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Impeça que mensagens do Outlook devorem seu disco

O Outlook registra todos os seus compromissos, contatos e anotações em um arquivo de dados .PST que está sempre aumentando. Veja como se livrar desse problema.

PC World

18/07/2005 às 16h29

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Atenção, usuários do Outlook: um glutão está devorando espaço no seu disco rígido. O Outlook registra todos os seus compromissos, contatos e anotações em um arquivo de dados .PST que está sempre aumentando.

A solução é arquivar os dados do Outlook. O recurso AutoArquivar nas versões 2000 e 2002 transfere itens velhos para um arquivo morto também de extensão PST automaticamente. Antes de habilitar o arquivamento automático, ajuste suas configurações padrões: escolha Ferramentas-Opções-Outros, clique no botão AutoArquivar e modifique as configurações ao seu gosto. Em seguida, escolha Exibir-Lista de pastas e decida quais delas deseja arquivar. Clique com o botão direito em cada uma dessas pastas, escolha Propriedades, clique na guia AutoArquivar e modifique as configurações conforme quiser. Por fim, escolha Arquivo-Arquivo morto, selecione todas as pastas de acordo com as respectivas configurações AutoArquivar e clique em OK. Isso vai iniciar o processo de gravação imediatamente, sendo importante determinar, primeiro, as configurações de pastas default globais e personalizadas individuais.

Uma sugestão de rotina é deixar seus e-mails sem arquivar de nove a 12 meses; depois arquive tudo em uma determinada data em um único arquivo com um nome fácil de lembrar. Para fazer isso, clique em Arquivo-Arquivo morto, marque a opção Arquivar esta pasta e todas as subpastas, selecione a pasta que deve ser arquivada, selecione a última data para os itens que devem ser arquivados e escolha o local de destino.

A etapa final é compactar o arquivo .PST original para recuperar o espaço usado pelos itens arquivados. No Outlook 2002, escolha Arquivo-Gerenciamento de arquivo de dados, selecione o arquivo Pastas particulares na lista de arquivos de dados, clique no botão Configurações e escolha o botão Compactar agora. No Outlook 2000, clique com o botão direito em Pastas particulares, selecione Propriedades das pastas particulares e clique em Avançado e depois em Compactar agora.

Se posteriormente você precisar ver uma mensagem arquivada, basta escolher Arquivo-Abrir-Arquivo de dados do Outlook (no Outlook 2002) ou Arquivo-Abrir-Arquivo de pastas particulares (.pst) (no Outlook 2000); depois vá ao arquivo morto que você criou e dê um duplo clique. Você poderá ver o conteúdo do arquivo como faria com qualquer outra pasta e até arrastar e soltar itens do arquivo morto de volta para Pastas particulares.

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