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Escritório virtual, ganhos reais

Solução corta custos ao compartilhar a infra-estrutura de um estabelecimento; serviço oferece sercretária, internet, copiadora, motoboy...

Por Alice Sosnowski

29/11/2006 às 11h23

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Solução corta custos ao compartilhar a infra-estrutura de um estabelecimento; serviço oferece sercretária, internet, copiadora, motoboy...

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Escritorio virtualPesquisa feita pelo Sebrae nacional aponta que 49,4% das empresas fecham as portas antes de completar dois anos de atividade. Este índice passa para 56,4% até o terceiro ano, e 59,9% delas não sobrevivem além dos quatro anos. Entre as causas desta estatística nada alentadora estão o excesso de gastos com tributos e estrutura, que sufocam os recursos para o capital de giro do negócio.

Por isso, os primeiros passos do novo empresário são fundamentais para a prosperidade da companhia. Para não errar na largada, muitos empreendedores estão optando pela cautela na hora de abrir as portas. E um dos caminhos vislumbrado por eles é a utilização de escritórios virtuais, setor que nos últimos anos tem experimentado forte crescimento.

Em época de mobilidade digital, acesso à internet rápida de casa e comunicação à distância, o escritório virtual achou campo fértil para crescer graças ao auxílio da tecnologia. Afinal, dependendo da natureza do negócio, o empresário pode – e precisa – passar o dia visitando clientes ou trabalhar por mais tempo em seu home office, para livrar-se das horas perdidas no trânsito, e ainda assim possuir a infra-estrutura de um escritório-padrão por um custo mais acessível.

O conceito escritório virtual surgiu nos Estados Unidos e chegou ao Brasil na década de 1990. A idéia inicial era manter um endereço fixo, receber correspondência e anotar recados telefônicos, mas a demanda dos clientes e a necessidade de terceirizar serviços ampliou seu campo de atuação, que passou a incluir o aluguel de salas comerciais, de reunião e auditórios, além de uma estrutura de serviços que não deixa nada a desejar em relação a uma grande empresa no quesito administração.

Para o presidente da Associação Nacional de Centros de Negócios e Escritórios Virtuais (Ancnev) e proprietário da empresa Virtual Escritórios, Paulo Roberto Karnas, praticidade é a palavra-chave para quem busca esse tipo de negócio. E, apesar da demanda por espaço físico em período integral, 60% dos clientes ainda utilizam o serviço totalmente virtual. “Normalmente são profissionais liberais, consultores ou vendedores que precisam estar sempre em campo e não querem arcar com os custos das horas ociosas que um escritório- padrão exige”, explica Karnas.

O pacote básico oferecido pelos serviços de escritório virtual inclui um endereço comercial fixo e o atendimento telefônico, que repassa recados ou transfere chamadas. Mas o que mais tem agradado aos clientes são os serviços adicionais, como secretárias bilíngües, tradução, motoboy, copiadoras, internet, suporte tecnológico, assessoria jurídica e contábil, entre outros. Os custos são variáveis e dependem de quanto o cliente utiliza. “Usamos o conceito de flat comercial”, diz Otavio Ventura, dono da Your Office, empresa de escritório virtual que atua há 11 anos no mercado. “O consumidor tem acesso a uma gama de serviços, mas só paga pelo que efetivamente utiliza”, explica Ventura. E complementa: “Ele não precisa se preocupar com o funcionário que faltou ou com a manutenção do escritório. Nós cuidamos disso”, diz. Segundo o executivo, os clientes contam que ganham até 30% a mais de tempo sem essas preocupações e podem dedicar-se apenas ao seu negócio.
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Além da praticidade e economia, outro argumento levado em conta na hora de optar pelo escritório virtual é o profissionalismo. Para quem está começando e precisa trabalhar remotamente, o atendimento de uma secretária profissional dá mais credibilidade ao negócio. Foi o que convenceu a empresária Cristina Marquetti, proprietária da MCG assessoria de eventos. Por causa da grande demanda de ligações de clientes e por estar sempre na rua atendendo fornecedores, Cristina contratou os serviços da Virtual Office, com unidades em São Paulo e Alphaville. “As secretárias atendem o telefone em nome da minha empresa e eu nem preciso estar lá”, diz Cristina, que ainda utiliza salas para três reuniões por mês em um dos endereços da empresa. Pelos serviços, ela paga cerca de 450 reais mensais. “Só com uma secretária, gastaria em torno de mil reais”, justifica.

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GESTÃO VIA WEB

Os custos de um escritório virtual são bem variáveis e dependem muito da região do país onde estãode secretária e transferência telefônica sai por cerca de 280 reais em São Paulo e é o mais procurado pelas empresas. “Cerca de 80% dos nossos clientes escolhem esse tipo de serviço”, diz Mari Gradilone, diretora da Virtual Office. “Nosso diferencial está no atendimento”, completa. Para isso, as “virtualetes” (como são chamadas as atendentes) passam por treinamento a cada quinze dias e cumprem à risca o briefing pedido pelos clientes na hora de receber as chamadas telefônicas. Ser mais formal, informal, dizer o nome da empresa ao falar ao telefone são algumas solicitações dos clientes.

No caso da Virtual Office, que está há doze anos no mercado, o cliente também tem acesso ao Virtual Manager Web, um sistema de gestão em que ele pode acessar as ligações recebidas, com detalhes de hora/dia, recados anotados, agenda para marcação de salas de reunião e extrato do que utilizou no mês, assim como o custo da conta mensal. “Também temos nossas ‘Páginas Amarelas’, um cadastro dos clientes que funciona como networking virtual”, explica Mari. “O objetivo agora é transformar esse contato online em encontros reais e abrir novas possibilidades de negócios para nossos clientes”, conclui.

O software de gestão da Virtual Office foi desenvolvido há oito anos e passa por constantes atualizações e aprimoramentos. O próximo passo é oferecer um pacote por voice-mail, em que o cliente poderá resgatar seus recados por telefone ou até pela internet. O produto não tem data para ser disponibilizado no mercado. A Ancnev também oferece a seus associados um sistema de gestão para escritórios virtuais que controla mensagens e histórico de uso dos clientes. O custo da licença é de 600 reais. Com o avanço da tecnologia, as possibilidades de atendimento para o público do escritório virtual têm crescido, assim como os negócios nesta área. Segundo a Ancnev, já são 550 empresas de escritórios virtuais em todo o país (em 2000, eram cerca de 200 companhias). As já estabelecidas no mercado estão, inclusive, abrindo oportunidades de franquia. A Your Office, por exemplo, possui uma em Campinas, e a Virtual Office espera abrir em breve no Rio de Janeiro. Segundo Ventura, da Your Office, a fórmula do sucesso está na flexibilidade que os escritórios virtuais oferecem para atender à necessidade do cliente. “A cada dia recebemos vários contatos de gente interessada no negócio”, complementa Karnas, da Ancnev.

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