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Não basta ter conteúdo
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REVIEW

Não basta ter conteúdo

Quem já conseguiu ou não administrar documentos em papel tem agora um desafio maior: gerenciar informações disponíveis em mídias digitais.

Denise Goya

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Há cerca de 10 anos, a tecnologia da moda era o gerenciamento eletrônico de documentos - também conhecido por GED ou EDMS (Electronic Document Management System). A proposta, na época, era permitir que as empresas alcançassem grande produtividade - e conseqüente competitividade de mercado - colocando toda espécie de documento em papel em meios digitais. O GED não só viria a eliminar o acúmulo de impressos na rotina da empresa como também permitiria que as informações fossem acessadas e tratadas mais rapidamente.

Esse conceito de gerenciamento eletrônico de documentos se mantém ainda hoje, porém de lá para cá, novos desafios surgiram. Com a invasão da Internet nos negócios e no dia-a-dia das empresas, a sigla GED se viu rodeada por outros acrônimos, como B2B e CRM. A adaptação do GED a tecnologias mais recentes foi inevitável e, hoje, é possível encontrar três classes de soluções: o gerenciamento eletrônico convencional, o GED em transição para a Internet e as soluções que são puramente voltadas ao mundo Web. Explicaremos, aqui, em que estágio estão os sistemas de gerenciamento dessas duas últimas classes.

As soluções que podemos classificar como as que estão em transição para a Internet utilizam-se de tecnologias já consagradas em sistemas como workflow (fluxo de trabalho), conversão digital de documentos, indexação, gerenciamento, entre outras, tornando-as todas disponíveis para acesso via Web. Das dezenas de programas de GED que são comercializados no Brasil, mais de 20 já oferecem interface para navegadores padrão da Web (ver tabela Soluções de gerenciamento de documentos com interface para Web). Alguns dos pacotes simplesmente são executados em um servidor Web, onde textos são traduzidos para HTML e as imagens TIFF são convertidas para GIF, para preservar os aplicativos antigos. Outras já foram transcritas para o ambiente Web e utilizam rotinas Java, componentes JDBC para acesso a bases de dados e objetos DCOM ou CORBA para outras funcionalidades.

A terceira classe de soluções voltadas ao mundo Web envolve o conceito de gerenciamento de conteúdo, ainda pouco explorado pelos fornecedores de sistemas e também raramente procurado pelos gerentes de tecnologia.

A necessidade do gerenciamento de conteúdo surgiu com a explosão da Internet. Enquanto, há uma década, o problema maior era gerenciar a quantidade de informações dispersas em papéis, hoje, as empresas que aderiram às formas de negociações eletrônicas se vêem em dificuldades de controlar dados que estão dispersos em mídia digital: e-mails, documentos em Word e Excel, bancos de dados diversos, sites da Web e por aí afora.

Pesquisa do META Group indica que mais de 85% das informações residem em fontes não estruturadas (fora de bancos de dados) e que o volume de dados corporativos dobra a cada período de seis a oito meses.

Gerenciamento do conteúdo

O gerenciamento de qualquer tipo de informação foi denominado, recentemente, de gerenciamento do conteúdo (ou content management - CM). O termo conteúdo surgiu para designar principalmente as informações contidas em sites Web. Mas, no contexto do gerenciamento do conteúdo, essa denominação tem um significado bem mais abrangente, incluindo toda informação contida em arquivo ou documento, seja ela texto, planilha, vídeo, áudio, imagens, páginas da Web, e-mails ou qualquer item já estruturado em uma base de dados.

Esse gerenciamento do conteúdo já se faz urgente, mas poucos ainda se deram conta disso. A grande maioria das informações nas corporações está desorganizada. Para um processo de negociação numa empresa, por exemplo, há vários documentos envolvidos, como relatórios e artigos para tomada de decisões, troca de e-mails entre as partes envolvidas e a equipe de trabalho, contratos assinados e outros tipos de documentos. Atualmente, cada um desses elementos é compartilhado com a ajuda do correio eletrônico ou com serviços de diretório ou acesso em rede, porém seria muito mais eficiente se todos os dados estivessem em um repositório único, no qual cada usuário pudesse buscar aquilo que necessita para seu trabalho.

Uma solução de gerenciamento do conteúdo permite a administração dos dispositivos de armazenamento e o controle sobre arquivamento, localização e atualização de documentos, sejam eles estruturados ou não. O controle do conteúdo deve abranger todas as tecnologias já existentes no mundo corporativo, como bancos de dados relacionais ou orientados a objetos, workflow, armazenamento de dados e gerenciamento de mídias, pesquisa e recuperação de informações, segurança, em outras palavras, o próprio GED, mais as tecnologias relacionadas à Internet, com a missão de integrar diferentes ambientes e processos.

XML, eXtensible Markup Language, é mais que uma simples linguagem e se tornou padrão em aplicações Web que precisam trocar dados em ambientes e sistemas distintos. Para gerenciar conteúdo, o XML se vale da definição de tipos de dados e de campos padronizados, que viabilizam a troca direta de dados e metadados entre aplicativos.

Soluções disponíveis


IBM Content Manager une gerenciamento eletrônico de documentos em interface Web com administração de conteúdo.


A IBM já comercializa no Brasil sua solução de gerenciamento de conteúdo, chamada IBM Content Manager, disponível para as plataformas Windows, Unix e OS/400.

O IBM Content Manager oferece uma interface de programação para o desenvolvimento de aplicações de gerenciamento, capazes de captar a informação e compartilhá-la entre fornecedores, clientes, parceiros e funcionários da empresa. Ele pode efetuar pesquisas abrangendo os diversos tipos de conteúdo, além de bases de dados Oracle e DB2. A entrega da informação ao usuário acontece de forma transparente e homogênea, independente da origem ou formato do arquivo.

Baseado na arquitetura cliente/servidor, o IBM Content Manager Server é responsável por prover acesso aos dados, conforme os níveis de segurança de cada usuário ou grupo, gerenciar o armazenamento e fazer a integração com todas as aplicações implantadas na empresa. Do lado do cliente, o usuário pode navegar pelas bases usando um navegador Web e visualizar as informações por meio de um aplicativo Java ou utilizando uma máquina thin client.

O Content Manager trabalha com HTML, para tratar conteúdo Web, e XML, para trocar dados e documentos das várias aplicações envolvidas. A inclusão de documentos no repositório funciona de forma análoga ao que acontece com os aplicativos de GED. Sites e páginas da Internet são tratados como outros documentos quaisquer.

A IBM também desenvolveu outro programa que é complementar ao Content Manager e faz um gerenciamento completo de sites. Com o IBM Enterprise Information Portal ou EIP, o Content Manager torna-se uma central unificada de acesso e integração para os dados e o portal corporativos. Isso se dá com a centralização de todas as ferramentas de busca numa mesma interface. O EIP acrescenta uma série de APIs, componentes Java e ActiveX, além de APIs para C++ para desenvolver as aplicações que integram o gerenciamento de conteúdo de sites com o IBM Content Manager.

Em resumo, com uma plataforma aberta, o sistema da IBM prevê a criação de aplicações que podem tanto agregar conteúdo externo da Web à base de conhecimento da corporação, quanto controlar internamente todos os dados empresariais e publicá-los na intranet ou em um portal Web.

Já a solução da Xerox para gerenciamento de conteúdo Web baseia-se em programas menos abertos, mas que oferecem interface mais simples, tanto para consulta quanto para criação de aplicativos. Um dos principais componentes do Web Content Management da Xerox é o Documentum, um software de GED compatível com formatos multimídia e HTML e que cuida de todos processos do gerenciamento, desde a captura dos documentos até a formatação, a edição e a distribuição aos usuários.

Os serviços de bibliotecas disponíveis no Documentum são do tipo check-in e check-out, ou seja, usuários retiram ou guardam documentos para consulta, edição ou revisões, numa estrutura de armários, pastas e sub-pastas. O sistema mantém um histórico de versões de cada documento e, por meio da função de workflow, a empresa pode acompanhar e controlar processos.

No contexto de um portal Web, o Documentum cuida do armazenamento e da organização de todos os arquivos do site, além de controlar o fluxo de cada componente (texto, imagem, tabela, animação, áudio, página HTML, etc) desde sua criação, revisão e aprovação até a publicação na Web. Numa equipe de criação de conteúdo para um site, o autor poderia transmitir seu texto para um revisor, enquanto um designer planeja ilustrações para a matéria. Aprovados o texto e ilustrações finais, a página editorada poderia ser encaminhada para um editor, para então ser liberada para publicação no site.

No Documentum, o fluxo pelo qual deve passar cada objeto é desenhado por um profissional habilitado; uma vez implantado o fluxo, todo o gerenciamento dos arquivos envolvidos é feito de modo automatizado.

O Documentum é baseado em uma estrutura de servidores distribuídos, o que possibilita o acesso ao documento a partir de diferentes sites. Há sete níveis de permissão de acesso, para limitar o que cada usuário ou grupo pode fazer no site ou nos servidores do Documentum.

De acordo com análises divulgadas pela Xerox, o Web Content Management resolve problemas de demora na publicação de conteúdo na Web, elimina ou reduz drasticamente a publicação de informações incorretas e permite a reutilização de um mesmo conteúdo em outros sites da mesma empresa ou negócio.

Para colocar o conteúdo de sites externos no repositório corporativo, o usuário pode aproveitar os recursos de GED do Documentum, para cadastrar arquivos HTML e compartilhá-los entre interessados.

A administração do conteúdo é um componente do gerenciamento do conhecimento (knowledge management), que tem por objetivo obter, gerenciar e compartilhar a experiência de cada pessoa. Enquanto o controle de documentos e de conteúdo é baseado em informações explícitas, que podem ser registradas fisicamente, a administração do conhecimento inclui também que está na mente das pessoas (conhecimento tácito). Empresas que conquistarem soluções que levam o conhecimento individual a uma base organizacional, compartilhada e administrável, estarão grande vantagem competitiva frente ao mercado.

O que está por vir

A Microsoft, com a estratégia .NET centrada na Web, está redirecionando seus produtos para que usuários possam trabalhar de forma colaborativa. Num futuro próximo, a desenvolvedora estará oferecendo sistemas com funções equivalentes aos da IBM e da Xerox para gerenciamento de conteúdo. Atualmente, parceiros de desenvolvimento de soluções baseadas na plataforma Microsoft estão trabalhando na criação de aplicações de GED, workflow e gerenciamento de conteúdo de sites, com base na nova linha Exchange 2000.

Com o lançamento do Exchange 2000, a Microsoft colocou à disposição dos desenvolvedores um ambiente de programação centrado na comunicação entre usuários. Ainda não há disponível uma aplicação genérica de gerenciamento de documentos, como é, por exemplo, o Domino.Doc, da Lotus. Mas empresas como eSelf (www.eself.com.br) e InfoServer (www.infoserver.com.br) implementaram soluções particulares que dão idéia do tipo de sistema de administração de conteúdo e workflow que pode ser montado a partir do Exchange 2000.

Paralelamente ao lançamento mundial do Exchange 2000, a Microsoft liberou o segundo beta que demonstra a tecnologia de codinome Tahoe, com previsão de ser colocada no mercado ainda no primeiro semestre do próximo ano. O Tahoe fornecerá uma interface unificada para acesso a toda espécie de conteúdo, que poderá ser compartilhado e reutilizado dentro de uma corporação ou fora dela, no contexto de uma extranet.

Resumidamente, o Tahoe reunirá características de pesquisa de dados em toda a empresa, gerenciamento de documentos e ferramentas de colaboração. A vantagem do Tahoe será sua completa integração com o Microsoft Office que, agregada com os recursos avançados de busca, possibilitará rápido acesso a dados, independente de sua origem, formato ou armazenamento.

Informações sobre outras empresas e software para gerenciamento eletrônico de documentos, de conteúdo e do conhecimento podem ser obtidas por meio do Cenadem (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação, (www.cenadem.com.br).

Soluções de gerenciamento de documentos
com interface para Web
Representante
Produto
Fabricante
img
doc
cold
flow
Castmeta,
www.castmeta.com.br
On Base
Hyland
x
x
x
x
Computec,
www.computec.com.br
Floware
Plexus/Banctec
x
  
x
CPM,
www.cpm.com.br
Panagon IDM Document Services
FileNET
x
x
 
x
IBM,
www.ibm.com.br
Enterprise Information Portal
IBM
x
x
x
x
Impacto,
www.impacto.
tecnologias.com.br
Doc Spider
Impacto
x
x
 
x
LAB 245,
www.lab245.com.br
Folder 245
LAB 245
   
x
Grafiki245
LAB 245
   
x
MGS,
www.mgsii.com.br
DocuWare Internet Server Module
Docunet AG
x
x
x
 
Microservice,
www.microservice.com.br
Alchemy Web Server
IMR
x
x
x
x
DocuWare
Docunet
x
  
x
NovaSoft,
www.novasoft.com.br
Novation
Cimage NovaSoft
x
  
x
OR Service,
orsp@orservice.com.br
Panagon IDM Document Services
FileNET
x
x
x
x
Politec,
www.politec.com.br
EMedia
Optika
x
x
x
x
Polo Software,
www.polo.com.br
GlobalDoc
Polo Software
 
x
 
x
Sisgraph,
www.sisgraph.com.br
AIM
Intergraph
x
x
 
x
Unisys Brasil,
www.unisys.com.br
InfoImage Folder 4.0
Unisys Corporation
x
x
 
x
Xerox,
www.xerox.com.br
Coinserv
INSCI
x
x
x
x
Documentum
Documentum
x
x
x
x
Docupact
Intertech
x
x
x
x
Docushare
Xerox
x
x
x
x
EMedia
Optika
x
x
x
x
Inconcert
Inconcert
x
x
x
x
img: document imaging
doc: gerenciamento de documentos
cold: gravação em mídias ópticas
flow: workflow

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