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Google Docs fica mais próximo do Office com edição offline
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Google Docs fica mais próximo do Office com edição offline

Para profissionais móveis, o Google Docs pode ser uma alternativa ao pacote da Microsoft, mesmo quando se está fora da internet.

Por Jamer A. Martin, da PC World/EUA

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office_x_googledocs_150O Google acaba de adicionar um recurso muito bem-vindo ao Google Docs, o conjunto de ferramentas de produtividade de escritório feito para uso na web e que combina processamento de texto, planilha eletrônica e aplicativo de apresentação.

Seu nome é Google Docs Offline e, como sugere, sua finalidade é permitir a edição dos documentos do Google sem estar conectado à internet.

Antes dele, era preciso se apoiar em soluções de terceiros, como a que sincroniza documentos do OpenOffice.org com o Google Docs. O Google Docs Offline elimina a necessidade de tais quebra-galhos. Com ele, o Google Docs torna-se uma alternativa simples e viável à suíte Microsoft Office, seja para quem viaja a trabalho com freqüência ou para qualquer um que, eventualmente, fique sem acesso à internet.

Há muitas outras vantagens de se trabalhar com o Google Docs – como, por exemplo, o backup grátis de documentos online. Eu tenho usado o Google Docs, tanto online como offline, por diversas semanas.

Em termos gerais, fiquei impressionado, embora ainda não me considere pronto para cortar os laços com o Microsoft Office de forma definitiva.

O Google Docs é, por definição, apenas um serviço em forma de software que dá a você a possibilidade de compartilhar, armazenar e criar documentos de produtividade de escritório na web. As alternativas são o Zoho, cujo aplicativo Writer ganhou o recurso de edição offline no ano passado; o Microsoft Office Live Workspace, um serviço gratuito que oferece armazenamento online e compartilhamento com outros usuários de Microsoft Office; e o recém-lançado Live Mesh, também da Microsoft.

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Pontos fortes: acesso variado e backup online grátis

As vantagens potenciais do Google Docs para profissionais em trânsito são consideráveis, especialmente para aqueles que usam vários tipos de dispositivos para acesso à web. É possível, por exemplo, acessar arquivos a partir do desktop de casa, do laptop, do iPhone e de qualquer outro eletrônico com um navegador web.

Não há necessidade de sincronizar arquivos entre os aparelhos, nem é preciso usar serviços de acesso remoto, como se os arquivos estivessem em apenas um dos computadores.

Com o Google Docs, você poderia transitar facilmente entre diferentes plataformas. Você poderia usar, digamos, o ultrafino MacBook Air nas viagens e um potente desktop Dell no escritório. E não teria que se chatear com a incompatibilidade entre arquivos, já que tudo no Google Docs é feito por um navegador web. (A incompatibilidade entre Macs e PCs, apesar de ter sido bastante reduzida nos últimos anos, ainda pode ocorrer.)

Fazer cópias de segurança para um armazenamento online, discos rígidos ou pen drives USB também não será necessário com o Google Docs. Seus documentos já estão online. Na medida em que se sentir seguro com a confiabilidade dos servidores do Google, você não terá aborrecimentos.

Quando questionado sobre o risco de perda de documentos por causa de falhas de hardware ou de qualquer outra natureza, um porta-voz do Google respondeu, via e-mail: “Nós temos múltiplas e extensas salvaguardas à disposição para proteger os dados de nossos usuários, bem como uma forte reputação de proteger os dados dos usuários. Proteger grandes volumes de dados faz parte do dia-a-dia de nosso negócio, que se apóia em uma infra-estrutura extremamente forte e confiável”. Não foram fornecidos mais detalhes.

No que diz respeito a limites, o Google Docs permite armazenar até 5 mil documentos e 5 mil imagens, o que deve ser suficiente para a ampla maioria dos usuários. Há, no entanto, algumas limitações.

Os documentos de texto não podem ser maior que 500 KB; as apresentações podem ter no máximo 10 MB; as planilhas devem ter no máximo 10 mil linhas, e por aí vai. Os detalhes sobre os limites de tamanhos de arquivos no Google Docs podem ser encontrados em sua Central de Ajuda.

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Com o Google Docs, é possível compartilhar e participar da edição de documentos facilmente. Quando você compartilha um documento no Google Docs, seus colaboradores recebem um convite seu por e-mail, com um link para o documento. Você pode permitir também que outros editem seus documentos, em tempo real.

Várias pessoas podem editar o mesmo documento simultaneamente. O Google Docs salva freqüentemente cada versão de cada colaborador, no caso de se precisar recuperar uma versão anterior. Pode-se também restringir o acesso à simples leitura.

No mínimo, o compartilhamento do Google Docs elimina a necessidade de enviar grandes apresentações por e-mail – às vezes, quando se tenta algo assim, o provedor do seu destinatário devolve a mensagem e impede sua entrega.

Trabalhando offline com o Google Docs

E eis que surge o Google Docs Offline. Para usá-lo, é preciso instalar o Google Gears, uma extensão do navegador que permite às aplicações web funcionar offline. A partir daqui, o Google Docs guardará cópias de seus documentos no disco rígido de seu computador.

Aí, quando estiver offline, bastará clicar no ícone que o Google Docs instalou no seu computador: você carregará o Google Docs no seu navegador padrão e poderá ver e alterar as versões mais recentes de seus documentos. (Até agora, o Google Docs Offline permite apenas a edição de texto; as apresentações e as planilhas ainda não são manipuladas pelo aplicativo.)

Na próxima vez que se conectar à internet, as alterações serão automaticamente enviadas e sincronizadas com os documentos online do Google Docs.

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Pontos fracos: falta controle de alterações, suporte ao Safari é pobre

Em termos de recursos, o Google Docs não chega nem perto da suíte Microsoft Office. Para alguns, essa é provavelmente uma grande vantagem. Com o passar do tempo, os aplicativos do Microsoft Office têm engordado de forma assombrosa, como a garotinha que se transformou em um enorme blueberry no filme Willy Wonka e a Fábrica de Chocolate.

Mas é preciso reconhecer que o Google Docs deve alguns recursos importantes. Por exemplo: ele não oferece controle de alterações como o Microsoft Word, nem tem um jeito fácil de examinar as mudanças feitas em um documento por outros usuários, para que se possa aceitá-las ou rejeitá-las. Para pessoas que trabalham de forma colaborativa, controlar alterações é essencial.

O Google Docs também não conta com alguns recursos que são menos importantes, mas com os quais eu me acostumei no Word. Por exemplo: embora exista um comando para contar palavras, ele funciona apenas em relação ao documento todo. Não é possível selecionar um trecho do texto para ver quantas palavras contém.

Além disso, a versão do navegador Apple Safari para Mac é apenas parcialmente compatível com o Google Docs. No Safari do Mac OS, por exemplo, não foi possível visualizar individualmente cada slide de uma apresentação de PowerPoint que tinha sido carregada no Google Docs – os slides foram mostrados como pequenos thumbnails. A mensagem que recebi do Google Docs foi: “As apresentações não são totalmente compatíveis com seu navegador. Tente atualizá-lo para a última versão, ou mude para um navegador que o aceite.”

Que fique bem claro: eu já estava usando a versão mais recente do Safari para Mac OS. E não tive nenhum problema com o Google Docs ao usar o Safari para Windows, embora tenha recebido a mesma mensagem de erro. Vale notar que os usuários de Mac podem usar o Google Docs no Firefox sem problemas.

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Você também pode usar o Google Docs no navegador Safari do iPhone e do iPod Touch, e nos navegadores do Palm OS e do BlackBerry, e em outros navegadores móveis – contudo, ainda não é possível editar seus documentos.

E, se segurança for mesmo importante, os mais precavidos podem querer distância do Google Docs. Com exceção da tela de login, o Google Docs não usa criptografia https como padrão. Se alguém conseguir sua senha do Google, ou se você deixar o Google Docs aberto e sair para dar uma volta, seus documentos estarão à mercê dos bisbilhoteiros.

Há uma alternativa. O serviço de autenticação A-OK On-Demand, da Arcot Systems, fornece uma camada de segurança adicional ao Google Apps Premier Edition. O serviço da A-OK custa US$ 1 por mês, por usuário. E, por US$ 50 por usuário, o Google Apps Premier Edition oferece 25 GB de armazenamento de e-mail (bem mais que os cerca de 6,6 GB do Gmail), além de outras amenidades.

O Google Docs salva seus arquivos com freqüência enquanto estiver trabalhando, o que é bom. Em diversas ocasiões, acabei abrindo um arquivo no qual já tinha trabalhado antes, só para descobrir que ele, de algum modo, tinha sido revertido para uma versão anterior.

Tudo indicava que minhas alterações recentes tinham sumido, o que é alarmante. Como o Google Docs salva o documento no qual você está trabalhando e cria uma versão do arquivo tal como foi salvo, um recurso – o Revision History – permite abrir facilmente a versão anterior de um documento.

Uma desvantagem é que não é possível carregar arquivos PDF, a menos que você os converta para HTML. E é preciso carregar os documentos de seus computador para o Google Docs um a um, pois não há opção para carregar uma pasta inteira. No entanto, um serviço gratuito de terceiros, o DocSyncer, carrega automaticamente arquivos de seu disco rígido. Eu experimentei o DocSyncer e gostei.

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Google Docs: para quem serve, afinal?

O Google parece disposto a agregar continuamente mais recursos ao Google Docs. Meu palpite é que, baseado na interface deliciosamente simples de sua ferramenta de busca, o Google Docs ganhará, sim, recursos ainda mais poderosos e úteis – mas não muitos.

Com os novos recursos offline, o Google Docs torna-se uma opção viável para profissionais em trânsito que eventualmente precisam trabalhar sem uma conexão à internet.

O Google Docs pode ainda significar uma boa economia de dinheiro para entidades filantrópicas, empresas recém-fundadas, trabalhadores autônomos e estudantes, que não precisam gastar com licenças do Microsoft Office e backups de documentos, entre outros custos.

Apesar de tudo, dadas as limitações atuais do Google Docs, ainda não me considero pronto para largar o Microsoft Office,. E se você é usuário pesado do Office, eu duvido que irá querer mudar também.

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