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Excel 2011: saiba utilizar recursos ocultos de impressão

Lançada no início do mês no Brasil, versão para Mac do programa de planilhas da Microsoft traz alguns truques "escondidos"; veja como utilizá-los

Macworld / EUA

18/11/2010 às 13h44

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Imprimir documentos no Microsoft Excel 2011 (lançado em 3/11 no Brasil) parece ser uma operação óbvia, sem necessidade de muitas explicações – basta apertar Command-P, Return e ir até a impressora pegar suas cópias.

A realidade, no entanto, é que a função de impressão do software de planilhas é bastante poderosa, mas é preciso “cavar” um pouco nas configurações para aproveitar totalmente seus recursos.  Grande parte da caixa de diálogo de impressão do Excel (File, Print) parece familiar; ela oferece recursos de impressão padrões do sistema OS X, como Presets, opções PDF, Preview e Supplies. Mas existem alguns recursos específicos do software da Microsot. Veja abaixo como aproveitá-los:

Imprima o que quiser
Use os botões da seção Print What para controlar suas impressões. Você pode imprimir uma Seleção (que será normalmente uma célula, a não ser que você tenha selecionado intencionalmente uma extensão antes de abrir a caixa de diálogo de Impressão), Active Sheets (planilhas ativas) ou a Entire Workbook (planilha toda). Se você criou uma área de impressão, escolher a opção Active Sheets irá mostrar apenas essa extensão na área de preview.

Controle de comprimento
Use a seleção Scaling (de escala) para controlar o tamanho da sua saída de impressão. Se você marcar a opção Fit To, o Excel tentará colocar tudo em uma página – encolhendo a largura e altura conforme necessário para fazer a adaptação. O que faço normalmente, no entanto, é reduzir a escala de apenas uma dimensão, ao colocar um número muito grande de páginas na outra dimensão.

Por exemplo, você pode se assegurar de que sua impressão está com a escala correta para caber exatamente na sua folha ao configurar a opção “page(s) wide” (largura da página) para 1, e “page(s) tall” (altura da página) para 999.

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É possível manipular o controle de escala de impressão no Excel 2011 para fazer suas planilhas caberem nas suas páginas

Repita linhas ou colunas
Se o seu documento é muito largo, ou comprido, você pode querer repetir algumas linhas (que podem conter indicações de dados) no topo ou na parte inferior de cada página. Clique em Page Setup na caixa de diálogo de impressão, então vá para a aba Sheet. Clique nas caixas de Rows (Linhas) ou Columns (Colunas) na seção Print Titles e depois na planilha para selecionar uma linha ou coluna (segure Shift apertado e clique para múltiplas linahs ou colunas).

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Apenas clique na planilha para selecionar qual linha será repetida em cada página

Header e Footer
Clique primeiro em Page Setup na caixa de diálogo de impressão, depois na aba Header/Footer (informações colocadas na parte superior e inferior da planilha, respectivamente) para configurar as opções de Header e Footer da sua planilha.

É possível escolher entre algumas opções pré-definidas, por meio do menu pop-up, ou criar as suas próprias ao clicar nos botões de personalização (Customize). Normalmente me certifico de que todo o caminho e arquivo estão incluídos em algum lugar, apenas para ter certeza de que a versão impressa é igual ao que estou olhando na tela.

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É possível criar Headers e Footers customizados no Excel 2011

Essas são apenas algumas opções interessantes que estão escondidas na caixa de diálogo de impressão do Excel, mas existem muitas outras. Vá em frente e experimente para descobrir quais funcionam melhor com as suas necessidades.

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