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Como usar melhor o Office 2007

Dicas para quem vai começar a usar a suíte de produtividade de Microsoft ou para quem já o utiliza, mas ainda não conhece a fundo algumas aplicações

Por Matthew MacDonald, da PC WORLD (EUA)

13/12/2007 às 10h20

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Quando a Microsoft lançou o Office 2007, há um ano, muitos usuários receberam bem as múltiplas mudanças e melhorias que a empresa introduziu. A mudança mais significativa no Office 2007 foi a introdução da ribbon ou faixa para substituir a barra de ferramentas que se localiza no topo da janela dos programas Word, Excel, Access e PowerPoint. Mas controlar essa faixa tornou-se o maior desafio para os usuários.

Porém, o novo Office também possui algumas capacidades pouco conhecidas e que são fáceis de deixar passar. As seguintes nove dicas para usar o suíte mais efetivamente se estende ao núcleo dos aplicativos do Office e funcionam em todos os sabores das ferramentas de produtividade da Microsoft. Embora esses truques não causem o mesmo impacto que a ribbon ou a interface do usuário, eles podem definitivamente ajudá-lo a melhorar a produtividade.

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Evite problemas de compatibilidade
(Funciona no Word, Excel e PowerPoint)

Embora o Office 2007 esteja em voga por quase um ano, muitos escritórios ainda precisam começar a utilizá-lo. E se você está colaborando com pessoas que acreditam apenas na versão antiga da suíte, você não estará preparado para compartilhar documentos, já que versões antigas do Office não conseguem abrir arquivos do Office 2007. Felizmente você mandar o Office 2007 salvar os arquivos no formato Office 2003.

O processo é similar em todas as aplicações do Office. Primeiro clique no logo do Office que aparece no canto superior esquerdo. No menu escolha Opções. Uma janela surgirá com opções que você pode configurar. Na lista a esquerda, selecione o grupo Salvar. Procure a opção Salvar Arquivos neste formato; é aqui onde você pode escolher pelo formato antigo do Office 2003 para sua aplicação. Clique OK para confirmar sua mudança.

Você também tem uma solução se estiver do outro lado – em outras palavras, se você tem o Windows XP ou o Office 2003 e você quer abrir um documento criado em uma aplicação Office 2007. Você pode fazer o download do Pacote Gratuito da Microsoft de Compatibilidade do Office, que dará a você a habilidade ao seu antigo Office de abrir novos formatos de arquivos.

Salve um arquivo como PDF
(Funciona em: Word, Excel, Access, PowerPoint e Visio)

A possibilidade de salvar documentos do Office 2007 em formato PDF é muito útil já que muitos usuários utilizem esse formato portátil para distribuir seus arquivos. Porém esta ferramenta precisa ser ativada para que funcione.  Você pode incluir o Salvar Como PDF em todas as suas aplicações do Office 2007 com um simples download no site da Microsoft.

Uma vez instalada a opção Salvar Como PDF, você a encontrará no menu do Office. Para testar, clique no logo do Office na janela da aplicação que estiver usando, e então escolha o comando Salvar Como, PDF ou XPS.

Desligue a barra
(Funciona em: Word, Excel, Access e PowerPoint)

A faixa ou ribbon do Office 2007, que agrupa funções em abas diferentes, está repleta de características úteis. Porém é grande e ocupa muito espaço. Felizmente você pode temporariamente desativá-la quando precisar de espaço (por exemplo, quando você precisa trabalhar em um extenso documento no Word ou em um pacote de dados do Access). Apenas dê um duplo-clique em um dos títulos das abas que aparecem no topo da barra para transforma-la em uma única linha que mostrará apenas os nomes das abas. Clique novamente duas vezes no título da aba para fazer a barra reaparecer.

Você ainda pode trabalhar com a barra enquanto a mesma está desativada. Se você der um único clique no título da aba, a barra irá aparecer rapidamente, mas tempo suficiente para que você clique em um botão, que depois irá desaparecer. Se você prefere usar comandos no teclado, você pode pressionar a tecla <ALT>, para fazer a barra surgir temporariamente, e então pressione a letra para a aba e comando que queira ativar. (Por exemplo, no Word você pode pressionar <ALT>< R> para a aba de review e então <ALT><S> para usar o dicionário.) Uma vez que tenha escolhido um comando, a barra irá desaparecer novamente. ++++

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Utilize a Mini-barra

(Funciona em: Word, Excel, Access, PowerPoint, and Outlook)

Formatar textos é uma das tarefas mais comuns em qualquer programa do Office. A barra pode gerenciar essa tarefa facilmente, mas você tem uma alternativa mais rápida: a mini-barra do Office.

Para ver a mini-barra em ação, selecione algum texto. (Este pode ser um texto no Word, uma planilha no Excel ou em um campo rich text no Access.) Quando você deslizar o mouse sobre o texto selecionado, você verá uma barra de ferramentas com ícones para mudar fonte, tamanho e cor e algumas outras opções para o texto. Fazendo a seleção por este meio, poupa esforços de navegar pela barra para procurar as mesmas opções.

Use a contagem automática do Word
(Funciona em: Word)

No Office 2003 você precisa visitar o menu para contar as palavras no arquivo. Na nova versão a contagem de palavras aparece na barra de status e se atualiza enquanto você digita. Se você seleciona uma parte do documento, a contagem irá mostrar dois tipos de informação: o número de palavras selecionadas e a contagem completa do documento.

Adicione ações rápidas
(Funciona em: Word)

Esta é uma dica que irá impressionar muitos usuários experientes do Office. Em um documento do Word, digite Sticky Quote e pressione F3. Seu texto irá desaparecer e será reposto por um Box rosa flutuante que parece um bilhete. Este estranho truque funciona porque Sticky Quote é uma das muitas ações rápidas do Word, ou o comumente usado Construir Blocos. Para a lista completa das Ações Rápidas, escolha Inserir, encontre a seção Texto, clique em Ações Rápidas e então selecione Organizar Construção de Blocos.

Você talvez encontre outras tantas úteis funções na lista de Ações Rápidas; por exemplo, em complemento para o Sticky Quote, você pode encontrar o CONFIDENTIAL 1, que adiciona marca d’água na página atual onde se lê CONFIDENTIAL em letras garrafais. Uma dica ainda melhor é criar você mesmo seu atalho.

Para isso, selecione algum conteúdo (qualquer coisa, desde uma única palavra ou múltiplos parágrafos de textos formatados e gráficos) e pressione ALT-F3. A caixa de diálogo do Criar Nova Ação Rápida irá aparecer. Aqui você pode dar um nome a sua ação e escolher se ela pode ocupar um parágrafo ou página própria (ou se pode aparecer no meio do conteúdo que você estiver digitando). Uma vez que tenha terminado de criar uma Ação Rápida, você pode inseri-la em qualquer documento do Word, digitando o nome da ação e pressionando F3.++++

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Procure por um dado específico

(Funciona em: Access)

O Access 2007 possui diversas características que o fazem ser um banco de dados ainda mais robusto do que as versões anteriores, mas uma das características mais populares é a mais secundária: um novo Box de pesquisa que se localiza ao final da janela quando você está procurando registros em uma tabela ou formulário.

Enquanto você digita na caixa de busca, o Access puxa os dados compatíveis. Se você não encontrou o que precisava, pressione Enter para pular para a próxima combinação. Sim, o Access possui uma das mais potentes ferramentas de busca, que supera todas no quesito velocidade e objetividade.

Procure rapidamente seu e-mail
(Funciona em: Outlook)

Qualquer pessoa que mande e-mail sabe que uma quantidade enorme de informações importantes se perde entre as várias pastas do Outlook. Felizmente agora você as pode encontrar rapidamente com a ferramenta de Busca Instantânea do Outlook.

Para usar essa opção apenas selecione qualquer pasta que guarda, envia ou salva e-mails. No topo está um Box de pesquisa. Enquanto você digita um termo no Box, o Outlook irá começar a procurar por compatibilidades. O Outlook procura em todas as partes da mensagem por uma combinação, incluindo o remetente e barra de endereço, título e todo o corpo da mensagem. Você pode limitar o foco da busca clicando na seta para baixo logo a direita da caixa de busca; com isso diversas caixas serão criadas, onde você pode completar com critérios específicos de busca, como remetente.

A busca instantânea do Outlook funciona somente com uma pasta de cada vez, mas você pode conduzir pesquisas mais extensas com pastas categorizadas. Para ver alguns exemplos, navegue nos grupos Pastas Pessoais/Pastas de Pesquisa na coluna de e-mail do Outlook. Dentro você verá uma pasta chamada Mensagem Grande (para procurar e-mails com anexos grandes) e outra chamada Mensagem Não-lida (para pesquisar mensagens marcadas como não lida). Estas buscas funcionam, não importa onde o e-mail está guardado.

Deixe marcas coloridas em seu e-mail
(Funciona em: Outlook)

O Outlook 2007 está equipado em categorias. Se você está trabalhando em projetos diferentes, lidando com pessoas diferentes, ou apenas um meio de passar por entre muitos e-mails, você pode usar as categorias do Outlook para dividir e dominar.

O jeito mais fácil é usar as categorias de colorir do Outlook. Apenas clique com o direito em uma mensagem de e-mail e escolha Categorizar, e categoria Cor. Por exemplo, se você escolher a categoria Vermelho, uma grande e largo quadrado vermelho irá aparecer próximo da mensagem selecionada.

Você pode usar as cores para representar o que quer que seja. Mas se você quer arquivar seu e-mail de uma forma lógica, porque não criar suas próprias categorias? Para isso, clique com o direito em uma mensagem e escolha Categorizar, Todas as Categorias. Na janela resultante Categorias de Cor, clique em Novo. Escolha um nome e cor para sua categoria. Você também pode selecionar uma tecla de atalho para incluir rapidamente os e-mails em sua nova categoria.

Matthew MacDonald é autor de Excel 2007: The Missing Manual e Access 2007: The Missing Manual, publicado por O'Reilly Media.

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