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Tire o máximo do Excel 2003

Fique por dentro de dicas que ajudam você a obter mais do software do pacote Office

Robert Luhn - PC World (EUA)

21/09/2006 às 12h14

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Insira dados em um instante

Por que perder tempo digitando uma série de dados no Excel, se você pode colocar essas informações de uma vez só? O programa gera todos os tipos de seqüências numéricas e de texto automaticamente, podendo até descobrir seqüências personalizadas à medida que você as cria. Digite Janeiro em uma célula, por exemplo, selecione-a e pause o ponteiro do mouse sobre o quadrado preto localizado no canto inferior direito da célula. Arraste o quadrado para baixo ou para a direita para preencher automaticamente os outros meses, como Fevereiro ou Março, sem digitar nada. Ou insira outra série – digamos, 5, 10 – em células adjacentes (você precisará de pelo menos duas entradas para ver o efeito), selecione as células e arraste o ponto de preenchimento automático para fazer o Excel preencher 15, 20, 25..., até o fim de sua seleção. Se você quiser que o Excel copie a série, pressione a tecla Ctrl enquanto arrasta (a série será repetida quantas vezes você tiver espaço para ela).

Ordene dados automaticamente

Um dos meus recursos favoritos no Excel 2003 é a lista de dados, que trata um conjunto de colunas e linhas como elas seriam tratadas em uma tabela de banco de dados. O programa soma colunas automaticamente, por exemplo.  Você também pode mudar a operação de sumarização de uma coluna. Se você tiver uma tabela com colunas que contêm números de ID de clientes e linhas que registram cada um dos seus pedidos, pode criar uma lista de dados: digite um conjunto de cabeçalhos de coluna em uma planilha, selecione as células de cabeçalhos e escolha Dados, Lista, Criar Lista. Marque a caixa Minha Lista tem Cabeçalhos e clique em OK. Uma nova lista de dados aparece, com uma linha de entrada de dados. Agora, se você quiser acrescentar uma linha de sumarização na base da tabela, basta selecionar Dados, Lista, Linha Total. Se quiser mudar a operação Soma Padrão que qualquer célula na linha Total utiliza, selecione a célula, clique na seta para baixo que aparece e escolha uma operação diferente.

Amplie suas faixas nomeadas

O Excel permite que você defina nomes de faixas para que suas fórmulas sejam mais descritivas (por exemplo, você pode substituir “=SUM(C2:C25)” por “=SUM (Bonus)”).  Embora as faixas nomeadas do Excel normalmente sejam faixas de células estáticas, como “C2:C25”, você pode criar uma faixa nomeada dinâmica que se expanda à medida que você acrescenta novos dados. Para renomear uma faixa e torná-la dinâmica, anote o nome da planilha (Bônus, por exemplo) e o endereço da primeira célula de dados dela que não é um cabeçalho de coluna (como “US$CUS$2”). Clique em Inserir, Nome, Definir e coloque o nome da planilha no campo Nomes na Pasta de Trabalho. No campo Refere-se a, digite =OFFSET(Bonus!US$CUS$2,0,0, COUNTA(Bonus!  US$C:US$C)) sem espaços e pressione Enter para criar a faixa nomeada. Esta fórmula define sua faixa nomeada, conta o número de células preenchidas na coluna C (começando pela célula C2) e estende a faixa conforme este número de células.

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Nomeie datas

Se alguém lhe envia uma planilha com datas no formato dd/mm/aaaa (“23/10/2006”), você pode acrescentar os dias da semana referentes a estas datas com poucos cliques do mouse. Selecione as datas, clique nelas com o botão direito, escolha Formatar Células e, na lista Categoria, à esquerda, selecione Data. Escolha Quarta-feira, 14 março, 2001 na lista Tipo, à direita, e clique em OK. Agora os dias da semana serão combinados com suas datas correspondentes no calendário completo. Para criar uma data com um modelo personalizado, escolha Personalizado na lista Categoria e, na caixa Tipo, à direita, selecione o formato que você preferir.

Atinja metas

“Em quanto temos que reduzir os custos de mão-de-obra para que não ultrapassem 20% dos nossos gastos?”, pergunta seu chefe. Guarde a aspirina e deixe que o Excel faça o trabalho pesado com o recurso Atingir Meta. Abra a planilha em questão, selecione a célula contendo o custo da mão-de-obra e escolha Ferramentas, Atingir Meta. Digite o valor-alvo no campo Para Valor e insira o endereço da célula que você quer mudar (neste exemplo, a célula de gasto com mão-de-obra) no campo Alternando Célula.  Pressione Enter. Se existe solução, Atingir Meta exibe o resultado. Do contrário, informa que não há solução.

Excel com jeito de PowerPoint

Excel parecido com PowerPointVocê não tem que depender do PowerPoint para criar cada slide de uma apresentação. A função Exibir do Excel, menosprezada com freqüência, apresenta seus dados com muita eficácia. Se você tem uma planilha com cinco células documentando, por exemplo, despesas departamentais, selecione as células e escolha Exibir, Zoom. Na caixa de diálogo, escolha Ajustar Seleção e clique em OK. Para salvar esta exibição, selecione Exibir, Personalizar Modos de exibição, clique no botão Adicionar, dê um nome para a Exibição e pressione Enter. Para chamar de volta a exibição, escolha Exibir, Personalizar Modos de Exibição, selecione a exibição na lista e clique no botão Mostrar.

Compartilhe tabelas dinâmicas, não os dados

Empresas grandes e pequenas usam as tabelas dinâmicas (PivotTables) do Excel para gerar sumários de dados importantes.  Mas, com freqüência, elas contêm dados sigilosos e, por isso, você hesita em compartilhá-las. Uma estratégia simples é separá-las dos dados subjacentes. Para isso, clique com o botão direito do mouse na guia da planilha da PivotTable, na parte inferior da tela, e selecione Mover ou Copiar. Em Copiar Para, clique em Nova pasta e depois em OK. O Excel vai mover a planilha para uma nova pasta de trabalho. Dê à planilha um nome de arquivo diferente do original e salve-a. Agora você pode distribuir a pasta de trabalho que contém a tabela dinâmica sem expor os dados da fonte.

Oculte bem uma planilha

Alguns dados são confidenciais demais para serem compartilhados.  Por exemplo, uma pasta de trabalho pode calcular as comissões de vendas totais de um departamento em uma planilha que todo mundo está autorizado a ver, mas também pode listar a taxa de comissão de cada vendedor em outra planilha que precisa ser mantida em sigilo.  Ocultar uma planilha clicando na guia da planilha e escolhendo Formatar, Planilha, Ocultar é um truque óbvio demais. (Qualquer pessoa pode cancelar facilmente, selecionando Formatar, Planilha, Reexibir.) Para ocultar realmente uma planilha, selecione Ferramentas, Macro, Editor do Visual Basic. No painel Projeto, no canto superior esquerdo, clique no nome da planilha que você deseja ocultar.  No painel Propriedades, embaixo, escolha a propriedade Visible, clique na seta para baixo no campo à direita e selecione 2 - xlSheetVeryHidden. A planilha não aparecerá na caixa de diálogo Reexibir. Para mostrar a planilha depois, mude a propriedade para -1 – xlSheetVisible ou 0 – xlSheetHidden.

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