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Três truques imperdíveis para o Excel 2011 para Mac

Veja como criar temas personalizados, estilizar células e acompanhar dados nas planilhas com poucos cliques e sem dor de cabeça

Macworld / EUA

07/01/2011 às 15h52

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O Microsoft Excel 2011 para Mac vem com muitos novos recursos, porém três áreas em particular merecem atenção especial. Veja como utilizá-las melhor:

1. Themes e Cell Styles para enfeitar as planilhas
Planilhas com uma boa aparência significam uma melhor chance de os outros prestarem mais atenção aos dados. Duas ferramentas podem fazer isso sem muito esforço.

Themes
Esse recurso permite que o usuário mude a aparência da tabela de modo geral com somente alguns cliques. Escolha um novo tema e as cores, fontes e efeitos mudam. 

Ao alterar o tema da planilha, primeiramente certifique-se de que qualquer alteração foi salva (é possível reverter a versão salva facilmente, caso deseje). O próximo passo é verificar se o Ribbon está visível (em View, Ribbon), clicar no botão Home do Ribbon e então em Themes para exibir os temas disponíveis. 

Para mudar a aparência da tabela, selecione um novo tema. Note que é possível salvar seu próprio tema ao utilizar a opção Save Theme, localizada na parte inferior da caixa. Isso é ideal para usuários em ambientes corporativos que precisam de configurações específicas de fontes e cores nas planilhas. Crie um tema personalizado usando fontes e cores facilite todo o resto. 

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O Themes ajuda na hora de mudar todo o aspecto de uma planilha


Cell Styles
Esse recurso está muito relacionado com o Themes, contudo, ele trabalha na célula em vez de fazê-lo em toda a planilha. Assim como no Themes, o botão do Cell Styles pode ser encontrado na aba Home do Ribbon. Selecione uma célula ou um conjunto delas e clique em Styles para ver um painel contendo um número de estilos pré-definidos. 

Supondo que o usuário tenha alguns dados que ainda não tem certeza e quer checar mais tarde, selecione o estilo Check Cell para deixar essas células com bordas duplas e com aspecto cinza e branco; use o Note para dar a aparência de um post-it. Assim como acontece no Themes, o usuário pode salvar sua própria configuração de estilo para, também, facilitar na hora de personalizar as células. 

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Com o Cell Styles, fica fácil na hora de identificar determinados dados em uma planilha

2. Sparklines ajuda na hora de acompanhar índices
Essa ferramenta do Excel 2011 facilita na hora de examinar dados olhando para uma única célula, com uma espécie de gráfico cartesiano. Considere uma planilha traçando o desempenho de vendedores em relação a um produto por períodos mensais. Mesmo com poucos produtos e vendedores, o usuário se vê diante de uma grande quantidade de números, dificultando na hora de decidir quem obteve o melhor resultado.

A função Sparklines resolve esse problema ao colocar um gráfico de dados em uma célula, fornecendo ao usuário uma representação visual das informações. Com um simples olhar, fica fácil discernir entre os vendedores que estão indo bem e aqueles com desempenho inferior. Para criar uma Sparkline, selecione as células nas quais deseja que o gráfico apareça (normalmente próximas aos dados que serão representados graficamente) e selecione Insert, Sparklines. Escolha o intervalo de dados para serem colocados no gráfico e clique OK. A representação irá aparecer na célula que foi selecionada. 

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Ao dispor a progressão dos dados em representações gráficas, acompanhar os índices fica mais fácil 

3. Revele os valores mais importantes com a Conditional Formatting

O Conditional Formatting, que chega extremamente melhorado no Excel 2011, é outra ferramenta excelente para exibir índices e valores-chave das informações da planilha. Antigamente, esse recurso já fazia isso, entretanto, era preciso muito trabalho para extrair o melhor dessa ferramenta. A nova versão da aplicação oferece muitos modelos pré-definidos  que podem ser utilizados com poucos cliques.

Para começar, selecione os dados que deseja analisar e escolha Format, Conditional Formatting. A janela Manage Rules irá aparecer; clique no símbolo de mais na parte inferior para adicionar uma nova regra para o campo selecionado. Isso abre a janela New Formattiing Rule, que é onde o usuário configura a regra. 

Use o pop-up Style para escolher o tipo de formatação que deseja aplicar. As opções 2-Color Scale e 3-Color Scale colorem as células com base em seus valores, comparando as condições especificadas. A Data Bar desenha uma pequena barra gráfica atrás de cada valor das células. A opção Icon Sets insere ícones nas células baseado nas condições fornecidas pelo usuário. Já o Classic permite escolher entre cinco formatos adicionais, como formatar somente valores  únicos ou duplicados, valores mais altos e mais baixos, acima ou abaixo dos valores médios e formatação baseada em uma fórmula. 

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A partir de valores específicos, o Excel insere ícones para o usuário acompanhar as curvas de valores na tabela

Utilizando os dados da tabela de vendas, por exemplo, é fácil adicionar um conjunto de quatro ícones que mostram o desempenho de acordo com porcentagens; os pontos coloridos deixam óbvios e fáceis de diferenciar os dados bons dos ruins. 

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