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Videoconferência ao alcance das pequenas empresas

Tecnologia é alternativa para fugir do caos aéreo e agilizar contatos em outras cidades

Por Camila Rodrigues, da PC WORLD

16/10/2007 às 15h40

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webconference_150Até alguns anos atrás limitada à alta diretoria de grandes corporações, a videoconferência hoje ganhou terreno nas companhias e passou também a ser utilizada por outras áreas, como marketing, recursos humanos e vendas, entre outras.

Mas é no universo das pequenas e médias empresas que o mercado de videoconferência vive a maior mudança nos últimos anos. Com a drástica redução de preços dos equipamentos, tecnologias e acesso envolvidos nesses sistemas, as organizações de menor porte passaram a compor a carteira de clientes dos fabricantes de equipamentos de videoconferência.

Uma sala para essa finalidade, que custava em torno de 150 mil reais há 15 anos, atualmente pode ser montada por valores próximos a 10 mil reais. Isso sem falar no corte de custos com passagens e estadia.

pl_tecnologia_VideoPhoneAlém do fator preço, as soluções de videoconferência são hoje mais simples de ser implementadas, algo que também favorece a sua adoção pelas companhias de menor porte. “Elas têm menos recursos e precisam da solução num prazo menor. O tempo é mais escasso para essas empresas, que lutam dia após dia para sobreviver”, avalia Pierre Rodrigues, diretor de operações e marketing da Polycom, empresa que oferece soluções para essa área.

O resultado disso é o fim daquela percepção de que a videoconferência é uma solução muito interessante, mas fora do alcance das pequenas empresas. “Nos últimos 18 meses, esse conceito mudou”, comemora Rodrigues. “O pequeno empresário que consegue comprar laptops de 3,5 mil dólares também pode comprar uma solução de videoconferência”, compara o executivo. Na Polycom, as vendas para o chamado SMB (Small and Medium Business), antes inexpressivas, agora representam entre 10% e 15% dos negócios da empresa.

tandberg_T150O caos nos aeroportos também tem incentivado a busca por soluções de videoconferência. A Tandberg, por exemplo, estima que o aumento de demanda por suas soluções foi de cerca de 30% nas últimas semanas. “Vimos algo que raramente acontecia: empresas com necessidades imediatas. Elas nos telefonam e querem saber se temos equipamentos para pronta entrega”, conta Celso Nunes, gerente geral da Tandberg no Brasil.

Já a Siemens identifi cou um aumento significativo das solicitações de propostas, embora acredite que muitas delas não serão convertidas em negócio. “No calor da confusão, aumenta o interesse”, explica Charles Sola, gerente de novas tecnologias da Siemens Enterprise Communications.

A implementação
Na hora de implantar uma solução de videoconferência, é preciso cuidar de alguns detalhes. O primeiro deles é a escolha de um link de comunicação por onde serão transmitidas imagens e voz. Embora as coisas estejam caminhando para o universo IP (baseado na internet), essa tecnologia ainda possui capilaridade suficiente, segundo observa Sola, da Siemens.

tandberg_T1000MXPIsso ainda obriga as empresas a se preocuparem com o seu link de comunicação. Ele diz que atualmente a melhor tecnologia para quem deseja manter contato com o mundo todo ainda é a ISDN (Integrated Services Digital Network) ou RDSI (Rede Digital de Serviços Integrados).

Embora seja uma tecnologia mais antiga e um pouco mais cara, que está sendo gradativamente substituída pelo IP, ela possui maior abrangência do que a tecnologia concorrente. Com a ISDN, a videoconferência funciona como um telefone normal, mas usando aparelhos mais sofisticados, capazes de transmitir e receber imagens.

A assinatura do link deve ser solicitada junto à operadora de telefonia – seu preço varia conforme a velocidade de transmissão e o número de canais contratados. De qualquer forma, o valor começa em aproximadamente 150 reais por mês, contra mais do que cinco mil que chegaram a ser cobrados há cerca de uma década. Hoje, o link com dez canais sai por algo em torno de 500 reais.

Outro passo é a escolha do equipamento que melhor se encaixa às necessidades da sua empresa. O mercado tem uma variedade imensa de terminais, com recursos – e preços – para todo tipo de negócio.

Para a pequena empresa, a sugestão de especialistas é a opção pelos modelos mais simples. “Os equipamentos de entrada têm todos os protocolos de qualidade existentes em um modelo topo de linha”, garante Sola, da Siemens. “A diferença é que os mais sofisticados oferecem imagens de altíssima resolução, por exemplo”, completa Rodrigues, da Polycom. Esses modelos menos incrementados custam entre 1,6 mil e 15 mil reais.

Se a empresa não puder comprar equipamentos para a mesa de cada um de seus profissionais, ela pode selecionar alguns funcionários-chave ou optar pelos chamados terminais de sala. São equipamentos normalmente com telas maiores, desenvolvidos para o uso em salas de reuniões, por exemplo. Nesse caso, os participantes da videoconferência se reúnem ao redor do aparelho.++++
webconference_150Se a idéia é que cada funcionário tenha o seu próprio terminal, uma opção economicamente mais interessante podem ser os softwares que transformam o desktop ou notebook em um equipamento de videoconferência.

A Polycom oferece o PVX, que, somado a uma boa webcam, dá ao micro todas as funções de um terminal de videoconferência. A companhia cobra cerca de 500 reais por terminal. O Movi, da Tandberg, tem a sua comercialização feita por licença. A empresa vende o servidor com o software instalado e o habilita para um determinado número de usuários. O valor da licença, que dá direito a 10 usuários, é de aproximadamente 17,5 mil reais.

Uma vez escolhido o modelo de terminal, resta decidir por adquirir ou não uma MCU (Unidade de Controle Multiponto). É esse equipamento que fará a ponte entre os conferencistas quando houver mais de duas localidades na linha (fato incomum quando se fala em videoconferência para pequena empresa).

polycom_V700Também existe a opção de locar equipamentos de videoconferência, uma alternativa bastante viável para o SMB, de acordo com os especialistas. Sola, da Siemens, garante que a modalidade é interessante para a pequena empresa. “A locação inclui contrato de manutenção, implementação, substituição de equipamentos”, diz ele. E, caso precise de uma MCU, o cliente pode pagar pelo serviço sob demanda.

A Estado da Arte, empresa de equipamentos de videoconferência, também trabalha com a locação de salas de videoconferência. Em São Paulo, a hora sai por R$ 450, além do valor das ligações.

Web conferência
Para a empresa que não quer – ou não pode – gastar com equipamentos maiores, bem como com sua implementação, mas mesmo assim deseja manter-se distante da confusão nos aeroportos brasileiros, uma alternativa mais econômica é a conferência via internet (apesar da qualidade inferior da transmissão).

Empresas como a BroadNeeds oferecem soluções que permitem a realização de reuniões entre pessoas em diferentes localidades. Além de custarem menos, elas dispensam implementações que mobilizem o departamento de tecnologia e demandam apenas um computador com acesso à internet – o ideal é que a conexão seja por banda larga, para assegurar a qualidade das transmissões – e uma boa webcam.

Como o software fica hospedado nos servidores do fornecedor, a empresa usuária não precisa se preocupar com aumento de link de transmissão. Essas soluções possuem recursos multidirecionais de áudio e vídeo. Ou seja, permitem que todos os participantes interajam em uma reunião virtual.

Os interlocutores, em qualquer uma das extremidades, podem pedir a palavra. Então a sua imagem passa a ser reproduzida na tela dos demais participantes, juntamente com a sua voz. Christian Pinheiro, sócio-diretor da BroadNeeds, dona do software de web conferência Push to Talk, diz que ele suporta um número indefinido de usuários simultâneos, embora a empresa recomende que não sejam incluídos mais de 50 participantes. “Essa sugestão é feita exclusivamente para garantir a organização de uma reunião virtual. Quanto mais gente, mais difícil fica de intermediar o encontro”, justifica.

A solução é comercializada de duas maneiras: como software ou como serviço. A venda do Push to Talk como serviço é a mais utilizada, de acordo com Pinheiro. O valor praticado pela BroadNeeds é de 65 reais por usuário. A empresa estabelece o número de participantes que deve utilizar a solução e paga por mês. O número de conferências mensais é ilimitado.

Já se a companhia optar pela aquisição de licença para utilizar a ferramenta, o valor pode sair até 20 vezes mais caro. Além disso, ela precisará pagar separadamente pelo suporte e por pacotes de atualização do software.

Se a qualidade da imagem não é um fator crítico, uma opção ainda mais econômica é simplesmente adotar um software de comunicação como o Skype ou MSN Messenger e uma webcam tradicional. Esses softwares são gratuitos e fazem a conexão via internet sem gastos adicionais. Mas exigem que todos os participantes tenham o programa instalado e costumam exibir vídeo com baixa velocidade de transmissão.

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