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Outlook: reforce sua ferramenta anti-spam

Configure o programa para ampliar a eficácia da ferramenta contra mensagens não desejadas e crie regras para organizar seu e-mail

Por Nando Rodrigues, da PC WORLD

25/04/2007 às 12h02

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Configure o programa para ampliar a eficácia da ferramenta contra mensagens não desejadas e crie regras para organizar seu e-mail

outlook_100.jpgSe existe algo capaz de tirar qualquer um do sério é aguardar aquele e-mail importante do cliente e, na sua caixa postal, ver chegar dezenas de spams. Além de irritantes, essas mensagens prejudicam o tráfego na rede e aumentam o risco de contaminação por vírus e outras pragas virtuais.

É possível ativar os recursos de regras (rules) do seu programa de e-mails para ele trabalhar a seu favor. Em conjunto com a solução anti-spam, a incidência desse problema será menor. De quebra, as regras também podem colocar a caixa postal em ordem. Este Blue Print foi escrito para quem utiliza o Microsoft Outlook 2000, mas as dicas podem ser aplicadas no Outlook Express ou ao seu programa de e-mail favorito, com alguns ajustes.

FILTRE TUDO

A maior parte do spam recebido vem de remetentes desconhecidos. Por isso, a primeira coisa a fazer é permitir que só sigam para a caixa de entrada as mensagens de quem você conhece.

Para garantir que você não irá perder nenhuma mensagem importante, crie uma pasta, por exemplo, com o nome Mensagens Suspeitas. Para isso, clique com o botão direito em Outlook Hoje – (Pastas Particulares), depois, em Nova Pasta, coloque o nome desejado e clique em OK.

Agora, para abrir o assistente de mensagens, clique em Ferramentas e depois em Assistente de Regras. Na caixa de diálogo, clique em Nova, selecione Verificar Mensagens Quando Chegar e clique em Avançar.

Na tela seguinte, clique em Avançar e responda Sim para aplicar essa regra a todas as mensagens que chegarem. Selecione Mover para Pasta Especificada e, na parte inferior da caixa de diálogo, clique em Especifi cada.

Agora, escolha a pasta que você criou (no nosso exemplo, Mensagens Suspeitas), selecione OK e depois clique em Avançar.

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Agora, é hora de garantir que as mensagens que vêm de destinatários conhecidos cheguem na Caixa de Entrada.  Selecione Exceto Se For de Pessoas ou Lista de Distribuição e clique em Pessoas ou Lista de Distribuição na Caixa de Diálogo. Adicione todos os contatos de sua lista, dê OK e depois clique em Avançar.

Na tela seguinte, dê um nome para a regra que acabou de criar, selecione Executar Esta Regra Agora em Todas as Mensagens em Pastas Particulares e Ativar Esta Regra. Depois clique em Concluir.

Dessa forma, todas as mensagens que chegarem de usuários que não estão em sua lista de contatos serão movidas automaticamente para a pasta Mensagens Suspeitas.

Mas atenção: se aguarda uma mensagem de um novo remetente, ela irá parar nesta pasta. Por isso, verifique-a regularmente, mova as mensagens reais para a Caixa de Entrada, atualize a lista de contatos e apague as mensagens que realmente não interessam.

Se ainda assim uma mensagem indesejada cair na Caixa de Entrada, clique nela com o botão direito do mouse, selecione a opção Mensagens Não Desejadas e escolha o tipo de ação a tomar.

QUE E-MAIL É ESSE?

Apesar de muitos spams virem de domínios brasileiros (somos o sétimo país produtor desse lixo eletrônico), uma quantidade enorme vem de domínios inexistentes, mas “conhecidos”, como @hotmail.ru. Para evitar que eles acabem em sua Caixa de Entrada, abra o assistente e crie uma nova regra.

Agora, selecione a opção Com Suspeita de Ser Mensagem Não Desejada ou de Remetentes de Mensagens não Desejadas, clique na opção Remetentes de Mensagens Não Desejadas, depois em Adicionar.

Digite o domínio indesejado – no exemplo, @hotmail.ru – e depois clique em OK.

Clique em Avançar, selecione Excluir e clique em Concluir.

ORGANIZE SUAS MENSAGENS++++ORGANIZE SUAS MENSAGENS

Uma caixa de e-mails cheia de mensagens só não é pior do que uma mesa atulhada de papéis... mas está quase lá. Mover as mensagens para pastas específicas ajuda a colocar ordem na casa, mas exige que se faça isso manualmente, certo? Não necessariamente.

Se é possível mover para uma determinada pasta mensagens suspeitas de serem spam, crie tantas regras (e pastas) quantas forem as categorias de mensagens a tratar. Por exemplo, é possível ter pastas para contas a pagar, contas a receber, diretoria, clientes e fornecedores, entre outras.

Ao criar regras, procure utilizar as opções disponíveis nas caixas de diálogo que permitam filtrar o conteúdo da mensagem. Pode-se optar pelo nome de um determinado remetente, por um termo específico que
sempre vem no campo de assunto ou até mesmo por uma palavra ou expressão no corpo da mensagem.

Neste exemplo, estamos selecionando mensagens que tragam no campo Assunto a expressão contas a pagar, que serão movidas para a pasta respectiva.

Para que regras como esta funcionem, é preciso que a empresa defina padrões que todos os funcionários devem usar, para evitar, por exemplo, que uma mensagem do departamento de contas a pagar traga no campo Assunto algo como “contas para pagar”.

EXECUTE E COMPARTILHE REGRAS

Uma vez criadas, as regras serão executadas da próxima vez em que o Microsoft Outlook for iniciado. Para que entrem em ação imediatamente, na tela inicial do assistente de regras, clique em Executar Agora, selecione as regras que quer executar e clique em Executar Agora.

O processo de definir e escrever as regras, para alguns, é chato e repetitivo, além de exigir atenção para evitar erros. O Microsoft Outlook permite que as regras criadas e validadas em um determinado computador possam, por exemplo, ser exportadas e importadas para outro muito facilmente.

Para isso, abra o assistente de regras e clique em Opções, Exportar Regras, coloque o nome que deseja usar, no exemplo, Regras Genéricas, clique em Salvar e depois em OK. O arquivo salvo pode ser enviado por e-mail para cada um dos destinatários, salvo no disco do PC de destino e então importado.

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