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Como não deixar que o e-mail controle sua vida

Ele revolucionou a comunicação interpessoal e também nas empresas. Mas é preciso tomar cuidado para não perder o controle

Por Vinicius Cherobino, do COMPUTERWORLD

13/12/2007 às 15h07

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O e-mail foi uma das primeiras revoluções tecnológicas da era da internet: garante a entrega de mensagens com velocidade e por um custo baixíssimo. Com o tempo, no entanto, a ferramenta passou de heroína a vilã, com diversos executivos afogados pelas centenas de e-mails recebidos e outros tantos a enviar.

A analogia do bumerangue das mensagens eletrônicas nunca foi tão verdadeira: a cada um respondido, três voltam pendentes. A questão fica mais complicada ao se analisar o impacto da
mobilidade nesta rotina. Além da existência de caixas postais com
milhares de e-mails urgentes a serem respondidos na sala de cada
executivo, elas também estão disponíveis em qualquer lugar com acesso à
internet ou à rede celular via laptops, PDAs ou smartphones. Em um mundo globalizado, um executivo pode responder e-mails o dia
inteiro e desistir de dormir, afinal é sempre horário comercial em
alguma parte do globo.

Essa história acontecia diariamente na Romariz, empresa do setor alimentício baseada em São Paulo. José Carlos Marques, gerente geral da fábrica, recebia centenas de
mensagens eletrônicas por dia e, para se organizar, usava um caderninho
que era o back-up dos horários de reuniões, com avisos importantes,
indicações de tarefas a serem cobradas dos subordinados, planilhas
desenhadas de custos, entre outras funções. Tudo escrito de próprio
punho.

“Ou era no caderno ou na minha cabeça. O Outlook servia apenas para receber e
responder e-mails”, conta o gerente. Até o Palm que ele possui estava
mais como outro aparelho a ser carregado do que um dispositivo de
produtividade.

O resultado não poderia ser outro. Mesmo com a estrutura tecnológica
disponível, Marques não conseguia dar conta da quantidade de trabalho.
Das oito horas de trabalho acordadas, o gestor conta que trabalhava no
mínimo 10 horas por dia e não raro saía da Romariz com algo urgente que
precisava ser terminado e voltava nos finais de semana.

A situação começou a mudar quando a Romariz adotou a consultoria de
produtividade de e-mail da Galileo. Na prática, o objetivo é fazer o gestor deixar de trabalhar
para o e-mail e voltar a trabalhar para a empresa. “Os executivos estão
assoberbados pela quantidade de e-mails e de reuniões. Se não souber
usar, essas ferramentas todas escravizam”, alerta José Maria Ferreira, da Galileo.

E José Carlos Marques admite: estava tendo grandes problemas com
e-mails. Quando surgiu a possibilidade do treinamento, ele não teve
dúvidas, aceitou as dicas e trabalhou para mudar. “Eles olharam meu
jeito de trabalhar e mostraram maneiras de combinar as ferramentas com
o caderno”, conta.

Dicas simples, como a organização semanal das tarefas, delegando ou
cobrando o que for necessário, e a associação das ações com o
responsável, começaram a realizar mudanças na rotina produtiva do
gerente.

Veja abaixo seis importantes dicas que vão ajudar você a organizar o dia-a-dia e sair da 'escravidão' por mensagens eletrônicas.

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Deixe o caderno de lado.
Tenha organização e
paciência para colocar as suas informações de reuniões e tarefas
eletronicamente. Apesar do trabalho (e do desânimo) inicial, a economia
de tempo no decorrer dos meses é impressionante. Além disso, o
profissional que tem mapeado o seu dia pode se organizar melhor,
hierarquizando e delegando com mais eficiência.

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Desabilite o pop-up de novas mensagens.
Além de
trazer muito pouco resultado, mantém o profissional em um estado
permanente de tensão esperando ‘o próximo incêndio que vai chegar’.
Como definiu José Maria Ferreira, sócio da Galileo: “É como se alguém
ficasse, com uma vara, sentado do seu lado lhe cutucando o dia inteiro”.

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Controle a sua vontade de checar os novos e-mails.
Depois
de acabar com o pop-up, é preciso se educar para não abrir o programa
de e-mail a cada cinco minutos. É um movimento difícil, mas garante que
o profissional trabalhe no que planejou – e não fique apenas
respondendo e-mails. Defina a quantidade permitida de visualizações e
siga a regra à risca.

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Prepare a sua futura semana durante a anterior.
Arrume
um momento da sua sexta-feira para organizar religiosamente os
compromissos da semana que vem. Por mais que parece improdutivo e
desconfortável a atitude, os 30 minutos ou a hora investidos vão se
reverter em muito mais tranqüilidade e qualidade na vida corporativa.
Além da garantia que aquela importante reunião não será esquecida.

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Laptops e PDAs são para resolver o problema, não aumentar.
A
revolução trazida pela mobilidade possibilita trabalhar em qualquer
lugar do mundo, independente do fuso horário. Da mesma maneira, gerou
executivos escravizados e que vivem para responder demandas em vários
idiomas. Replique as políticas de produtividade e organização também no
ambiente móvel para fugir desse destino.

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Abandone o perfil de ‘profissional bombeiro’
Uma
reclamação comum de profissionais, especialmente em TI, no final de
cada dia de trabalho é que “o leão morto hoje volta amanhã”. A
organização dos e-mails é o primeiro passo para abandonar o perfil de
‘profissional bombeiro’, deixando os incêndios em busca de uma atuação
mais inteligente e com espaço para inovação.

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