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Esqueça o velho talão de notas

Com a proposta de aperfeiçoar a fiscalização e facilitar a vida das empresas, governos implementam a NF-e. Saiba como ela funciona

Alice Sosnowski

17/10/2006 às 11h19

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Com a proposta de aperfeiçoar a fiscalização e facilitar a vida das empresas, governos implementam a NF-e. Saiba como ela funciona

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Não precisa ir muito longe no tempo para lembrar da época em que o contribuinte precisava preencher em formulário de papel colorido – verde ou azul – a declaração do Imposto de Renda. O hábito foi alterado drasticamente com a introdução do envio online da declaração pelo Receitanet, que em 2006 registrou uma adesão de 98% dos contribuintes. A mesma revolução tecnológica entre contribuinte e fisco está prestes a acontecer agora em outro setor: o de emissão notas fiscais. 

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma novidade que substituirá as tradicionais de papel. O projeto pretende facilitar a vida do contribuinte e a fiscalização dos governos sobre os impostos recolhidos. A NF-e é emitida e armazenada eletronicamente tendo sua validade garantida por uma assinatura digital.

Na prática, ela funciona assim: a indústria envia para a secretaria da Fazenda de sua jurisdição um pedido eletrônico assinado digitalmente para emissão da nota, antes mesmo da mercadoria sair da garagem. A Secretaria da Fazenda faz uma pré-validação do arquivo e devolve uma autorização de uso. Só com ela, o trânsito da mercadoria é liberado. O pedido é também transmitido para a Receita Federal, que guardará nacionalmente todas as NF-e emitidas. Apenas um papel comum em uma única via, denominado DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica), irá acompanhar o trânsito da mercadoria.

Entre os benefícios contabilizados com a implementação da NF-e estão a maior transparência no processo de compra e venda, o aperfeiçoamento do controle fiscal, a redução de erros com a operação eletrônica e, principalmente, a economia com a impressão e armazenamento das notas fiscais tradicionais, que hoje devem ser feitas em quatro vias e guardadas por cinco anos após a data de emissão.

Mas as vantagens também trazem um custo alto: a adaptação dos sistemas de gestão e controle das empresas para a nova realidade. De acordo com a Associação Brasileira de E-Business, o investimento para a adoção gira em torno de 300 mil reais. “No curto prazo, quem mais irá lucrar com a adoção da NF-e serão as empresas que emitem grandes quantidades de notas”, explica o presidente da entidade, Richard Lowenthal. Segundo ele, além do software que faz a comunicação entre contribuinte e fisco, os ERPs (sistemas de gestão) das empresas precisarão sofrer alterações para se adaptarem à NF-e. 

Para o consultor e diretor de produtos da Alliance Consultoria, João Paulo dos Reis Serra, este é o maior gargalo enfrentado pelas companhias. “A logística e os trâmites internos terão de ser completamente revistos”, explica Serra. Segundo o consultor, os ERPs existentes no mercado precisarão de uma customização para se alinhar ao novo modelo de gestão fiscal. “Antes mesmo de a mercadoria sair, a nota fiscal já terá sido emitida. E ela não permite correção”, alerta Serra. Além disso, uma tecnologia segura de comunicação entre a empresa e o Fisco terá de ser garantida pelas empresas fornecedoras destas soluções.

A Alliance foi a consultoria responsável pela implementação da NF-e na Toyota do Brasil que, com outras 18 empresas, fez parte do projeto piloto implementado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) em seis estados brasileiros (São Paulo, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Bahia, Goiás e Maranhão) em abril de 2006. A partir de setembro o projeto entra em sua fase operacional, quando as empresas participantes adotarão efetivamente o novo modelo. Até o fim do ano, outras grandes empresas entrarão no sistema em caráter voluntário. 

Além das grandes, as médias e pequenas empresas serão contempladas no projeto a partir do ano que vem, quando será disponibilizado um software gratuito para geração, validação e emissão da nota fiscal eletrônica. “A idéia é não obrigar as empresas menores a aderirem à NF-e, mas mostrar os benefícios que ela traz e assim massificar naturalmente seu uso”, explica o líder do projeto no Estado de São Paulo, Newton Oller de Mello, diretor adjunto da Diretoria Executiva de Administração Tributária da Secretaria da Fazenda do estado. Acredita-se que até 2008 a maior parte das indústrias brasileiras esteja operando no novo modelo de nota fiscal. Reflexo disso é a pesquisa realizada pela Associação Brasileira de e-business com 224 empresas de pequeno, médio e grande porte em todo o Brasil. O levantamento aponta que 80% pretendem implementar o sistema em curto e médio prazo, e 26,5% estão apenas aguardando a permissão do governo para iniciar seus projetos. A redução nos custos de impressão e economia de papel foram os principais fatores apontados pelas empresas para a adoção da NF-e.

Desconto fiscal

Além do sistema estadual, a cidade de São Paulo também já conta com seu projeto de NF-e. Baseado no plano construído pelo município de Angra dos Reis, no Rio de Janeiro, a NF-e paulistana segue os mesmos conceitos da estadual, com a diferença de que o documento – válido para prestação de serviço – é emitido e armazenado no próprio site da prefeitura.

“O projeto piloto foi realizado com cinco empresas convidadas e em junho, quando entrou em operação, já eram 500 estabelecimentos participando em caráter voluntário”, conta o secretário adjunto de Finanças, George Tormin. “O investimento para as empresas é zero, já que todo o processo é feito online”, destaca.   

A partir de agosto, a administração municipal tornou compulsória a emissão da nota fiscal eletrônica para empresas prestadoras de serviço com faturamento acima de 240 mil reais. São 35 ramos de atividades, entre escolas, faculdades e academias de ginástica. Até novembro, outros setores serão obrigados a entrar no projeto. A prefeitura espera que, até o fim de 2007, todas as 100 mil empresas registradas em São Paulo participem do novo sistema.

Para cumprir esta projeção otimista, a Secretaria de Finanças criou uma fórmula para estimular o uso da NF-e. Trata-se do benefício fiscal para quem contrata as empresas emissoras desse tipo de nota. Os clientes passam a ter uma parte do ISS (Imposto sobre Serviços) devolvido pela prefeitura na forma de crédito, que poderá ser abatido no pagamento do IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano) no ano seguinte. Para pessoa física, o crédito chega a até 30% do ISS recolhido. Para pessoa jurídica, o valor é de 10%. O abatimento gerado pode chegar a até 50% do IPTU. Para isso, o tomador de serviço precisa indicar qual imóvel terá desconto no IPTU. A prefeitura acredita que o benefício da redução na carga tributária terá um forte apelo na disseminação do serviço de NF-e na cidade de São Paulo.

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