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Formato condicional no Excel

Aprenda a usar esse formato para melhorar as planilhas eletrônicas e otimizar o tempo de produção

Claudio H. Sánchez - PCW/Espanha

16/05/2006 às 17h19

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Aprenda a usar esse formato para melhorar as planilhas eletrônicas e otimizar o tempo de produção

Condicional ExcelTodos os usuários do Excel já utilizaram alguma vez as opções de formatação para ajustar as características relacionadas ao aspecto de uma célula e dos dados que ela contém, como fonte, cor ou estilo de alinhamento. Essas características são fixas: se usarmos o estilo em negrito em um texto, esse texto continuará em negrito até voltarmos a entrar no menu para estabelecer outro estilo.

Em alguns casos, porém, seria mais interessante que o aspecto de uma célula se modificasse automaticamente de acordo com certas condições. Por exemplo, queremos que uma quantia seja assinalada em vermelho se superar certo valor limite, ou que a identificação de uma fatura se destaque se for mais velha do que uma data limite ou ainda que um fundo colorido assinale claramente o máximo valor de uma lista. Em outras palavras, que o formato de uma célula seja dinâmico para localizar rapidamente certos valores com uma simples olhada.

O Excel pode realizar estas mudanças automáticas com a opção de formatação condicional. A seguir, vamos ver o uso desta opção para alguns exemplos típicos e também para resolver determinados problemas especiais, tais como a identificação de dados repetidos. É muito fácil entender a opção de formatação condicional e, certamente, você conseguirá adaptar os exemplos aos problemas concretos do seu dia-a-dia.

numero 1 azulCondições simples
Vamos supor que você tenha uma lista de empregados, com os valores vendidos ao longo do mês e quer destacar, por exemplo, em vermelho, as vendas superiores a 2.000 reais. Isto é, a condição será: se o valor da célula for maior que 2000, aplicar um padrão vermelho.

Coemce selecionando o grupo de células nas quais quer aplicar o formato. Em seguida, vá ao menu Formatar/Formatação Condicional. Aparecerá um quadro com diferentes listas de rolagem, onde você terá de indicar a condição que quer associar a esse determinado formato. No primeiro campo, deixe a opção O Valor da Célula É. No segundo, abra as opções e indique Maior Do Que. No terceiro, escreva o valor escolhido: 2000.

Assim, você terá indicado a condição associada ao formato. Agora, vai indicar o formato propriamente dito. Para isso, clique no botão Formatar. Aparecerá um conjunto de guias parecido com o conjunto Formatar/Células. Na guia Padrões, selecione a cor vermelha. Clique em  OK (para o formato) e de novo em OK ( para a condição associada). A planilha mostrará, sobre um fundo vermelho, os valores maiores que 2.000 reias. Este formato é dinâmico: se mudar algum valor para mais ou menos de 2.000, mudará, conseqüentemente, seu formato de exibição. Com isso, você economiza bastante tempo.

Excel Condicional 01 tela

numero 2 azulMais de uma condição 
A opção de formatação condicional permite indicar até três condições com seus respectivos formatos associados. Vamos imaginar que você tem uma lista de faturas com suas correspondentes datas de vencimento. Neste caso, você quer destacar com dois formatos diferentes as faturas que vencem hoje e as que já estão vencidas.

Comece selecionando o conjunto de células que contenham as datas de vencimento. Como você fez anteriormente, vá até as opções Formatar/Formatação Condicional. Na primeira lista de rolagem, selecione a opção O Valor da Célula É. Na segunda, indique Igual A. Na terceira, escreva a função =HOJE(). Esta será a condição que identifica as faturas que vencem hoje. A seguir, clique em Formatar e selecione o formato escolhido para estas faturas. Por exemplo, texto em negrito. Clique em OK para voltar ao primeiro quadro.

Para indicar uma segunda condição e seu respectivo formato, clique em Adicionar. O quadro será ampliado, mostrando um segundo jogo de opções em que você indicará, respectivamente, O Valor da Célula É, Menor Do Que e =HOJE(). Efetivamente, as faturas vencidas são aquelas cuja data de vencimento são anteriores à data de hoje. Clicando em Formatar, você indicará o formato associado a esta segunda condição - por exemplo, preenchimento vermelho, na ficha Padrões, como vimos anteriomente. Clicando duas vezes em OK (uma para o formato e outra para as condições) está pronta a  planilha de cálculo que destacará as faturas como desejado.

Condicional Excel Tela 02

numero 3 azulO problema das repetições
O formato condicional pode ser usado para assinalar os valores repetidos em uma lista. Suponhamos que o conjunto de células H2:H11 de uma planilha contenha uma lista de códigos, números de RG, CPF ou qualquer outro valor que não deva ser repetido na lista e você quer que os eventuais números repetidos sejam assinalados automaticamente com o fundo vermelho.

Selecone o conjunto de células. É importante fazer a seleção de cima a baixo. Vá depois às  opções Formatar/Formatação Condicional. Na primeira lista de rolagem, indique a opção A Fórmula É. Isto deixará somente uma segunda opção no quadro. Aí, escreva a função =CONT.SE(H$2:H$11;H2)>1. Isto é, que o valor da fileira se encontre mais de uma vez em toda a lista. Esta condição é satisfeita com os valores repetidos.

Para indicar o formato que destacará as entradas rrepetidas, clique em Formatar e, na paleta de cores da guia Padrões, selecione a cor vermelha. Clique duas vezes em OK para aceitar o formato e a condição. Se houver algum número repetido na lista, aparecerá sobre o fundo vermelho.

Condicional Excel Tela 03

numero 4 azulFormatos para toda uma coluna
Suponhamos que na lista de vendedores e valores, você queira destacar o vendedor que fez as maiores vendas. Não quer destacar somente o valor, mas também toda a linha com o valor e o nome da pessoa. Selecionamos toda a lista, excluindo os títulos. Suponhamos que esta categoria seja: A2:H11, lembrando que A2 e H11 correspondem às células usadas na planilha. Vá novamente para as opções Formatar/ Formatação Condicional. Na primeira lista de rolagem, selecione a opção A Fórmula É. Na segunda, escreva a fórmula =$H2=MÁXIMO($H$2:$H$11). É preciso fixar as referências com símbolos $ para que as comparações sejam feitas corretamente.

O primeiro símbolo $ (em $H2) faz com que a condição leve em conta o valor da coluna H, embora a categoria selecionada inclua também a coluna A. Não se fixa a referência à linha para que a condição se aplique a cada vendedor com seu respectivo valor de vendas. Na função MÁXIMO fixam-se todas as referências para que todos os valores sejam comparados com o mesmo valor máximo. Em resumo, a condição pede que o valor da coluna H coincida com o máximo valor desta coluna.

Agora,  indique o formato que destacará o máximo - por exemplo, preenchimento vermelho. Clique em Formatar e, na paleta de cores da gua Padrões, clique em vermelho. Como foi feito anteriormente, clique duas vezes em OK e volte à planilha.  onde a linha correspondente ao responsável pelas maiores vendas aparecerá destacado sobre fundo vermelho. Com esta técnica, você poderá assinalar toda a linha para os valores que estejam de acordo com certa condição, em qualquer  um dos exemplos anteriores.

Excel Condicional 04 Tela

numero 5 azulEliminar um formato condicional
Os formatos condicionais podem ser eliminados da categoria onde foram aplicados. Para isso, selecione a categoria onde quer eliminar o formato. Abra o menu Formatar/Formatação Condicional e clique em Excluir.

Aparecerá um quadro com três opções correspondentes às três condições, no máximo, que você pode associar a estes formatos. Marque o número da condição cujo formato queira eliminar e clique duas vezes em OK.

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