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Otimize o Microsoft Office

Domine os comportamentos irritantes do pacote de aplicativos da Microsoft e trabalhe em paz com documentos, planilhas e mensagens.

12/07/2005 às 12h30

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Versão mais recente
Quer use o Office 2003, XP, 2000 ou até o bom e velho Office 97 você evitará muita frustração e confusão se tiver as versões mais recentes dos programas pelos quais pagou. Atualizações do Office raramente incluem recursos poupadores de tempo interessantes, mas muitos corrigem centenas ou milhares de bugs que podem quebrar seu sistema e deixar você grisalho antes do tempo.

Usuários do Office 2003, XP e 2000 devem correr para office.microsoft.com/officeupdate/default.aspx. A Microsoft reúne nesta página muitas notícias sobre correções diferentes que se aplicam ou não ao seu caso. Para obter a última atualização para sua versão do Office, use o link Verificar Atualizações. Clique nele, siga as instruções, baixe o Microsoft Office Update Installation Engine se necessário, selecione os updates de que precisa e clique em Iniciar Instalação. Usuários do Office 97 devem atualizar para a versão SR-2b. Para isso, precisam visitar a página da Microsoft.

Adapte a Barra de Locais
Sempre que você abre um arquivo no Office ou salva um arquivo recém-criado fica frente a frente com a Barra de Locais: a faixa de grandes ícones no lado esquerdo das caixas de diálogo Abrir e Salvar Como. Infelizmente, os ícones padrões dessa barra raramente bastam. Imagine quanto tempo você economizaria se pudesse colocar seus próprios ícones na Barra de Locais e ir rapidamente até suas pastas mais usadas. Bem, você pode, desde que  conheça o truque certo.

No Office 2003 ou XP, clique em Arquivo/Abrir e, em seguida, com o botão direito do mouse, clique na Barra de Locais e escolha a opção Ícones Pequenos. Isso garante espaço para vários ícones. Depois, vá à pasta que quer que apareça nessa barra e clique nela. No canto superior direito da caixa de diálogo, selecione  Ferramentas/Adicionar a ‘Meus Locais’. Depois que o ícone estiver na Barra de Locais, clique com o botão direito nele e escolha Mover Para Cima ou Mover para Baixo para reorganizar a lista como preferir.

Infelizmente, o Office 2000 não permite que você use ícones pequenos e nenhuma das versões do Office o deixa remover os cinco ícones padrões. Para realizar essas operações, use uma ferramenta como o WOPR Places Bar Customizer. O produto pode ser obtido em nesta página  por 14,95 dólares. Há uma versão diferente para o Office XP/2002 e outra para o 2000. Quem tem o Office 97 terá de resignar-se a procurar a pasta certa sempre que necessário. Nem o programa WOPR Places Bar Customizer resolve a parada nessa versão do pacote de aplicativos da Microsoft.

Abaixo os hiperlinks automáticos!
Você está digitando e descobre que precisa inserir um endereço de e-mail ou um endereço da web. Assim que acaba de digitar, o Office assume o comando e converte o texto em um espalhafatoso hiperlink sublinhado de azul. O link é clicável, ou seja, se você usa o Office 2000 ou 97 e clica nele sem querer, sua tela fica vazia enquanto o Office se manda para a terra do nunca e tenta recuperar algo que você não quer.

A melhor maneira de economizar tempo é dizer ao Office para esquecer os links que você digita. No 2003 ou XP, se você for rápido pode clicar no Marca Inteligente que aparece imediatamente depois que a URL ou o endereço de e-mail é convertido em um hiperlink e escolher a opção Parar de Criar Hiperlinks Automaticamente. O aplicativo vai obedecer – mas você tem de repetir a ação no Word, Excel e PowerPoint. Você também pode, em cada aplicativo de qualquer versão do Office, clicar em Ferramentas/Opções de AutoCorreção, selecionar a guia AutoFormatação ao Digitar e desmarcar a opção Internet e Caminhos de Rede por Hiperlinks.

Ícones ao seu gosto

Parece que a Microsoft escolheu determinados ícones para as barras de ferramentas do Office apenas para que seu pessoal de marketing pudesse fazer demonstrações fantásticas. Por que outro motivo a barra de ferramentas padrão do Word teria um ícone que ajusta o número de colunas do documento como em um jornal – ação que a maioria das pessoas executa uma vez a cada 10 ou 20 anos – mas omite ícones para inserir símbolos?

Você pode assumir o controle das barras de ferramentas padrões em todos os aplicativos do Office clicando em Ferramentas e selecionando as opções Personalizar/Comandos. Certifique-se de que a caixa Salvar Em diz Normal para que sua barra de ferramentas alterada apareça em documentos com esse modelo. Para acrescentar um ícone a uma barra de ferramentas, encontre aquele que deseja nas listas Categorias e Comandos. Para obter o ícone de Inserir Símbolo, por exemplo, clique em Inserir na lista Categorias e clique em Símbolo na lista Comandos. Em seguida, arraste o ícone para a barra de ferramentas desejada. Solte-o no lugar que preferir. Enquanto trabalha nesse menu, você pode remover um ícone que não quer mais em uma barra de ferramentas clicando com o botão direito nele na barra de ferramentas e escolhendo Excluir. Clique em Fechar quando terminar.

Não se preocupe se for longe demais e desorganizar uma de suas barras de ferramentas. Você conseguirá obter a antiga de volta ao clicar em Ferramentas/Personalizar/Barras de Ferramentas. Clique uma vez na barra de ferramentas que está deixando você horrorizado e clique em Redefinir para restaurá-la ao estado original.

Marcas de tabulação
Coletivamente, usuários do Word perdem milhares de horas por dia porque seus parágrafos não ficam bem alinhados, os marcadores aparecem de repente, o texto transforma-se em negrito ou sublinhado ou surge algum outro elemento estranho. Toda esta formatação fica dentro de marcas de parágrafo ocultas no documento. Sempre que você copia, move ou remove uma marca de parágrafo, o Word propaga a formatação de forma freqüentemente impenetrável. Isto é, se você não pode ver as marcas de parágrafo.

O Word tem um ícone na barra de ferramentas padrão parecido com um P invertido. Se você clica neste ícone, ele revela todas as marcas de parágrafo (e as marcas de tabulação) no documento. Infelizmente, o Word também insiste em colocar pequenos•pontos•irritantes•nos•espaços•entre•caracteres. Embora esses pontinhos ajudem a perceber espaços duplos, um erro tipográfico comum, rapidamente tornam-se um peso se tudo o que você quer é olhar para páginas de texto limpas. A maioria das pessoas clica neste ícone uma vez, respira fundo e logo o desativa.

Você pode fazer o Word mostrar as marcas de parágrafo e tabulações – e não deixá-lo enlouquecido com pontos irritantes – clicando em Ferramentas/Opções/Exibir e marcando as caixas Marcas de Parágrafo e Tabulação. Inverta o processo para desativá-las.

Detenha os menus elásticos
Se você ainda não o fez, barre os menus resumidos do Office que ocultam comando pouco usados. Para desativar este recurso, clique em Ferramentas, selecione a opção Personalizar e a guia Opções. Em seguida, no Office 2003 ou XP, marque a caixa Sempre Mostrar Menus Completos. No Office 2000, limpe a caixa marcada com Menus Mostram Primeiro Comandos Recém-usados.

Update draconiano
A Microsoft decretou que determinadas versões do Outlook vão ocultar tipos específicos de arquivos anexados a mensagens de e-mail. O decreto veio logo depois que o vírus LoveLetter surgiu e, reza a lenda, um número tão grande de funcionários da empresa deu um duplo clique em anexos “ILOVEYOU” que o vírus derrubou o poderoso sistema de e-mail interno da Microsoft.
A abordagem draconiana da companhia para resolver o problema? Não deixar que as pessoas vejam ou toquem em determinados tipos de arquivos anexados a mensagens recebidas. Obviamente, a Microsoft não bloqueia documentos do Word ou planilhas do Excel, embora ambos os tipos de arquivo também possam conter vírus. O foco está em programas e outros arquivos (.exe, .com, .vbs, .scr e .pif) que executam imediatamente se você clica neles duas vezes.
O problema do consumo de tempo manifesta-se quando alguém envia um arquivo que você está esperando e não consegue vê-lo por causa desse bloqueio. É possível contornar a dificuldade solicitando ao remetente que renomeie o arquivo (de aprogram.exe para aprogram.exe.stupidoutlook, digamos) e o envie novamente. Mas isso é um transtorno. Melhor é baixar o utilitário gratuito Attachment Options, de Ken Slovak, que obriga o Outlook a mostrar todos os arquivos anexados às suas mensagens de e-mail.

Atalhos do Office 
Em todos os aplicativos Office
Fazer a correção ortográfica <F7>
Abrir a caixa de diálogo Salvar Como <F12>
No Word
Retornar à formatação padrão do texto selecionado<Ctrl>-<Space>
Acrescentar ou remover uma entrelinha acima de parágrafos correntes ou selecionados<Ctrl>-0
Aplicar espaço simples a parágrafos correntes ou selecionados <Ctrl>-1
Aplicar espaço duplo a parágrafos correntes ou selecionados<Ctrl>-2
Ajustar parágrafos correntes ou selecionados para entrelinha 1,5 <Ctrl>-5
Alinhar à esquerda parágrafos correntes ou selecionados<Ctrl>-Q
Centralizar parágrafos correntes ou selecionados<Ctrl>-E
Alinhar à direita parágrafos correntes ou selecionados <Ctrl>-G
Justificar parágrafos correntes ou selecionados <Ctrl>-J
Inserir data<Alt>-<Shift>-D
Inserir hora <Alt>-<Shift>-T
No Excel
Recalcular todas as planilhas em pastas abertas <F9>
Copiar valor de célula acima <Ctrl>-<Shift>-, (vírgula)
Alternar entre a exibição do valor da célula e a barra de fórmulas<Ctrl>-<Shift>-´
(acento agudo)
Abrir a caixa de diálogo Format Cells <Ctrl>-1
Inserir data <Ctrl>-;
Inserir hora <Ctrl>-<Shift>-; (<Ctrl>-:)
Selecionar coluna atual <Ctrl>-<Espaço>
Selecionar linha atual <Shift>-<Espaço>

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