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Deixe o Outlook agendar reuniões para você

Software de e-mail da Microsoft ajuda a contornar problemas de agenda

Por Nando Rodrigues, da PC WORLD

14/06/2007 às 14h30

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Software de e-mail da Microsoft ajuda a contornar problemas de agenda

Nada mais chato do que tentar conciliar a agenda de várias pessoas até conseguir uma data e horário adequados para a realização de uma reunião no escritório.

Você pode ligar para todos os participantes e checar a agenda de cada um até conseguir resolver o problema.

Ou então colocar o Microsoft Outlook para fazer o trabalho por você.

reuniao01Com o Outlook aberto, clique em Arquivo, Novo e Solicitação de Reunião. Pode-se chegar a essa mesma tela usando um atalho, pressionando simultaneamente as teclas <CTRL><Shift> e <Q>.

Você deve, agora, fornecer ao programa as informações referentes à reunião que gostaria de agendar.

No campo Para coloque o e-mail de todos as pessoas que você deseja que estejam presentes. Informe também o Assunto e o Local.

A seguir, utilize o calendário para escolher a data e horário de início e término da reunião.

Veja que você a opção de ligar um alerta para avisá-lo (e a todos os participantes) do compromisso que está sendo agendado.

Note que você pode anexar documentos, para serem compartilhados com os participantes convidados, tornar a reunião recorrente (por exemplo, encontro semanal com a equipe de vendas)   Clique em Enviar.

reuniao02Todos os nomes relacionados vão receber uma mensagem pedindo para confirmar ou não a participação na reunião.

Em qualquer dos casos, a pessoa que está programando a reunião receberá mensagens indicando a disponibilidade dos participantes.

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