Home > Notícias

Veja como usar a tecnologia a seu favor e trabalhar menos

Tire proveito da infinidade de ferramentas que podem ajudá-lo a dar um “olé” nas tarefas – e saia mais cedo do escritório

PC World/EUA

07/07/2010 às 23h09

Foto:

Entrou às nove e sai às cinco? Pesado, hein? Pior quando
rolam aqueles dias – não tão atípicos – em que o trabalho se estende até sete ou
oito horas da noite. Os e-mails que chegam. As reuniões e
relatórios se amontoam e você jura que vai pirar; se deixar, vai mesmo.

Não deixe isso acontecer.  Melhor ainda se o seu trabalho puder ser executado à distância, sem passar
pela retina do chefe o tempo todo. Leia esse texto e, quem sabe, logo, logo,
você vai poder dar aquela passeada de uma hora e meia depois do trabalho. Ou,
se gostar, jogar uma bola com a rapaziada.

Agenda

Manter uma agenda atualizada e bem estruturada é um dos
pilares do funcionamento de uma organização. Ter essa ferramenta é um jeito
excelente de garantir que às 4h30 da madrugada de segunda-feira você não se dê
conta que está faltando o índice do relatório CSV de 4MB – se isso acontecer,
pode dar adeus à ideia de chegar em casa em tempo de assistir o documentário
sobre o Google, anunciado para 23h daquela noite.

O complicado é encontrar um programa que seja mais eficiente
do que os bilhetes autoadesivos amarelo-ovo com um garrancho e a data de ontem
grudada à moldura do monitor ou que uma anotação na carteira; eles não
conseguem te lembrar a hora dos compromissos ou enviar um SMS com um alerta
sobre a hora de executar uma missão.

Visite o site Producteev. Esse agendador gratuito da web tem
alguns recursos bastante úteis. Interessante é  a maneira que ele permite que seja
adicionado conteúdo; pode ser via web, email, mensagens instantâneas ou com um
aplicativo iPhone (sem sombra de dúvida a maneira mais prática de interagir com
o sistema). O programa sincroniza as configurações com o Google Calendar e pode
ser integrada à interface do iGoogle em forma de widget.

Como pode ser acessado de qualquer lugar, o trabalho de editar e de atualizar as
informações nele é simples. O aplicativo ainda não é perfeito; faltam-lhe a
integração com o Outlook e não é possível usar em Androids ou em
BlackBerry. Existe uma ligeira interação com as mídias sociais. Um exemplo
disso é você envolver os colegas no campeonato de “quem realiza mais tarefas”.

No plantel de softwares peso-pesado você ainda vai encontrar
o Remember The Milk, integrado à todas as plataformas mobile (US$ 25/ano) e o
Toodledo Pro a US$15 ao ano.

Seja encontrado via celular

Sejamos honestos, ok? Estar disponível e responder a chamados
de clientes ou de supervisores é obrigação sua. Então não espere que liguem
para o seu celular ou que te encontrem por algum meio específico.

É aí que entra o Google Voice. Originalmente disponível
apenas para convidados, o serviços está aberto a todos agora. O Google Voice
tem um recurso que detona com todos os concorrentes: um único número de
telefone que alerta todos os aparelhos e linhas que você informar. Se quiser,
ele também transcreve mensagens de voz em texto e as envia para o email
escolhido. Ele só funciona nos EUA atualmente, mas deve ser levado para outros países ainda este ano.

Mais um player no segmento de ferramentas para gerenciar itens na
rotina de trabalho é o Phonebooth. De uso exclusivamente profissional, este
aplicativo permite encaminhar chamadas telefônicas para canais determinados. O
Phonebooth oferece um botão “aperte e fale” integrável ao seu website.

De graça, os dois serviços merecem ser explorados. Por uma taxa mensal de US$
20, é possível contratar os serviços Phonebooth OnDemand e incrementar a lista
de serviços com vários recursos que podem ser interessantes, como a
retransmissão ilimitada de chamadas de longa distância.

Criando rotinas para email

Cada minuto economizado nas tarefas é um minuto a mais para
você fazer o que quiser. O Outlook 2010 é o nome da ferramenta que vai te ajudar
a economizar vários desses minutos ao longo do dia. Batizado de Quick Steps,
este recurso automatiza operações com e-mails, como replicar de forma
automática e deletar quando necessário. O Outlook também oferece a possibilidade
de criar uma mensagem e encaminhá-la para um grupo inteiro e de mover mensagens
recebidas de acordo com o nome de quem enviou para um local específico. Com
ele, você grava macros personalizadas e para disparar uma função basta ativá-la.

Dedicação é tudo

Finalizar os projetos detalhadamente é inviável quando se é interrompido
constantemente por conversas sem sentido ou para responder perguntas. O colaborador da PCWorld dos EUA, Dave Johnson, tem algumas dicas para dar sobre
isso. Primeiro, Johnson diz que a resposta automática de e-mails não é de uso
exclusivo de eventuais viagens ou de ausência prolongada. “Configure uma
mensagem dizendo que você estará o dia todo mergulhado em um projeto e que não
responderá às mensagens até tal horário”, diz.

Ele também fala na vantagem de comprar fones.
Você não precisa, necessariamente, estar ouvindo qualquer coisa. Mas o simples
fato de você estar com ele na cabeça cria no interlocutor a noção de estar “atrapalhando”
e que deve voltar depois.

Use o email no lugar do telefone

O email existe para uma coisa: ir direto ao ponto, deixando a
conversa mole inevitável para depois. É melhor do que passar vontade de mandar
um cliente chato para caramba ficar quieto.

Ok, ninguém quer dizer que uma conversa por telefone, bem
aproveitada e atenciosa não é a melhor maneira de se relacionar com os
clientes, mas deixe essas ações para uma hora em que você possa se dedicar a
elas. Se houver uma questão solúvel com duas ou três palavras, resista bravamente
à tentação de arrancar o telefone do gancho e ligar para quem quer que seja. Se
você já passou dos 40, essa tentação será especialmente forte – fique atento.

Mande um email e vá resolver outras coisas e verifique pelo
3G do celular se houve alguma reposta

O email é rápido, isso é certo. Mas a mensagem instantânea é
mais veloz que qualquer @. Digamos que você precise de uma informação sucinta
sobre um projeto e que não pode fazer qualquer coisa antes de saber o detalhe. Como
não é possível prever quando o cliente vai verificar a caixa de entrada é
importante ter o endereço de mensagens instantâneas para qualquer consulta
rápida.

Existem vários integradores de serviços de chat na web. Um deles,
o Meebo, pode ser usado sem instalar qualquer software, logo, deve passar
tranquilamente pelo crivo do TI.

Triiiiiiiim

A reunião já dura uma hora a mais que planejado e nada está
saindo como esperado. Que tal receber um telefonema urgente que demande atenção
completa e garanta sua saída do campo de batalha com honra? O Fake-A-Call para
iPhone simula telefonemas reais vindos de contatos cadastrados na agenda do
telefone para a hora que você quiser. E o som é próximo da perfeição. A saída
ideal para aquele “desculpem, mas é urgente” que você sonhava poder dizer
enquanto levanta e sai com cara de apressado – impressionante.

Os
aplicativos Fake My Call (Us$ 3) e Fake-A-Call Free resolvem a questão para
BlackBerries e Androids, respectivamente. A Nokia também tem um software para isso.

Tags

Junte-se a nós e receba nossas melhores histórias de tecnologia. Newsletter por e-mail Newsletter por e-mail