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Não deixe seus e-mails sem resposta enquanto estiver de férias

Nada mais desagradável do que deixar seus contatos esperando por uma resposta de um e-mail que você não vai ler pelos próximos 30 dias

Por Nando Rodrigues, da PC WORLD

15/06/2007 às 16h36

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Nada mais desagradável do que deixar seus contatos esperando por uma resposta de um e-mail que você não vai ler pelos próximos 30 dias

emails_ferias150Vai sair de férias ou em viagem de negócios e não terá tempo de verificar seu correio eletrônico regularmente?

Nesse caso, o melhor a fazer é programar o seu programa de correio eletrônico para avisar aos remetentes que você estará fora por um determinado período. Pode-se, inclusive, encaminhar as mensagens para que alguém resolva os problemas na sua ausência.

Com pequenas variações, as dicas abaixo podem ser aplicadas ao seu cliente de e-mail predileto.

Outlook Express
Muitas pessoas usam este software de e-mail da Microsoft pela sua facilidade de configuração. Mas ele carece de algumas tarefas automatizadas.

Deve-se criar uma regra para permitir que o Outlook Express envie avisos automáticos, informando de sua ausência, aos remetentes.

Para isso, clique em Ferramentas, Regras de mensagem e depois em E-mail.

outlook_express01Na janela que abrir, selecione – no item 1 - a opção Para todas as mensagens.  No item seguinte, marque a opção Respodê-la com mensagem. Se quiser encaminhar a mensagem para alguém, marque também a opção Encaminhá-la para pessoas.

Você terá que especificar as seleções realizadas. No item 3, clique em “pessoas” (caso tenha feito essa seleção) e forneça o endereço de e-mail de quem vai receber as mensagens que você recebeu.

outlook_express02Note que você pode selecionar pessoas do seu catálogo de endereços, se quiser. Clique em OK.

Agora será necessário escrever o texto da mensagem que os remetentes irão receber quando enviarem uma mensagem para você. Clique em “mensagem” e selecione um arquivo (em formato .txt) que contenha um texto informando de sua ausência. Clique em OK.

No item 3 dessa janela, dê um nome para a regra que está sendo criada.

Isso facilitará o processo de ativação e desativação da mesma (você poderá utilizar a mesma regra no futuro, bastando alterar o conteúdo da mensagem de resposta, por exemplo). Para finalizar, pressione o botão OK.

outlook_express03

Veja que uma nova regra foi criada. Para fazê-la começar a funcionar, clique no botão Aplicar agora e em Aplicar agora novamente. Feche o assistente e pronto.

Lembre-se de desativar essa regra quando retomar às suas atividades normais. Vá na área de regras, tire a seleção da regra que foi criada para esse fim e clique em Aplicar agora.

Microsoft Outlook
Usuários do Microsoft Outlook vão perceber que esse processo é muito simples de ser feito. Basta selecionar Ferramentas e depois Assistente de ausência temporária.

microsoft_outlook01Nesta janela, selecione a opção Estou atualmente fora do escritório. Preencha o campo imediatamente abaixo com informações sobre o seu período de ausência. Clique no botão Adicionar Regra.

Agora, selecione a opção Enviada para mim e também a opção Encaminhar (caso queira que as mensagens sejam enviadas para outra pessoa – sua secretária, por exemplo). 

microsoft_outlook02Não esqueça de fornecer o endereço de e-mail. Note que essa tela apresenta uma série de funcionalidades que você poderá aplicar. Use as que achar conveniente. Pressione o botão OK para salvar a regra.

De volta à tela inicial, clique em OK.

Ao retornar do seu período de ausência, não se esqueça de desabilitar essa funcionalidade.

Clique em Ferramentas, Assistente de ausência temporária e selecione a opção Estou atualmente no escritório. Pressione OK.

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