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Saiba como enviar automaticamente sua agenda com o Automator

Dicas simples para o programa da Apple facilitam a organização e compartilhamento do fluxo de trabalho semanal por e-mail

Macworld / EUA

05/09/2011 às 12h30

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Se você tem uma vida cheia de compromissos, pode ser difícil para as outras pessoas te acharem. Claro, você pode postar sua agenda online ou anotá-la em um quadro no trabalho, mas algumas vezes é interessante apresentar a quem quiser saber seus compromissos com uma única mensagem de e-mail que traz detalhes da sua próxima semana.

O mesmo vale se você precisa manter os outros informados de reuniões de um departamento ou tarefas do tipo. Com o aplicativo Automator, da Apple, você pode criar e distribuir de modo fácil uma mensagem desse tipo. Veja abaixo como fazer.

Coloque suas tarefas no lugar
Abra o Automator (em Applications ou Aplicativos) e na tabela que surgir selecione o iCal Alarm. Clique em Choose (Selecionar). Escolha a categoria Calendar (Calendário) na coluna esquerda da janela. Primeiro arraste a opção Find iCal Items (Encontre Itens do iCal) para espaço de trabalho. Selecione a opção Calendário no menu pop-up Find (Buscar).

O nome da ação irá mudar quando você fizer isso. Configure a ação para dizer: “Find Calendars Where Title Contains nameofcalendar” (Encontre Calendários Em que o Título Contenha onomedocalendário) – sendo que “nameofcalendar” é o calendário a partir do qual você quer enviar por e-mail os detalhes da sua agenda).

Por exemplo, você digitar Home (Casa) ou Work (Trabalho). Em seguida vá para a opção Filter iCal Items (Filtrar Itens do iCal) – os “Itens” viram “Eventos” quando você adiciona a ação). Configure a ação para aparecer “Filter Events Where Date Starting is This Week” (Filtre Eventos em que as datas de início são nesta semana).

Finalmente, vá até Event Summary (Sumário de Eventos). Você não precisa mudar nada sobre essa ação.

Agora selecione a categoria do Mail (mensagem) na coluna esquerda do Automator e adicione estas quarta e quinta ação – New Mail Message (Nova Mensagem de E-mail) e Send Outgoing Messages (Enviar Mensagens de Saída).

Para a primeira ação, digite os endereços de e-mail das pessoas com quem você quer compartilhar sua agenda. Coloque algo como Meu Calendário no campo de assunto, e digite algum texto descritivo parecido no campo da mensagem. Veja abaixo como o fluxo de trabalho completo deve ser:

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Ajuste hora e data

Salve seu fluxo de trabalho e terá que digitar um nome para ele. Escreva o que achar melhor e clique em salvar. O iCal então será aberto e um novo evento iCal aparecerá. Selecione esse evento e aperte Command+E para editá-lo. Configure o evento para que ele seja repetido semanalmente. Agora, mova-o para segunda-feira e ajuste um alarme para, digamos, 7h00.

Quando esse alarme “tocar”, isso é o que vai acontecer: o fluxo de trabalho será aberto e mostrar o calendário especifico para todos os eventos que você tiver agendado para a semana. Ele vai então "sumarizar" esses eventos, abrir o programa Mail (da Apple), colocar esse sumário no corpo da mensagem, e enviar a mensagem para os destinatários pré-configurados.

Essas pessoas que receberam a mensagem irão, como prometido, ver um resumo de cada evento, incluindo nome, status, data, horário, local, URL e anotações. Você não pode personalizar esse sumário.

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 É assim que o sumário do seu calendário ficará depois de fazer as mudanças necessárias

Resolvendo problemas
Note que há um bug no Automator no sistema Lion que pode fazer com que um fluxo de trabalho iCal Alarm mude espontaneamente para um fluxo de trabalho normal. Quando isso acontecer, vá até File, Duplicate (Arquivo, Duplicar) e na cópia do fluxo de trabalho que aparecer, escolha iCal Alarm, aperte Choose (Escolher), e então salve o arquivo.

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