premium de aplicativos Google ao custo de 50 dólares anuais por usuário.

A Google promete hospedar e-mails e agenda e armazenar documentos – tudo na nuvem. A paleta de serviços poderá ser acessada via conta do Gmail, com base no software cliente de sua preferência – até mesmo da família Outlook. A empresa promete taxa de disponibilidade de 99,9% e oferece contato em centros de suporte. No lugar de uma gravação simpática, o atendimento ao cliente será pessoal.

Para acessar os serviços é necessário habilitar a encriptação SSL. Para combater pragas virtuais, o Google usa a unidade Postini. O serviço Premier do Google Apps também oferece suporte ao compartilhamento de listas de contato e migração mais sofisticada, como a sincronia LDAP.

Do que ele é capaz?
Seja qual for a despesa com os serviços Exchange e com outros servidores da linha Microsoft, o custo relacionado à adoção da plataforma Google é inferior, e esse é apenas um detalhe. A migração de serviços fundamentais é algo complicado, e o sucesso da operação é ligado à dependência da empresa dos recursos intrínsecos ao Exchange não disponíveis no serviço do Google ou cuja adaptação implica em trabalho extra de conversão.

Esse foi um dilema enfrentado no caso de um pequeno negócio e de um domínio pessoal. Apesar de a empresa contar com poucos usuários, o Outlook é querido pela integração com o servidor Exchange. A satisfação com a qualidade do serviço é inegável e o preço, justo. Mas a necessidade de economizar recursos é grande em pequenas, médias e grandes organizações.

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Suporte a dispositivos móveis
O Google oferece extensões para o BlackBerry Enterprise Server, apesar de não rodar o serviço. A execução do plugin fica por conta do usuário e pode ser feita de maneira interna ou hospedada em outro servidor.

O GAP (Google Apps Premier) tem suporte para o Microsoft ActiveSync, usado por iPhone, Palm Pre, Windows Mobile e em alguns smartphones munidos com o Android. Em um dispositivo Droid, o serviço se mostrou eficiente.

Então, no que se refere a mobile, as duas plataformas demonstram a mesma performance, e deixam a cargo do usuário, lidar com o BES (BlackBerry Enterprise Server).

Apesar de o domínio testado possuir apenas dois usuários reais, foram executadas as ferramentas de migração corporativas para grandes empresas. O Google implementou uma variedade de opções para possibilitar a migração das instalações de e-mail de servidores Exchange e de bases Lotus Notes (não testadas) para o GAP.

No caso de servidores Exchange com uma base de usuários relativamente pequena, o Google oferece a ferramenta Google Apps Migration for Microsoft Exchange (Gamme), responsável por transferir o grupo de contas com base em um sistema intermediário executando o aplicativo de migração.

O guia de administração do Gamme mostrou ser eficiente. A aproximação do Google nesse quesito foi acertada. O guia sublinha a necessidade de executar migrações de caráter experimental e de dividir a migração final em fases. Qualquer outra aproximação a essas operações pode ser considerada de grande irresponsabilidade. Felizmente o PGA pode ser testado sem custos por um período de 30 dias.

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A “pegadinha” consiste no fato de os registros MX (ligados às configurações DNS e com implicações no jeito que o SMTP trabalha) não poderem ser alterados até a opção por adquirir o GPA de forma definitiva. Isso ocorre porque os usuários teste não terão domínios reais de caixa de entrada nos e-mails.

Em um teste foi utilizada uma conta usuario1@dominioteste.net; os e-mails normais, porém, entravam pelo endereço usuario1@dominioteste.com . A questão foi resolvida com a opção de encaminhar as mensagens da caixa principal (.com) para a conta teste (.net). é importante ressaltar que essa é uma condição anormal.

Ao efetuar a migração definitiva, houve falha. Parte dos erros acusados não puderam ser selecionados pela equipe de suporte do Google. Ao seguir a recomendação do Google de mudar para a versão de modo de comando do Gamme, e alterar o valor de terminados parâmetros também foram experimentados erros; uma segunda tentativa concluiu com sucesso a migração dos dados.

Rodar o Gamme leva tempo. De acordo com as recomendações do Google é aconselhável desativar o servidor de e-mails por um final de semana - melhor que seja um feriadão – ao realizar a migração. A alternativa de rodar múltiplos sistemas Gamme para transportar diferentes grupos ou usuários, executar o programa em máquinas virtuais distintas no mesmo computador ou até mesmo em sessões diferentes em servidores terminais, com a finalidade de diminuir o tempo de indisponibilidade e aumentar a performance, deve ser considerada.

Para instalações menores ou em casos especiais, a aplicação do Gammo (Google Apps Migration for Microsoft Outlook) resolve sem qualquer problema a migração de uma conta única de um servidor para o Premier Google Apps.

Uma vez resolvida a migração, existem várias opções de como tratar as mensagens. Tanto o Gmail quanto o Outlook via Gasmo (Google Apps Sync for Microsoft Outlook) são elegíveis. A reputação dessa ferramenta é péssima, mas não houve qualquer problema que a confirmasse. O Google também oferece suporte ao IMAP.

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Em termos de suporte, o processo de sincronizar contas pode demorar horas. Uma vez executado porém, a resposta entre as requisições cliente-servidor é imediata; arrisca-se dizer que seja idêntica à experimentada entre o Outlook e os servidores Exchange tradicionais. Logo, usuários que insistam em usar o programa da Microsoft para ler as mensagens podem se sentir a vontade.

Diferenças de comportamento
Diferentemente de clientes tradicionais de e-mail, o Gmail não possui pastas hierárquicas. O Google prefere usar labels (rótulos). Essa modalidade permite separar mensagens com rótulos iguais e tratá-las como se fossem arquivos pertencentes a pastas. Os rótulos não possuem divisão hierárquica; as mensagebns, porém, podem ser marcadas com rótulos diferentes.

Para atribuir os rótulos às pastas do Outlook, o Gasmo transforma a localização das pastas em rótulos hierarquizados “falsos”. Às mensagens armazenadas na pasta “Notícias”, por exemplo, será atribuído o rótulo “Caixa de entrada\Notícias“. Com base nessa estratégia, a mesma mensagem poderá ser exibida em pastas distintas dentro do Outlook. Saber que a deleção de uma mensagem em uma pasta irá implicar na remoção da mensagem – não é o que se espera do Outlook.

Usar o Gmail pode parecer complicado após a migração. A inserção de barras invertidas nos rótulos, ao invés da exibição do simples nome da pasta, pode ser um fator de confusão. Se o usuário optar por usar a interface do Gmail no lugar do Gasmo, uma opção será a definição de nomes claros, semelhantes aos das pastas.

Outra clara diferença entre os recursos presentes nas interfaces é a ausência de, por exemplo, as regras do cliente da Microsoft. A interface do Gmail é suportável até certo ponto, e faz sentido em pontos de acesso como o smartphone, mesmo assim, é desconfortável.

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Calendário mais simples
As limitações do calendário do Google o tornam incomparável ao oferecido pelo Exchange. Apesar disso, o calendário é bastante útil. O recurso oferecido no Google Apps Premier é robusto em várias aplicações; oferece suporte para agendamentos, mas essas informações não podem ser importadas do Exchange. Criar calendários e realizar uma verificação nestes é descomplicado; de qualquer forma, lhe faltam as opções de convites requeridos e opcionais.

Certamente um dos maiores contrastes entre as duas plataformas é ausência da opção de pastas públicas. Essa facilidade pode ser substituída pela criação de um grupo de usuários (nos moldes de grupos Usenet) arquiváveis e com suporte a navegação.

Em termos de integração esse recurso é limitado, principalmente quando usa-se o Outlook. De forma alternativa, arquivos podem ser compartilhados no Google Docs. Mantenha em mente que o Google encontra-se em pleno processo de desenvolvimento das APIs para esses recursos. Também existem as extensões de terceiros para suprir a ausência de recursos do Google Apps.

Aplicativos mutantes
Diferentemente da hospedagem tradicional do Exchange, o Google Apps é um ambiente dinâmico. Quem decidir usá-lo deve estar pronto para deparar-se com modificações no modo de operação. Durante os testes houve alterações na documentação disponível com efeitos diretos sobre os testes.

Se a plataforma sofreu alguma alteração não pode ser afirmado ainda. Essa dinâmica não é negativa; é uma questão de qual importância é atribuída ao quesito estabilidade. A sugestão é testar o impacto das modificações antes de implementar.

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Integração entre Google e Google
Indo contra o que é esperado quando uma empresa lança um serviço na própria plataforma, os serviços do Google Apps Premier não se integram a uma série de recursos disponíveis para detentores das contas Google, como Gmail. Um exemplo disso é o Google Reader, usado para ler o conteúdo de arquivos de extensão .pdf.

Para visualizar documentos desse tipo com o Reader, o usuário precisa fazer login na conta Google, o que não é possível se estiver ligado ao Google Apps, pois o servidor Google não permite login em duas contas ao mesmo tempo. Essa condição obriga o usuário a usar dois navegadores diferentes concomitantemente – um para se conectar ao Google Apps e outro para entrar na conta Gmail, por exemplo.

Políticas
Como em todos os serviços hospedados fora do ambiente corporativo, há a preocupação de não se ter controle total sobre os dados, muitas vezes, confidenciais. O termo de uso dos serviços Google Apps Premiere garante que o Google irá proteger os dados das corporações que adotarem o serviço com o mesmo empenho em que guarda sua base de dados própria.

A afirmação é confortante. Determinadas afirmações no documento, porém, podem despertar preocupações de ordem legal. Um exemplo disso é a seguinte linha no documento: “Google may store and process customer data in the United States for any other country in which Google or its agents maintain facilities” ( O Google se reserve o direito de armazenar e processar os dados dos clientes nos EUA ou em qualquer outro país em que o Google ou as organizações parceiras mantenham instalações – em tradução livre). Ou seja, bem–vindos à nuvem.

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Conclusão
O Google Apps Premier é uma solução para substituir o Exchange?

É preciso considerar que a migração de um sistema maduro, com vários anos de aperfeiçoamento para uma plataforma novata como é o Google Apps, com o fator complicador de usar um modelo de hosting relativamente novo também, como a nuvem, aumenta a equação.

Calcular as necessidades da empresa e levar em consideração a capacidade do usuário em se adaptar à mudança de regras e o acordo do sistema com as políticas da organização é imprescindível para o sucesso na adoção da oferta – tentadora – do Google.

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