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Segredos do PowerPoint 2003

Aprenda a converter o rascunho do Word em arquivos PPT, deixar sua apresentação mais leve e personalizar os gráficos

Robert Luhn - PC World/EUA

25/09/2006 às 15h12

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Aprenda a converter o rascunho do Word em arquivos PPT, deixar sua apresentação mais leve e personalizar os gráficos

Arquivos pequenos
Usuários do PowerPoint logo aprendem que arquivos de apresentação podem ficar muito grandes rapidamente. Uma maneira de mantê-los pequenos é desativar o recurso Permitir Gravação Rápida (Ferramentas, Opções, guia Salvar). Outra é usar as opções do menu Inserir do Power-Point, em vez de arrastar e soltar fotos, sons e outros arquivos do Windows Explorer para um slide. Por fim, suas figuras não devem consumir mais pixels do que a tela que as projeta. Se você usa um projetor XGA, por exemplo, uma figura que ocupa um quarto de um slide não deve exceder 256 por 192 pixels, e uma imagem que ocupa um slide inteiro não deve ultrapassar 1.024 por 768 pixels.

Crie apresentações no Word
Antes de criar uma apresentação no PowerPoint, crie-a (ou, pelo menos, um esboço) no Word. O truque? Aplique estilos ao seu texto e converta o arquivo para PowerPoint usando Arquivo, Enviar Para, Microsoft Office PowerPoint.

Qualquer texto identificado no Word com Cabeçalho 1 se torna um título de slide no PowerPoint. Texto identificado com Cabeçalho 2 torna-se um marcador principal. Com o estilo Cabeçalho 3, transforma-se em marcadores de segundo nível, e assim por diante (você pode aplicar estilos no Word usando o Painel de Tarefas disponível em Formatar, Estilos e Formatação).

Observação: texto com estilo Normal não será transferido, nem tabelas, gráficos e outros objetos no documento do Word. Use Editar e Copiar e, depois, Editar, Colar Especial para mover estes itens do Word para o PowerPoint.

Segurança reforçada
Ao selecionar Ferramentas, Opções, Segurança, você impede que outras pessoas abram uma apresentação ou alterem os slides.

Se você quiser permitir que os usuários reorganizem ou excluam slides, basta abdicar das senhas e salvar seus slides como imagens (clique em Arquivo, Salvar Como e escolha PNG no menu drop-down Salvar Como Tipo).

Para acrescentar uma imagem a uma apresentação, abra-a, selecione Inserir, Imagem, Do arquivo, selecione o arquivo PNG e clique em Inserir. Ou adquira o PPTools Protect (www.rdpslides.com/pptools/) por US$30; ele faz a mesma coisa, só que com mais rapidez e facilidade.

E se sua apresentação contiver animações? Faça uma cópia do arquivo, remova todas as partes animadas, salve os slides como imagens e importe-os para uma nova apresentação. Depois, slide por slide, copie os trechos animados da apresentação original e cole nos slides na nova apresentação. Este método não protege totalmente o conteúdo do slide, mas chega muito perto.

Veja tudo de uma vez
A ferramenta Selecionar Vários Objetos do PowerPoint tem um valor inestimável quando você precisa clicar em objetos de um slide que estão ocultos por outros objetos.

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Para acrescentá-la à barra de ferramentas, selecione Ferramentas, Personalizar, Comandos, escolha Desenho no painel Categorias e arraste Selecionar Vários Objetos para uma barra de ferramentas. Clique no botão Fechar. Escolha o ícone Selecionar Vários Objetos e surgirá uma caixa de diálogo listando todos os objetos do seu slide. Marque a caixa ao lado dos objetos que deseja selecionar e clique em OK. Da próxima vez que você acrescentar objetos a uma  apresentação, planeje antes. Insira o objeto, clique duas vezes nele e digite texto descritivo na guia Web. Esta informação aparecerá quando você usar Selecionar Vários Objetos – muito útil se você está tentando se lembrar de qual objeto é.

Crie gráficos personalizados
O PowerPoint vem com diversos tipos de gráficos prontos, mas é fácil criar variações reutilizáveis que você mesmo define.

Clique duas vezes em um gráfico na apresentação e selecione Gráfico, Tipo de Gráfico, Tipos Personalizados. Clique no botão Definido pelo Usuário e depois em Adicionar. Digite um nome e uma descrição para o gráfico e clique em OK para adicioná-lo à sua lista de gráficos. Porém, gráficos definidos pelo usuário não retêm mudanças de cor feitas na paleta-padrão do PowerPoint, nem acompanham apresentações e modelos aonde quer que forem.

Se você quiser compartilhar gráficos definidos pelo usuário com colegas, encontre GRUSRGAL.GRA (em geral, em C:\DocumentsandSettings\userprofile\ApplicationData\Microsoft\Graph), mande uma cópia para seus colegas e instrua-os a substituir o arquivo GRUSRGAL.GRA deles pelo seu.

Um aviso: os gráficos definidos pelo usuário que eles criaram serão sobregravados!

Aumente e diminua
O PowerPoint oferece uma animação chamada Aumentar/Diminuir que faz exatamente isso com os objetos selecionados. Porém, ela não tem efeito retardado.

Se você quiser ampliar uma foto, colocar texto sobre ela e depois reduzir a foto, por exemplo, a função Aumentar não será ativada. O jeito é criar a animação em etapas.

Clique com o botão direito do mouse na figura que está no slide e selecione Personalizar Animação, clique no botão Adicionar Efeito no painel de tarefas à direita, selecione Ênfase, Aumentar/Diminuir e, em Tamanho, deixe a configuração-padrão de 150%.

A animação será ampliada. Agora anime o texto. Por fim, selecione a imagem novamente, clique em Ênfase, Aumentar/Diminuir, insira 66.7 em Tamanho e pressione Enter. A diminuição será feita.

Observação: para determinar até que ponto os objetos devem ser reduzidos, use a  fórmula (Porcentagem alvo/Porcentagem de aumento) x 100. Neste caso, (100/150) x 100 = 66,7%.

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