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Sem perder tempo com o Excel

Faça seu trabalho com planilhas render mais com 14 dicas selecionadas.

PC World

18/07/2005 às 16h28

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CORRIJA AS FÓRMULAS
Depois de muito trabalho, você termina de fazer aquele grande documento no Excel, que traz várias planilhas relacionadas. Só tem um problema: alguns dados parecem estar errados. O Excel pode solucionar o problema. É só clicar com o botão direito do mouse na barra de ferramentas do programa e selecionar Auditoria de Fórmulas. Surgirá na tela uma nova barra com vários botões que mostram como as fórmulas interagem. Selecione a célula suspeita e clique em Rastrear Dependentes e Rastrear Precedentes para verificar o fluxo de dados na planilha e descobrir a fonte do erro.

IMPRESSÃO SECRETA
Você tem um relatório importante e precisa imprimi-lo, mas gostaria que alguns dados não fossem exibidos no documento por serem sigilosos – os salários dos funcionários da companhia, por exemplo. Para evitar que uma coluna ou célula seja visualizada, basta clicar nas células de letras ou de números que servem para nomear os campos (segure a tecla Ctrl para selecionar várias) e clicar com o botão direito sobre elas. Feito isso, escolha a opção Ocultar no menu e pode enviar para a impressão. Terminou? Então é hora de exibir os dados novamente no documento. Para isso, selecione toda a planilha (clique no botão cinza vazio, formado pela intersecção entre as colunas e as linhas, localizada no canto esquerdo, no alto), pressione o botão direito do mouse sobre a numeração de linhas à esquerda da planilha e selecione Reexibir.

SÓ O GRÁFICO
Você tem tabela e gráfico na mesma página, mas quer imprimir o gráfico em separado? Clique nele e dê o comando normal de impressão. O gráfico é dimensionado para ocupar a página inteira.

TUDO EM UMA CÉLULA
Ao digitar um texto em uma célula do Excel, a longa seqüência de caracteres não cabe no espaço destinado, atropelando outras células? Para conseguir uma nova linha, pressione Alt e Enter, que o texto será adaptado automaticamente. Terminada a digitação, basta pressionar Enter novamente para fechar a célula.

DADOS PROTEGIDOS
Quer garantir que os dados inseridos em sua planilha não serão alterados? Pois é possível proteger a planilha nas versões 2002 e 2003 de tal forma que as informações enviadas por e-mail, por exemplo, serão visualizadas, mas sem a possibilidade de modificar os campos. São necessários dois passos: o primeiro na planilha e, depois, no editor de Visual Basic. No documento a ser protegido, vá até Ferramentas, Proteger e selecione Proteger Planilha. É necessário criar uma senha e confirmá-la. É hora de partir para o Visual Basic. Selecione Ferramentas/Macro/Editor do Visual Basic. Dentro dele, clique em Exibir e Project Explorer. Surge do lado esquerdo uma estrutura semelhante à do menu Explorar. Selecione o documento que será protegido. Clique em Exibir e Janela ‘Propriedades’. Localize EnableSelection e coloque o número 1. Feche o editor, volte ao Excel e salve o documento.

AGRUPAR COLUNAS
Depois de inserir vários dados na planilha, você percebe que digitou informações em colunas erradas e quer juntar dados de várias delas em apenas uma coluna? É só usar este truque. Supondo que os campos a unificar estejam entre A1:A8, B1:B6 e C1:C11, e que você queira unir todos os dados na linha A, vá até A9, digite =B1 e estenda a fórmula até A14, clicando no canto direito da célula e arrastando. Depois escreva =C1 na célula A15 e estenda até A25. Para que as fórmulas adicionadas mantenham seus resultados, é preciso selecionar (não é estender) os campos de A9 até A25, clicar em Editar e Copiar. Depois clique em Editar, Colar Especial. Surge na tela uma caixa de opções. Marque Valores e clique em OK. Agora, já é possível apagar os dados que estavam nas colunas B e C sem que eles desapareçam da coluna A.

BEM EXPLICADA
Sua planilha contém recursos complicados que exigem algumas dicas para que outras pessoas possam utilizá-la? Pois é possível, por exemplo, visualizar um documento do Word diretamente na planilha com essas explicações. Selecione Inserir, Objeto e clique em Criar Novo. Escolha o tipo de arquivo que quer inserir e pressione OK. Aí é só escrever os comentários. Se o texto já estiver pronto em um arquivo, depois de Inserir/Objeto, escolha Criar do Arquivo, vá em Procurar e escolha o arquivo que pretende inserir e OK. Outra forma de colocar suas dicas é utilizar o recurso Caixa de Texto, disponível a partir da barra de ferramentas Desenho.

DO ACCESS PARA O EXCEL
Tabelas do banco de dados do Access podem ser facilmente importadas para o Excel. Isso é útil, por exemplo, se você deseja enviar esses dados para alguém que não tem o programa de banco de dados da Microsoft. Depois de abrir o Access, execute a tabela que deseja enviar. Clique em Ferramentas, Vínculos do Office e em Analisar com o MS Excel para que os dados surjam na planilha eletrônica.

LISTAS PERSONALIZADAS
Usuários de Excel freqüentemente usam listas, tanto que o programa oferece a opção de preenchimento automático para facilitar o trabalho. Algumas listas já estão predefinidas, mas você pode acrescentar suas próprias, como as filiais da sua empresa. Abra o menu Ferramentas, selecione Opções e a guia Listas Personalizadas. Digite os itens no espaço Entradas da Lista e, quando concluir a digitação, pressione Adicionar. Se você já teve o trabalho de digitar a lista em um grupo de células, selecione-as primeiro, abra o menu Ferramentas/Opções/Listas Personalizadas e clique no botão Importar.

DE CABEÇA PARA BAIXO
O recurso é um tanto quanto inusitado, mas pode servir para chamar a atenção para uma determinada informação. Os dados de uma planilha podem ficar de cabeça para baixo com a seqüência a seguir:

1) Selecione a célula que deseja girar
2) Clique em Editar/Copiar
3) Pressione e segure a tecla de maiúscula
4) Abra o menu Editar (já pode soltar a tecla)
5) Clique em Colar Vínculo de Imagem
O resultado é uma cópia da célula selecionada, que pode ser arrastada com o mouse e girada como você desejar.

SEM CAMPOS NULOS
Para controlar as compras feitas por seus clientes mensalmente, você conta com uma planilha com nomes e valores gastos. Como exibir um relatório que oculte os nomes de quem não adquiriu mercadorias? Basta selecionar a lista de clientes, com todas as suas colunas e linhas, e clicar em Dados/Filtrar/AutoFiltro. Surgirão setas ao lado dos itens. Clique na que está localizada ao lado dos valores gastos e escolha Não Vazias. Assim, desaparecem os campos nulos e são exibidos apenas os clientes que realizaram alguma compra.

REUNIDAS PELA COR
Para quem trabalha com várias planilhas em um único documento, destacar algumas delas, que contenham as anotações mais importantes ou que estejam relacionadas ao mesmo tema, por exemplo, pode facilitar a vida. É só pressionar Ctrl enquanto clica nas planilhas e, no menu Formatar, escolher Planilha. Clique em Cor da Guia, escolha a que desejar e pressione OK.

ALGO MAIS NOS GRÁFICOS
Seguindo o lema de que uma imagem vale mais do que mil palavras, você pode substituir as manjadas barras dos gráficos do Excel por imagens que tenham conexão direta com seu conteúdo. Primeiro, produza o gráfico normalmente.
Em seguida, clique em uma das barras para abrir a janela Formatar Série de Dados. Clique na guia Padrões e pressione o botão Efeitos de Preenchimento. Em seguida, clique na guia Imagem e pressione o botão Selecionar Imagem para localizar a ilustração que vai integrar seu gráfico. Na seqüência, selecione um dos formatos: Alongar, Empilhar ou Empilhar e Dimensionar (o segundo costuma ser a melhor opção). Para fazer qualquer alteração, caso não tenha saído do seu gosto, basta posicionar o cursor sobre um das barras e dar duplo clique.

APERTE QUE CABE
A planilha é grande e, na impressão, está saindo em mais de uma página? Para não desperdiçar papel, sempre é bom usar o recurso Arquivo/Visualizar Impressão para conferir o resultado da impressão. Caso esteja ocupando mais de uma página, pressione o botão Configurar (ou vá diretamente ao menu Arquivo/Configurar Página) e altere a orientação do papel se o estouro é na largura e, no campo Dimensionar, reduza a porcentagem em relação ao tamanho normal até obter o efeito desejado. Mas se você não quer perder tempo com esse método de tentativa e erro, marque a segunda opção da área Dimensionar. Se você mantiver os números de página e altura predefinidos, a planilha será ajustada automaticamente para caber em apenas uma página.

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