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Deixe o Office mais rápido

Cinco dicas ajudam a decifrar alguns mistérios do pacote de produtividade da Microsoft. Saiba como remover dados escondidos de documentos, ganhar agilidade nos atalhos de teclado e mandar e-mails mais leves.

PC World/EUA

12/07/2005 às 15h51

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1) Remova as informações escondidas:
Toda vez que você salva um arquivo no Word, Excel ou PowerPoint no Office XP ou 2003, uma bagagem de dados desnecessários vão junto com o documento - como marcas inteligentes, texto escondido, listas de todos que colaboraram com o documento e seus comentários.

Um add-in gratuito da própria Microsoft ajuda a remover esses dados. Feche todos os aplicativos do Office antes de instalar a ferramenta. Quando você iniciar o Office novamente, surgirá um novo item no menu Arquivo: Remover Dados Ocultos.

2) Outra alternativa contra informações ocultas:
Para gravar arquivos do Word sem mudanças, comentários e dados pessoais, vá ao menu Ferramentas, selecione Opções e vá à aba Segurança. Selecione as opções "Avisar antes de imprimir, salvar ou enviar um arquivo que contenha comentários ou alterações controladas" e "Remover informações pessoais das propriedades de arquivo ao salvar". Observe que a solução não remove tantos dados ocultos quanto o add-in da Microsoft.

3) Teclas de atalho sempre fáceis: T
Teclas de atalho ajudam a ganhar tempo, mas quem consegue se lembrar de todas? O próprio Word pode lhe ajudar nessa tarefa. Em todas as versões desde o Word 2000, o programa fornece acesso instantâneo na tela de todas as teclas de atalho - e não são poucas. Vá ao menu Opções, selecione Personalizar e vá ao item Barra de Ferramentas.

Selecione a opção Exibição da Tecla de Função e clique em Fechar. Agora, toda vez que segurar as teclas Alt, Shift ou Ctrl no teclado - sozinhas ou em combinação - a barra de funções localizada na parte inferior da tela vai mudar, mostrando os atalhos disponíveis para aquela tecla.

4) Células longas no Excel:
Toda vez que você digita texto longo em uma célula do Excel - como um título, por exemplo - o programa mostra uma linha longa com os caracteres. Para ver em uma nova linha, dê um Alt-Enter. Quando terminar, pressione Enter de novo para fechar a célula.

5) Arquivos mais leves no Outlook:
Em vez de mandar arquivos grandes em anexo por e-mail, por que não comprimi-los? Um modo rápido para resolver isso sem sair do Outlook é usar o BxAutoZip, um add-in gratuito que comprime anexos com um clique. O programa funciona com versões do Windows do 95 ao XP e é compatível as versões 5 e 6 do Outlook Express e com todas as versões do Outlook.

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