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Guia de sobrevivência ao Office 2008

O novo Office para Mac trouxe diversas mudanças, nem sempre para melhor. Veja nove dicas para resolver alguns problemas da suíte.

Kirk McElhearn, Macworld/EUA

08/09/2008 às 17h53

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Se você atualizou recentemente seu pacote Microsoft Office para a versão 2008, percebeu que a suíte tem inúmeros novos recursos, mas inúmeros problemas: algumas coisas não funcionam como deveriam, e outras nem funcionam. Levantamos os principais problemas a afetar os usuários do Office 2008 para Mac, as respostas estão a seguir.

1) Por que minhas macros do Office não funcionam mais?

As macros, que permitem realizar múltiplas ações com apenas um clique do mouse, podem salvar bastante tempo. Mas o Office 2008 não é compatível com o Visual Basic for Applications utilizado pelas versões anteriores do Office para rodar macros.

Se você abrir um arquivo com macros, pode optar por remover ou manter as macros (desativadas). Se você modificar um arquivo que tem macros criadas por um colega de trabalho, não as apague – elas ainda funcionam se o arquivo for aberto em uma versão diferente do Office.

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O Office 2008 não é compatível com macros

Caso as macros sejam um fator essencial para seu trabalho, existem duas opções apenas. O Office 2008 oferece compatibilidade limitada com AppleScript e Automator, então você pode criar seus próprios scripts ou fluxos de trabalho, ou baixar algum. A outra opção? Ficar com o Office 2004 por enquanto. A Microsoft, em resposta às reclamações dos consumidores, disse que a próxima versão do Office para Mac será compatível com macros, mas esse lançamento deve ocorrer só em dois ou três anos.

2) O que é esse “Compatibility Mode” nos meus documentos do Word?
Todos os programas do Office 2008 usam novos padrões de formato para salvar os arquivos. No Word, a extensão de arquivo agora é .docx no lugar de .doc. Se você abrir um arquivo .doc no Word 2008, o programa te informa que o formato do arquivo é “compatível” com versões anteriores do Word, mas o documento não aproveita os novos recursos do Word 2008.

Se você planeja compartilhar arquivos com pessoas que não têm o Office 2008 (ou o Office 2007 para Windows), elas não irão conseguir abrir os arquivos criados em nenhum dos novos formatos. Na caixa de diálogo Save, você pode escolher o formato que quer usar, e cada programa mostra a compatibilidade com formatos antigos. Você também pode mudar o formato padrão que o Word e o PowerPoint usam para novos arquivos salvos no menu Word (ou PowerPoint) | Preferences. No Word, por exemplo, vá até Word | Preferences, clique em Salve e eescolha Word 2007-2004 Document (.doc) do menu pop-up Save Word Files As.

3) Por que tem espaço a mais entre os parágrafos nos meus documentos do Word?
Por padrão, os documentos do Word usam o estilo Normal para determinar o visual dos novos documentos. No Word 2008, esse estilo inclui um espaço de dez pontos entre os parágrafos. Embora seja melhor usa espaçamento como este do que digitar “enter” entre os parágrafos, você pode desativar isso se quiser.

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Altere o espaçamento entre parágrafos para modificar o padrão Normal do Word

Escolha Format | Style, selecione o estilo Normal na lista à esquerda, e clique em Modify. Depois, clique no menu pop-up na parte inferior à esquerda da janela, e escolha Paragraph. Na janela que aparecer, vá até a seção Spacing e modifique o campo After de 10 pt para 0 pt.

4) O Entourage parou de me deixar editar as linhas de assunto nos e-mails que eu recebo.
A Microsoft removeu o recurso do Entourage, mas parece que foi sem querer. Para restaurar, baixe o Edit Subject AppleScript do site de ajuda do Entourage.

5) Costumo deixar minhas barras de ferramentas do Excel ao lado das janelas abertas, em vez de deixá-las no topo. Por que não posso fazer mais isso?

A Microsoft decidiu por “prender” as barras de ferramentas mais comuns ao topo das janelas, talvez por vontade de deixar o programa com cara de aplicativos da Apple. Algumas barras de ferramentas ficam na barra de título por padrão, e você pode definir em View | Toolbars quais são. O submenu tem um separador: as barras acima da linha ficam fixas à barra de título, e as abaixo podem flutuar como antes.

Entretanto, com exceção à barra de ferramentas padrão, você pode dar um Control-clique em qualquer barra e remover a opção Dock Toolbar in Window para torná-la flutuante de novo.

E você pode sumir com a barra padrão, ao selecionar View | Toolbars | Standard. Se você fizer questão de uma barra flutuante, será preciso criar uma barra customizada e copiar alguns ou todos os botões da barra padrão.

Para fazer isso no Excel, PowerPoint ou Word, escolha View | Customize Toolbars and Menus (isso não funciona no Entourage). Clique em New para criar uma nova  barra. Na janela Add a Toolbar que aparece, dê um nome a ela. Você verá uma barra flutuando em sua tela com um botão apenas. Pressione o botão Option e arraste os botões da barra de ferramentas padrão para sua nova barra personalizada. (Sem pressionar Option, você irá mover os botões, pressionar Option os copia apenas). Quando terminar, clique em OK na janela Customize Toolbars and Menus e posicione sua nova barra onde quiser.

6) Posso me livrar das abas no topo do Word, Excel e PowerPoint?

Essas abas fazem parte da Elements Gallery, projetada para dar acesso mais fácil a elementos do documento, tabelas pré-formatadas, gráficos, temas e mais. Se você clicar em uma das abas, a galeria se expande para mostrar as opções. Você pode esconder a galeria ao clicar no ícone Gallery na barra de ferramentas padrão ou escolher View | Elements Gallery.

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Elements Gallery: ajuda a economizar tempo só no PowerPoint.

Embora você não precise das abas da Elements Gallery no Word e no Excel, ela ajuda a salvar tempo no PowerPoint. E, apesar disso, não é possível se livrar dela no Excel ou PowerPoint – no Word, ela some ao modificar seu modo de visualização de documento para Draft ou Outline.

7) Uso o iChat no trabalho, e costumava colar texto do Word ou PowerPoint na janela do iChat durante troca de mensagens. Agora, todo texto que eu colo aparece como uma imagem.
Esse é um problema que existiu nos primórdios do Office 2004, mas que foi corrigido. E agora voltou no Office 2008. A única solução, por enquanto, é colar seu texto no iChat usando o comando Edit | Paste and Match Style (ou usar o atalho command-option-shift-V).

8) Alguns dos meus arquivos do Office não abrem quando dou um clique duplo neles. O que está acontecendo?
Sim, o Office 2008 tem problemas para abrir arquivos antigos. A causa provável é o tipo de arquivo e os códigos de criação (versões antigas do Mac OS usavam esses códigos para rastrear qual programa usar quando um usuário dava duplo clique neles).
Se você tem esse problema, precisa usar o menu File | Open ou, se não funcionar, usar um utilitário para modificar o arquivo com falha. Um programa que faz isso é o QuickChange, que permite modificar e apagar os códigos de criação para arquivos individuais ou em lote. Se fizer isso, entretanto, adicione as extensões apropriadas aos arquivos: .doc (Word), .xls (Excel) e .ppt (PowerPoint).

Outro problema surge quando você recebe por e-mail arquivos criados em Word para Windows. Muitos usuários conseguem abrir apenas ao escolher File | Open e selecionar o arquivo. Em outros casos, é preciso abrir o arquivo, fazer uma modificação nele e salvar. Depois disso, deve dar para abrir com clique duplo no Finder.

9) É possível modificar a paleta de formatação?

Essa paleta de formatação permite acessar controles do Office que estão escondidos em outros menus. Agora, tem mais recursos ainda. No Office 2004, era possível modificar a paleta (ao selecionar Tools | Customize | Customize Formatting Palette). No Office 2008, entretanto, dá apenas para modificar algumas definições – para fazer isso, clique no botão com uma seta no topo direito da paleta.

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