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Treze maneiras de organizar a caixa de entrada

Gerencie múltiplas contas, use teclas de atalho, sincronize caixas de entrada, facilite a consulta ao Gmail...

Scott Spanbauer - PCW/EUA

05/05/2006 às 10h39

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Gerencie múltiplas contas, use teclas de atalho, sincronize caixas de entrada, facilite a consulta ao Gmail...

Quer você seja um veterano usuário de e-mail ou tenha acabado de obter a primeira conta, as 13 dicas a seguir para o Microsoft Outlook 2003, o Outlook Express 6 e o Mozilla Thunderbird 1.5 vão ajudá-lo a extrair o máximo deste meio de comunicação. Várias dessas dicas também funcionam em versões mais antigas dos programas.

1. Gerencie múltiplas contas –  Se você verifica mais de meia dúzia de contas de e-mail regularmente e não gosta de abrir uma de cada vez, é o caso de recorrer a esse recurso. Felizmente, a maioria dos programas de e-mail acomoda várias contas convenientemente.
Para acrescentar uma conta no Outlook, escolha Ferramentas/Contas de Email. Na janela seguinte, marque a opção Adicionar Uma Nova Conta de Email, pressione o botão Avançar. Em seguida, escolha o tipo de servidor de entrada de e-mails (POP3 é o mais comum), clique em Avançar e digite o nome suas informações de usuário e logon e os endereços dos servidores de entrada e saída (seu provedor de internet enviou-lhe esta informação quando você se registrou para obter a conta). Clique em Avançar e Concluir.  No Outlook Express, clique em Ferramentas /Contas/Adicionar/Email, digite o endereço de e-mail, clique em Avançar, acrescente os endereços dos servidores, clique em Avançar novamente e, por fim, adicione o nome da sua conta e a senha. Clique em Avançar/Concluir/Fechar.  No Thunderbird, escolha Ferramentas/Configurar Contas/Nova Conta/Conta de Email e Avançar, digite o nome e o endereço de e-mail, clique em Avançar novamente, forneça as informações do servidor de entrada, clique em Avançar mais uma vez, depois informe o nome de usuário com o qual receberá as mensagens e, por fim, dê um nome para a conta. No final, clique em Concluir.

2. Mantenha suas caixas de entrada sincronizadas – A maioria dos programas de e-mail remove mensagens do servidor de e-mail automaticamente depois que elas são baixadas para seu computador. Isso significa que você não vê todas as mensagens antigas juntas se usa vários sistemas diferentes para checar e-mails. Para manter suas caixas de entrada razoavelmente sincronizadas, configure o programa de e-mail em cada computador que você usa para deixar mensagens no servidor, para que a próxima máquina que você usar considere as mensagens como novas e não lidas.  No Outlook, selecione Ferramentas/Contas de E-mail, marque Exibir ou Alterar Contas de E-mail Existentes e em Avançar, escolha a conta na lista Contas de E-mail e selecione Alterar. Clique em Mais Configurações, abra a guia Avançado e, em Entrega, marque a opção Deixar Uma Cópia das Mensagens no Servidor (talvez você também queira marcar Remover do Servidor Quando Excluído de “Itens excluídos”). Clique em OK/Avançar/Concluir para completar o processo.  No Outlook Express, escolha Ferramentas/Contas, selecione a conta sob a guia E-mail e clique em Propriedades/Avançado. Marque a opção Deixar Uma Cópia das Mensagens no Servidor (e, talvez, também Remover do Servidor ao Excluir de “Itens excluídos”) e clique em OK e em Aplicar.  No Thunderbird, escolha Ferramentas/Configurar Contas, selecione Servidor sob a conta que você deseja modificar, marque Manter Mensagens no Servidor (e, se você desejar, Até Exclui-las ou Retirá-las da Pasta de Entrada) e clique em OK.

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3. Trabalhe mais rápido com atalhos – Economize tempo mantendo as mãos no teclado em vez de deixá-las sobre o mouse. Para verificar mensagens novas no Outlook e no Outlook Express, pressione Ctrl e M; para fazer o mesmo no Thunderbird, pressione Ctrl, Shift e T. Nos três programas, comece uma mensagem nova pressionando Ctrl e N e mande uma mensagem apertando Ctrl e Enter. Para abrir uma mensagem, use as teclas de cursor para rolar até ela e pressione Enter. Feche uma janela de mensagem pressionando a tecla Esc.
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4. Envie uma página da web – Se você quiser compartilhar uma página da web, pode colar a URL da página no corpo de uma mensagem e instruir o destinatário a seguir o link. Entretanto, é igualmente fácil enviar a alguém a página inteira como um anexo de e-mail. Se você usa o Outlook, habilite e-mail HTML: selecione Ferramentas/Opções/Formato de Email, escolha HTML na lista Redigir Com Este Formato de Mensagem e clique em OK.   Vá até a página no Internet Explorer e selecione Arquivo/Enviar/Página por Email. Uma nova mensagem vai abrir no Outlook com a página colada no corpo da mensagem e o assunto Enviando Email: url da página. Digite o endereço do destinatário e pressione Ctrl e Enter. A página da web será exibida corretamente no Outlook, mas não em outros aplicativos de e-mail.  Para enviar uma página da web por e-mail no Outlook Express, clique em Mensagem/Nova Mensagem Usando/Página da Web. Digite a URL da página e pressione Enter. A página (ou, pelo menos, uma versão aproximada dela) será colada na mensagem. Forneça o endereço do destinatário, acrescente uma linha de assunto e pressione Ctrl e Enter.  No Thunderbird, digite Ctrl e N, escolha Arquivo/Anexar/Página da Web, digite a URL da página web e clique em OK ou pressione Enter. A página será anexada à mensagem de e-mail como um arquivo HTML.
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5. Mude o servidor de saída de e-mails – Se seu atual servidor de entrada SMTP não funciona em uma situação específica (da rede do escritório, por exemplo), troque-o por outro (obviamente, esta dica presume que você tenha múltiplas contas de e-mail).  Para mudar seu servidor SMTP no Outlook, escolha Ferramentas/Contas de Email, certifique-se de que a opção Exibir ou Alterar Contas de Email Existentes esteja marcada, clique em Avançar, selecione uma conta, clique em Alterar e digite o nome do novo servidor no campo Servidor  de Saída de Emails (SMTP). Se o servidor exigir uma senha, clique em Mais Configurações, escolha a guia Servidor de Saída, marque a opção Meu Servidor de Saída (SMTP) Requer Autenticação, escolha Fazer Logon Usando, digite o nome do usuário e a senha e clique em OK/Avançar/Concluir.  No Outlook Express, clique em Ferramentas/Contas/E-mail, escolha uma conta, selecione Propriedades/Servidores e digite o endereço do servidor no campo Emails de Saída (SMTP). Se seu servidor precisar de senha, marque Meu Servidor Requer Autenticação, clique em Configurações, digite a senha, clique em OK duas vezes e depois em Fechar.  No Thunderbird, escolha Ferramentas/Configurar Contas/Servidor de Envio/Adicionar. Digite a descrição, o nome do servidor e o nome de usuário. Clique em OK, e, na caixa de diálogo Configurar Contas, escolha Definir Como Padrão para tornar a nova entrada seu servidor padrão.

6. Ensine Gmail ao Outlook e ao OE – Embora o serviço Gmail do Google seja conhecido pela interface simples, talvez você prefira usar seu programa de e-mail atual para acessar sua conta no Gmail. Você pode acrescentá-la manualmente, conforme descrito na primeira dica, mas a ferramenta do próprio Google para o Outlook e o OE é veloz e simples. Abra sua conta no Gmail, escolha Configurações/Encaminhamento e POP e selecione uma das duas configurações: Ativar o POP Para Todos os E-mails; ou Ativar o POP Apenas Para E-mails que Chegarem a Partir de Agora (se você usa a interface em inglês do serviço, vá até Settings/Forwarding and POP/Enable POP for All Mail ou Enable POP Only for Mail That Arrives From Now On). Clique em Salvar Alteração (Save Changes). Clique aqui para baixar e rodar a ferramenta Gmail Client Configuration. Escolha qual dos dois aplicativos de e-mail (Outlook 2002 ou mais recente ou Outlook Express) você quer usar para enviar e receber mensagens do Gmail e clique em Configure. Embora esta função não prometa funcionar com o Outlook 2003, o Outlook reparou quando acrescentamos o Gmail ao OE e se ofereceu para importar suas configurações. Para configurar outros programas manualmente para enviar e receber Gmail, clique no link Intruções de Configuração (Configuration Instructions) na página de configurações Encaminhamento e POP (Forwarding and POP) do Gmail.
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7. Saiba quando você recebeu Gmail
– O problema de e-mail baseado na web é que você tem de se lembrar de procurar por ele (a menos, é claro, que acrescente sua conta do Gmail ao Outlook e ao OE conforme descrito anteriormente). O Notifier do Gmail, em beta, alerta você quando novo Gmail está aguardando. Clique aqui para fazer o download.

 8. Assine no final – Assinaturas de e-mail são textos extras acrescentados automaticamente no fim de mensagens para identificar o remetente. Às vezes, elas estorvam, mas, geralmente, uma assinatura bem-elaborada é o acabamento perfeito para uma missiva profissional, principalmente quando você está entrando em contato com alguém pela primeira vez.  Para anexar uma assinatura a uma mensagem no Outlook, escolha Inserir/Assinatura e clique em uma assinatura existente ou escolha Mais para criar uma no local. No Outlook  Express, crie a assinatura (Ferramentas/Opções/Assinaturas/Nova) e acrescente-a a uma mensagem clicando em Inserir/Assinatura.  No Thunderbird, crie a assinatura como um arquito de texto com o Bloco de Notas. Em seguida, abra o Thunderbird e escolha Ferramentas/Configurar Contas. Selecione sua conta, marque Inserir Arquivo Com Assinatura, clique em Arquivo, vá até o arquivo de assinatura criado, selecione-o e clique em OK. O Thunderbird vai inserir o texto automaticamente no fim de todas as mensagens novas.

9. Chame atenção (para o bem ou para o mal) com papel de carta – Fontes e planos de fundos enfeitados podem atravancar a mensagem, mas e-mail com formatação deste tipo sempre chama a atenção. Para acrescentar um formato atrativo ao e-mail no Outlook, escolha Ações/Nova Email Usando/Mais Papel de Carta, selecione um plano de fundo para a mensagem e clique em OK. No Outlook Express, escolha Mensagem/Nova Mensagem Usando e selecione um dos modelos de papel de carta listados. Para ver muitos outros modelos, clique em Selecionar Papel de Carta. 
Escolha o botão Criar Novo na caixa de diálogo Selecionar Papel de Carta para criar um estilo personalizado utilizando o assistente para configuração de papel de carta. O Thunderbird não tem ferramenta de papel de carta automatizada similar.
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10. Alimente o Thunderbird com RSS – A versão 1.5 do Thunderbird rastreia blogs, atualizações de notícias e outros RSS feeds. Escolha Ferramentas/Configurar Contas, clique em Nova Conta, marque a opção Conta de RSS, clique em Avançar, forneça um nome (Novidades RSS, por exemplo), clique em Avançar e, depois, em Concluir. A partir daí, você está pronto para acrescentar um feed de notícias: selecione Novidades RSS (ou o nome que tiver designado) na lista de pastas no painel esquerdo do Thunderbird, clique em Configurar Inscrições/Novo e cole um endereço de feed de notícias em uma caixa de diálogo Propriedades do RSS que aparece. Clique em OK para concluir o processo. 
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dica11 - 199x2511. Acrescente RSS ao Outlook também
– Integrar RSS e e-mail é uma idéia tão boa que a Microsoft vai adotá-la na versão Office 12 do Outlook, prevista mais para o fim do ano. Mas você não tem de esperar até lá: o Attensa for Outlook é um add-in que permite ao Outlook acompanhar o que há de mais recente em RSS. Para baixar a versão de demonstração, clique aqui. O programa custa 30 dólares por ano e inclui barras de ferramentas RSS para o Firefox e o Internet Explorer, suporta execução de podcast em iTunes e Windows Media Player e publica links para feeds RSS em blogs. Observe que muitos outros plug-ins do Outlook também acrescentam suporte a RSS ao programa.

12. Oculte a lista de correio – É prático enviar e-mail a muitas pessoas simultaneamente, mas, às vezes, você não quer que algumas delas – ou todas elas – saibam quem está recebendo a mensagem. Endereços colocados no campo Cópia Oculta são removidos antes de a mensagem chegar. A opção Cco do Outlook é oculta quando você inicia uma mensagem. Para usá-la, clique no botão Para... ou Cc...para abrir a caix de diálogos Selecionar Nomes. Selecione os nomes da sua lista de endereços para os quais vai enviar a correspondência (mantenha a tecla Ctrl pressionada para selecionar vários nomes de uma vez) e clique no botão Cco para incluir os destinatários. Ou, então, digite diretamente os endereços no campo ao lado do botão Cco. No OE, crie uma mensagem e clique em Exibir/Todos os Cabeçalhos – Cco é um dos campo que ficará disponível.  No Thunderbird, basta clicar na seta para baixo ao lado de Para: no cabeçalho do endereço da mensagem e escolher Bcc:. 

13. Filtre o Outlook em um instante – No Outlook, é fácil criar uma regra que move mensagens similares para uma pasta e informar sua chegada exibindo um aviso ou soando um alarme: clique com o botão direito do mouse em uma mensagem, escolha Criar Regra, escolha os critérios e selecione uma ação. Quando este tipo de e-mail chegar, o Outlook vai destacá-lo ou gritar, conforme o que você tiver definido. Para fazer o Outlook lembrá-lo de uma mensagem importante, clique com o botão direito nela, escolha Acompanhamento/Adicionar Lembrete e selecione data e hora no menu Data de Conclusão. 

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