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Use o Automator para gerenciar e imprimir seus documentos mais rápido

Gere arquivos impressos com poucos cliques e economize folhas na hora de colocar e-mails no papel

Macworld / EUA

09/11/2010 às 15h45

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A Apple possui um longo histórico em  automatizar tarefas repetitivas. Começando com o HyperCard e o AppleScript e agora com o Automator, a empresa criou programas próprios para fazer do Mac um ambiente menos estressante e mais poderoso.

O Automator é encontrado dentro da pasta de Aplicativos; o ícone é um pequeno robô azul (de nome Otto) pronto para ser programado, usando comando de arrastar e soltar. O Automator funciona ao pegar um número de ações e, ao combiná-las, forma-se o chamado fluxo de trabalho.

Uma das tarefas mais repetitivas para fazer em um computador é preparar itens para serem impressos. Vamos mostrar algumas maneiras de como o Automator pode ajudar nessas tarefas. Ao executar o Automator no Snow Leopard, a tela exibe opções para criar ações para imprimir conteúdos de uma pasta e combinar mensagens do Mail para impressão.

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Esta é a tela inicial do Automator

 

Imprimir o conteúdo de uma pasta

Uma novidade no Automator no Snow Leopard é a habilidade de criar os chamados Services, que podem ser disponibilizados para certos programas (ou para todas aplicações) a partir do menu da opção (Nome_da_aplicação > Services). O Automator torna mais simples a tarefa de selecionar arquivos de uma pasta em um Mac como um arquivo de texto e preparar para impressão, processamento em lote ou outro propósito.

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Esse é o espaço reservado à área de construção da aplicação

 1. Abra o Automator e escolha o template do Service na caixa de diálogo inicial. O usuário irá encontrar o espaço de trabalho do Automator, com a biblioteca de ações na parte esquerda da tela e a área de construção à direta.

 2.No canto superior direito, escolha “Service recieves to 'folders'” no “Finder.app” utilizando os menus pop-up.

 

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O processo deve ficar mais ou menos  parecido com isso

 

3.Na lista de ações do Files & Folders, clique duas vezes rm Get Folder Contents (use a pesquisa caso seja necessário); há uma opção para incluir subpastas, caso seja necessário. A ação será colocada no painel ao lado – note que também é possível arrastar a ação da biblioteca e soltar sobre a área de construção.

4.Vá até as ações de Text e dê um duplo clique no item New Text File. Nomeie e escolha um destino para o arquivo ser salvo (pode ser finder_lista.txt e ser salvo na Mesa, por exemplo). Para mais flexibilidade, no botão Options abaixo de New Text File, habilite as opções Show This Action quando o fluxo de trabalho é executado e Show Only The Selected Items, e ambas devem ter as opções Save As e Where assinaladas. Após isso, ao rodar o Service, o usuário será avisado com uma caixa de diálogo que pergunta como e aonde os arquivos devem ser salvos.

5.(Opcional) Por fim, nas ações de Utilities, clique duas vezes em Print Finder Items, e selecione a impressora que deseja usar. Note que, assim, os arquivos serão impressos imediatamente, sem qualquer confirmação, painel de configurações ou recurso para mudar qual impressora será utilizada. Logo essa parte pode ser omitida e os textos salvos serão impressos manualmente.

6.Salve a ação como Service com um nome de fácil interpretação (ImprimirFinder, por exemplo) e o automator irá salvar o arquivo no seguinte caminho pastadousuário/Library/Services.

 7.Dê um Control+clique em qualquer pasta no Finder para executar o serviço recém-criado a partir do menu contextual do Services. Os conteúdos de uma determinada pasta serão salvos em um arquivo de texto (um item por linha), muito útil em certas situações, e imediatamente serão enviados à impressora, caso tenha adotado o passo 5. Vale lembrar que esse serviço só irá aparecer em uma pasta no Finder, porque configuramos dessa maneira no passo 2.

 

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A ação criada aparece no menu contextual do Services

 

Combine mensagens do Mail para imprimir

Aqui há uma aplicação do Automator para combinar múltiplas mensagens do Mail da Apple em um único (e novo) e-mail. Com isso é possível imprimir esse texto, o que economiza muito papel.

1.Abra o Automator e escolha o template Application.

2.Vá para a biblioteca de ações do Mail.

3.Dê um clique duplo (o arraste e solte) o item Get Selected Mail Items.

4.Após isso, mova Combine Mail Messages para a área de construção.

5.Adicione então New Mail Message para o fluxo de trabalho. Não é preciso inserir nenhuma informação aqui, já que as mensagens não serão enviadas para ninguém, a não ser para a impressora.

6.Salve o novo programa como Application ao terminar e nomeie o arquivo – algo como “combinar-mail.app” - e coloque na pasta de Aplicativos.

7.Para utilizar esse recurso, primeiro é preciso selecionar as mensagens desejadas no Mail. Elas serão colocadas em uma nova mensagem de acordo com a ordem de exibição da janela do Mail (do topo para baixo), então organize os e-mails primeiro. Após isso, dê um clique duplo no Automator e pronto, uma nova mensagem com todos os e-mails combinados é formulada. O usuário pode, então, salvar ou imprimir esse conteúdo.

 

automail05.jpg
O Mail compila as mensagens selecionadas para que possam ser impressas em um único documento

 

Essas são somente duas maneiras entre as muitas de utilizar o Automator para deixar as impressões mais rápidas e mais prátiacs. Uma vez que tenha experimentado os fluxos de trabalho do Automator, o usuário pode ter outras ideias para criar outras maneiras para acelerar outros processos no Mac.

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